档案数字化扫描经验分享

　　档案数字化扫描经验分享

　　作为一名，我没有亲身经验，但我可以给您提供以下建议：

　　1.预备工作：在数字化扫描之前，需要先做一些预备工作，例如归档、整理文件，准备好所需的扫描设备和软件等。

　　2.设定扫描参数：根据文件类型、大小、颜色深度等要素，设定合适的扫描参数，以确保扫描质量和文件大小兼顾。

　　3.扫描操作：在实际扫描过程中，需注意保持平稳、稳定的手部运动，避免摇晃造成质量损失。同时，在扫描完成后，及时检查扫描质量和完整性。

　　4.文档整理：整理扫描完成的文档，按照逻辑顺序进行归档，以便日后检索使用。

　　5.存储备份：数字化的档案需要进行存储备份，以防数据丢失或损坏。常见的存储方式有云存储、硬盘备份等。

　　如何做好纸质档案数字化工作

　　如何做好纸质档案数字化工作

　　随着社会信息化的迅速发展，很多信息都以数字化的形式呈现、保存和传输。接下来由我为大家整理出如何做好纸质档案数字化工作，希望大家喜欢！

　　一、扫描加工前阶段

　　这一阶段是数字化工作开展前的准备阶段，是该项工作的起步阶段也是关键阶段，本阶段的工作做好了就为后期工作打下良好基础。准备的内容包括纸质档案的准备、基础设施的准备、人员的准备及相应管理制度完善等。

　　1、纸质档案的准备。

　　许多档案工作人员有着强烈的工作积极性和责任感，希望尽早把工作完成，这是好事，但不能盲目推进，在纸质档案没有准备好之前最好不要进入下一阶段，必须在纸质档案已按档案整理规则完成规范的归档整理后进行。若纸质档案整理不合格就开展数字化扫描，那么一旦纸质档案需要重新调整必然牵动相应的数字化档案的调整。

　　档案整理人员要能够熟练掌握各阶段档案整理规则，整理工作包括归档与不归档鉴定、保管期限鉴定、文件页正确排序、页码正确编写在正确位置、按档案整理方案归档排序、每一件盖好归档章并准确填写、全年档案完成编目并准确无误等工作，确保即将进行数字化加工的档案齐全、完整、真实、准确、规范，同时要注意有些档案需要进行拆除装订物，修整页面，修补褪变、破损档案等工作，才能进行数字化加工。

　　2、基础设施的准备。

　　纸质档案数字化工作需要相应的设备和场所，数字化加工场所应空间充足，布局合理，有条件的可配备消防系统和门禁、防盗、视频监控等安全系统。数字化加工设备需要计算机、档案扫描仪、刻录机及存储介质（如磁带、磁盘、光盘等），有条件的单位可以配置服务器、备份设备、数码相机等，数字化加工工作同样需要相应的软件系统支撑，如操作系统、档案管理软件、扫描程序、刻录软件、备份软件、病毒查杀软件等，来保障数字化加工工作安全有保障。

　　3、人员的准备。

　　档案数字化扫描经验分享

　　档案数字化加工人员需要具备一定的计算机知识和档案管理知识。档案工作人员要积极向单位领导汇报反映此项工作的程序和需求，做好工作计划，确定工作形式（自主加工或业务外包），制定实施方案，成立档案数字化工作领导小组，工作人员要求责任心强，细心细致，能够严格把好质量关，实行数字化加工过程的全流程管理。

　　4、管理制度的完善。

　　科学、规范、可行的工作制度能够保障此项工作的顺利有序开展，纸质档案数字化加工工作涉及岗位、场地、设备、数据、档案实体等，要做好这项工作，应从这几个方面制定相应的制度，如《档案数字化工作管理办法》《数字化工作流程》《档案信息保密管理制度》《档案数字化验收工作细则》《数字化工作制度》《设备管理制度》等，并在纸质档案数字化工作过程严格执行，确保档案的安全和工作的有机衔接。

　　二、扫描加工中阶段

　　这一阶段是纸质档案数字化加工流程进入实质性操作阶段，是实现纸质档案数字化高质量的关键阶段。扫描人员需要掌握一定的操作技术和方法，充分掌握合格图像的标准要求。

　　1、掌握标准要求。

　　做好工作标准先行，纸质档案数字化加工工作同样要在标准规范的指导下进行。既不要为了节省存储空间降低标准，也不要不顾实际需要一味地提高标准。具体标准应该包括但不限于全年度归档纸质档案全部扫描，图像按档案排列顺序依次扫描，每一件每一页纸质档案与扫描后形成的数字图像一一对应，每一件档案图像首页应含有归档章，各页有正确的页码标识，每一页图像要字迹清楚、图像完整、方向正确符合阅读习惯，图像明暗度要适中、图像尽可能反映档案原貌等。

