档案实体安全的重要意义及其保护措施

　　现代科技发展日新月异，计算机网络广泛运用，档案信息日益受到人们的关注。然而近年来，随着经济发展和社会进步，各种灾害接连不断，这给人类生产生活带来苦痛和不便的同时，也给档案安全带来了极大损害。这些都是社会乃至人类的损失。为了减少这些珍贵档案的损毁，并且更好地延长档案的保管期限，对档案实体安全的研究是十分必要的。

　　一、档案实体安全的重要意义档案实体不仅包括传统档案载体，也包括信息化时代产生的数字档案和光盘、硬盘等。

　　确保档案实体的安全，能够延长档案的生命周期，让档案更好地发挥凭证和情报价值，对社会进步和文化发展，以及充分开发利用档案资源，满足社会需要，发挥档案的价值和功能，促进档案事业的发展，产生良好的社会效应具有重要作用。档案实体安全不仅有重要的理论意义，更具有普遍的现实意义。档案是人类的文化遗产，对于一个国家的发展具有重要的参考价值。档案传承历史，在社会发展过程中记录了真实的历史信息。在现代知识经济时代，档案的作用日益彰显，但档案的安全存在许多隐患，因此档案安全是档案工作的生命线。只有档案实体安全得到保障，档案对社会发展和人类进步的作用才能够实现。

　　（一）对历史文化的重要性

　　档案损毁情况在近几十年来时有发生，档案馆、档案室保存的古代档案数量大、内容多，但因为各种原因，造成档案损毁，引起了无法挽回的损失，以致无法全面吸收历史文化的有益成果，更好地借鉴历史的经验教训，为现代化建设发挥其应有的作用。所以对于现存的档案，必须引起社会、国家的足够重视，为它们能更好地弘扬民族智慧和传承历史文化做出贡献。

　　档案实体是档案价值实现的载体。档案的形成时间、载体形式、作者和内容都会影响档案的价值。

　　大部分档案形成时间久远，最晚的档案形成时间距今也有几十年，经历了多个历史时期。档案载体形式也多种多样，大部分是纸质档1.案，其中包括邮票、地图、信函等风格独特的纸质载体，大多是手工书写，而且各个历史时期的纸质档案书写形式和公文用语有很大的区别，这对于研究各个时期的公文程式的演变具有重要的意义。此外档案数量众多，内容极其丰富，涉及人类社会各个历史时期的政治、军事、财政、民俗、宗教、外交和科技等社会的方方面面，是民族文化的集中体现。

　　2.档案是历史的真实凭据。档案具有延续性和继承性。无论在当时是对还是错，是美还是丑都被真实准确地记录下来。作为原始记录的档案是历史资料的重要来源之一，社会科学研究目的是为了揭示社会发展规律，使其具有科学性和创造性。而这些研究必须建立在客观事实的基础上，档案是过去历史事件的真实记录，所以它是科学历史研究的重要依据。并且档案是历史文化遗产的重要组成部分，也是文化创新的基础。人们从历史文化中借鉴吸收已有成果，利用大量历史档案创造新文化。

　　档案记载着各个地方优秀文化成果，包括当地的名人档案、乡绅大族的族谱以及许多文人骚客写下的珍贵诗词等大量蕴含丰富文化内涵，具有深厚文化积淀的档案，是各个地区人民聪明智慧的结晶。从这些历史档案中，我们可以了解人民群众辉煌的业绩，以及地方历史发展的轨迹。档案实体安全，不但关系到几千年历史档案空白的填补及一些历史问题的澄清和解决，而且关系到整个民族文化的继往开来与传承创新，关系到伟大民族的复兴。

　　（二）对经济发展的重要性

　　开发利用档案资源能够产生经济效益，促进经济发展。很多专家都用“铁皮柜中解放出来的生产力"来比喻档案的经济价值，生动地说明了档案在经济方面蕴含的巨大潜力。⑵档案能够在经济发展过程中发挥基础性作用，它具有丰富的信息，对于市场信息的记录和査阅，帮助人们找出对自己有用的信息具有积极作用。档案虽然不是商品，但是经过利用开发却能产生经济效益。比如，在旅游业中，利用档案馆保存的人文档案和历史古迹资料，发挥档案资源的潜在效用。各个历史文化名城，大力挖掘档案的文化价值，结合特色旅游档案，促进社会经济发展，增加经济效益。档案馆各类馆藏档案具有极大的开发潜力，将档案与影视、媒体等相结合,促进档案走进市场,传播历史文化，提升档案价值,增加档案资源利用的经济效益。

　　（三）对社会进步的重要性

　　档案记录历史，通过它我们能了解重要的史实。从历史发展演变中，寻找历史发展规律，借助档案资料服务党和国家工作，记录党和国家在经济建设、文化建设、社会建设等方面的方针、政策、路线，为构建和谐社会服务。

　　现在许多县乡都热衷于编史修志，地方志全面系统地记载地方历史，传承弘扬传统文化，有存史、资政、教化的重要作用。要利用编史修志的时机，概览地方世居民族风貌，建设地方特色名城，发挥资政育人作用，促进地方人民团结，为地方各方面发展规划提供重要依据。档案为党、政府和社会公众服务，如向社会公开“法定性文件”，实行政务公开,维护人民群众的利益。开展档案査阅服务活动，为下岗职工解决养老保险,为投资企业提供信息，为社会治安提供参考等。档案与人民生活的联系越来越紧，维护了人民生活的有序，社会的和谐，有利于社会稳定发展，和谐进步。

　　档案在社会发展中作用巨大。但是在社会发展过程中有许多珍贵历史档案因战乱和自然灾害而散佚和流失，给社会事业发展带来了很大困难。因此，对于现存档案要加强管理，实施全方位保护。

　　二、档案实体安全的保护措施

　　影响档案实体安全有几方面因素，不仅有自然因素，而且也包括了人为因素。要减少甚至杜绝档案安全事件的发生，保护档案、资料的安全和最大限度地延长档案使用寿命，必须采取有效保护措施。

　　（一）针对环境因素釆取的保护措施

　　档案实体的保存期限不是无限期的，不论是具有长期保存价值的档案信息还是永久保存价值的档案信息，都是借助于档案载体存储。档案载体受环境因素的影响很大，若是将档案保存在适宜的环境中是可以延长其使用寿命的，但是我国各个地区的环境差异很大。因此，对于不同的环境，档案实体的保护措施是不同的。

　　除去地区差异，大部分档案馆、档案室都是按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》的严格要求建设的，因此对环境的要求大同小异。“虽南北地区侧重点不同,但都必须遵循'十防'的要求，切实做好:防火、防水、防潮、防霉、防尘、防日照、防盗、防高温、防有毒气体、防鼠。”E

　　（二）针对人为因素采取的保护措施

　　档案工作纷繁复杂，档案工作涉及众多环节包括收集、归档、整理和保管等,档案工作人员也有很多,但是有些工作人员并未意识到档案的重要性，档案安全意识淡薄，对库房管理不到位，同时一些基层单位未切实实行相应的档案安全管理制度以及与之相匹配的安全检査和安全保障制度，并且未制定符合实际的应急预案。这些由于监管不力、管理混乱已造成多起档案失窃和档案损毁，给档案工作带来了不小损失。

　　对于档案工作人员，要加强他们对档案保护的责任意识，正确认识档案工作的性质，重视档案的价值不仅在于它是开展历史研究和进行现代化建设的必要条件，而且影响国家建设和发展。档案工作人员具有维护一个单位、一个国家历史面貌的重大责任，肩负着保护历史记录的责任和义务。此外还要增强档案工作人员的法律观念，普及档案和有关的法律知识。要推动档案管理工作的科学化、标准化建设，规范档案管理方式，将责任落到实处,严格按照档案安全管理制度做好本职工作，并且定期对档案管理人员进行培训指导，增强他们对档案工作的管理能力和对突发事件的应对能力，注重实践和磨练档案人员心理素质。要严格执行档案管理制度，档案的査阅、借出要按规定手续办理，由专人负责管理。对不同层次的査阅借阅人员确定不同的利用范围和不同的审批手续。同时借助《中华人民共和国档案法》和《消防法》等法律法规，开展档案安全法律法规情况的检査，通过档案管理机构和消防队等单位的合作,落实档案安全工作。

　　（三）针对自然灾害采取的保护措施

　　自然灾害是人力无法抗衡的，我们无法预知也无法避免。难以预知的自然灾害不仅给人们的生活带来破坏，也给档案带来无法估计的损失。最常见的自然灾害有水灾、火灾和地震等。

　　应急预案对于档案实体安全的保护作用是显而易见的，也是必不可少的。

　　通过对已有记录的研究,分析讨论各种自然灾害对档案安全的危害，以及自然灾害可能产生的破坏力的范围和影响的持续时间,提醒人们当灾难发生时及时做好应对准备，最大限度地减少风险可能造成的损失。要做好对可能存在的疏漏和隐患进行细致严的检査工作，因为即使是科学系统的评估也可能存在安全风险。又因为自然灾害的破坏性大，影响范围大，扩散快,所以在最短的时间内一定要迅速控制局面才能减少损失。

　　首先要设立领导指挥机构，负责应急指挥和解决各部门职责分工，档案部门要与地震、水力、消防等部门沟通联系并组织实施已发生的突发事件。此外要通过演练提高档案人员的应急反应能力，不能只重形式，一定要实践，把握过程。对于现代高科技新技术，要让每个档案管理人员了如指掌，运用自如，利用现代科学技术装备提高应对突发事件的水平。完备的行之有效的应急方案是不存在的，每一次的灾难都是无法预料的，我们能做的不过是借鉴已有经验，吸取教训，不断完善各种应对措施，尽可能地减少灾难对档案造成的破坏。

　　在现代复杂自然环境和社会环境下，档案实体安全显得尤为重要。

　　它面临的问题也是多种多样，不仅有来自自然灾害的威胁，而且还有来自人为的破坏。要做到万无一失,全面保护档案的安全，必须将档案安全放在档案工作的首位,做好人、物和技术方面的防护。在社会各方面飞速发展的今天，档案的开发利用势在必行，要让档案的凭证、参考和借鉴等功能能够为经济发展、社会进步和文化传承做出更大的贡献，必须要维护并延长档案的寿命,防患于未然，避免可能发生的档案安全事故。重视档案的安全，必须要认识到档案安全的重要性，档案对于人们生产、生活的帮助，对于社会稳定的巩固，对于和谐社会的维护，对于中国梦实现的指导和借鉴。