　　2、掌握操作方法。

　　在未实现完全电子化办公情况下，纸质档案的数字化扫描任务是相当繁重的，要做好此项工作，操作人员需掌握一定的扫描操作和图像处理的技术方法。

　　扫描操作：档案扫描仪与计算机连接，安装驱动和扫描软件后即可使用。工作人员要能够对档案扫描仪操作方法及扫描仪参数的设置熟练掌握和使用。扫描操作说起来并不复杂，就是将纸质档案放入扫描仪、扫描、将档案拿出扫描仪。

　　但是这里还是强调不要急于扫描，在扫描前一定要对扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像存储格式进行判断和设置，其依据为《纸质档案数字化规范》及《纸质档案数字化工作指南》中的相关要求。

　　目前市场上有平板式扫描仪、滚筒式扫描仪、顶置式扫描仪等，应根据需要和档案的纸张质量进行选择，有条件的话最好选用专业的非接触式档案扫描仪。扫描色彩模式在《纸质档案数字化规范》中推荐全部采用彩色模式扫描，而色彩往往又与图像存储格式关联，彩色图像通常存储的格式为JPG，若存储为TIFF格式占用空间相对会大。

　　扫描分辨率是影响档案直观效果的`重要参数，规范中规定最低为200dpi，要实现OCR识别的则需要300dpi以上。在确定好以上参数的基础上再进行亮度和对比度的微调。

　　档案数字化扫描经验分享

　　图像处理：规范中要求扫描图像尽可能反映档案原貌，但在扫描过程中受档案纸张幅面、纸质粗糙程度、字迹洇散、颜色不均等因素影响，可能出现图像一次扫描不全、燥点过多过大、字迹深浅不一、发白偏暗、图像倒置等质量问题，出现这些情况就需要进行图像处理操作，一般需要采用专门的图像处理软件来实现，一般可以采用PS软件，也有一些专业的档案扫描仪自带非常实用的图像处理软件，能够完成图像拼接、图像去污、裁边、旋转及纠偏等图像处理工作，使图像完整、整洁、端正。

　　三、扫描加工后阶段

　　一批档案扫描完，在移交档案管理部门前，还有一些工作要做，包括图像检查、数据对接检查、数据存储、数据移交等工作，每项工作依次衔接完成。

　　1、图像检查。

　　数字化加工的成果好不好，在数字档案利用过程中会得到检验，但是作为加工工作来说，不能等到利用时发现问题再回过头来修改，就像工厂产品生产一样不能等着别人去发现问题，这样就会造成不良的影响。检查人员首先要掌握纸质档案数字化加工的标准要求，然后才能参与检查。其次检查人员要认真负责，在可能的情况下实现100%的检查，最低不能低于10%，对抽检到的内容要达到100%的合格率，一旦发现问题，必须进行修改，该处理的处理，该重扫的重扫，该补扫的补扫，并要进一步扩大检查范围，再检查完善。

　　2、数据对接检查。

　　目前，利用数字档案的方式基本都是通过目录来检索数据，因此目录与图像及数字化副本能否一一对应，也是检查的重要内容，检查率应为100%，如果发现问题，必须重新修改完善。

　　3、数据存储。

　　在前两步骤没有问题的前提下，就可以将数据进行脱机存储，目前提倡采用一次性写光盘作为存储介质，存储的内容包括档案图像、目录数据、相关说明文件等，其存储结构包括图像文件的命名方式等应按照数字档案管理系统的设计模板来建立，而相关文件说明要尽可能地齐全，包括但不限于工作流程过程中的规划方案、人员登记表、数字化加工档案登记表、数量统计表、质量检查表、编码说明文件、数据描述等，建立起完整的项目档案元数据。

　　4、数据移交。

　　这是扫描加工工作完成前的最后一项内容，将前期工作成果向档案管理部门移交，移交的内容由档案管理部门规定，移交过程包括移交前的验收和办理交接手续，此验收由档案管理部门来验收，验收合格则进行下一步——办理交接手续，如果验收不合格，那么说明前期的工作还存在问题，需要重新改正后再进行数据移交。交接手续在双方盖章确认后，标明此次工作即圆满完成。

　　档案数字化工作是当前及今后一段时间档案工作的重要内容之一，这一工作说起来容易做起来则需要很大的细心和耐心，但只要掌握具体规范，并在工作中积极总结经验，都能够把这项工作很好地完成。

　　干货：档案数字化加工，核心7大步骤，档案管理人必备！

　　档案数字化具体流程：从档案的收集、扫描录入、整理、归档入库、利用、统计、编研、鉴定等过程实现全生命周期的自动化管理。

　　1、档案收集：按照档案形成的规律，把各企业单位分散的材料进行接收、征集、集中起来。

　　2、档案整理：根据不同需求，对收集起来的档案分类组成有序体系，规范化处理。

　　3、扫描录入：将有价值的档案进行分类扫描录入系统归档，采用中博奥档案管理系统，分类保管档案。

　　4、归档入库：根据国家档案分类要求标准，建立标准档案分类，进行归档。

　　5、档案利用：通过中博奥档案管理系统的借阅手续，是档案资料直接可以为各企业单位提供档案利用服务工作。

　　6、档案统计：运用中博奥统计技术和方法，通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势情况，可以了解和掌握档案工作总体情况。

　　7、档案鉴定：利用系统甄别档案文件的现实价值和历史价值以及年限，进行存毁的判断条件。

　　8、档案销毁：根据不同年限档案、不具有保存价值的档案，在系统上导出目录，将相对应的档案消除或销毁。

　　利用中博奥档案管理系统，一款专业的档案管理软件，中博奥功能涵盖档案收集、档案著录、档案查询、档案借阅、档案利用、档案统计、档案鉴定、档案销毁的全生命周期管理，适用于科技档案管理、人力资源信息管理、证照管理、客户资料管理、文件资料管理等等，同时还适用于自动化办公应用。基本上一个软件就能够满足一个企业当中，不同人员的办公需求。

　　档案数字化管理有什么好方法？

　　档案管理怎么做到数字化管理？

　　离不开人和物。提升档案人员的综合管理素质必不可少，而同时，现代化的管理软件和硬件设备更是能给档案管理工作带来事半功倍的效果。

　　设备是档案数字化管理中必不可少的内容，是影响档案管理工作效率的重要因素。因此，在推进数字化档案管理进程中，加大设备投入、积极引进现代化设备、及时更新计算机系统与程序是当下数字化进程中的首要方向。

　　除了要做好软件设备的优化，顺应档案数字化工作的发展不断推陈出新更好地为档案数字化服务，还要更新落后的硬件设施，并加强对硬件设备的保养，这样不仅可以延长设备的使用期限，还可以提升档案管理工作的质量与效率。

　　好的档案管理软件系统包括。影像加工扫描系统、数字化加工管理系统以及人事档案管理系统，在这样的环境背景下不断优化更新，顺应档案数字化发展成熟运用于各大档案整理行业的。

　　此外在硬件的创新研发上，还要有成熟的技术团队，专业解决档案数字化方向的技术问题，研发为档案人量身定制的档案盒打印机，其自动化程度高、操作简单、打印速度快、打印效果好、模板创建方便、数据导入便捷等优点，可满足档案服务行业大批量打印，企事业单位差异化打印的需求，极大提高了档案人的工作效率。

　　档案数字化对纸质档案有扫描仪进行扫描,要怎么用啊，我扫描过,可传不到数字化系统里面啊！急!

　　档案信息化建设——档案扫描

　　档案扫描工作量是非常大的，因此，如果用户文档资料量很大，没有足够的人力

　　和时间对档案进行扫描，那可以采用外包扫描服务的形式。

　　外包扫描服务就是用我们的人力、我们的机器设备，到用户现场为您进行文档扫描加工

　　、档案索引建立、档案目录打印等全套工作，作业结束后将资料刻成光盘，并把机器中数据

　　删除，保证资料安全性。

　　外包扫描服务，可以使用户在尽量短的时间内，享受到数字化档案管理带来的方便快捷

　　，而您又不必担心数据的准确性和作业质量，因为专业的扫描加工队伍有着严格的流程管理

　　和丰富的文档扫描经验。

　　文档资料数字化加工服务管理流程：

　　1.提卷：与用户完成点交点收手续

　　2.案卷整理：按照加工服务操作规范将文档整理成元宝样式并填写流程单。

　　3.档案批量扫描：接受上一流程整理好的资料，按文件整理顺序进行批量扫描。保证扫描影像的清晰完整，方向正确，没有歪斜、黑边。

　　4.影像处理：对以上环节没有纠正的一些黑边/歪斜/顺序错误现象在系统中做人工处理或调整，保证文件顺序正确以及影像品质。记录不清楚的文件待补扫。

　　5.建立索引：按照要求在索引系统中对影像建立对应的索引信息。

　　6.图像补扫：按照补扫记录单记录的页号，对问题页采用相应色度一一补扫。

　　7.数据校对：对加工完成的索引数据及影像信息进行校对，对错误及时修正。

　　8.光盘刻录/数据备份：将加工完成的电子数据资料（数据库/电子影像）刻录到光盘中，刻录完成后再作一个光盘备份。

　　9.文档还原：按照用户要求将文档恢复成原状。

　　10.成品验收/还卷：质检通过的光盘及原件，移交用户。

　　扫描结束后，得到的数据光盘上就已经包含有单盘检索调阅软件，您可以方便地在任何

　　一台微机上检索光盘内容；如果用户有网络调阅需求，我们可以为您提供基于IE浏览器的文

　　档检索调阅系统，当然系统已经为您考虑到了权限设定、密级控制等各种安全措施；

　　如果用户有自己的OA系统、电子政务系统、或档案管理系统，本扫描生成的光盘数

　　据，具有很强的开放性，我们仍然能够将加工数据方便地与您的系统实现无缝连接。