对高校校庆档案整理的思考

　　近年来，高校校庆活动频频出现，在校庆活动中形成了众多对于高校发展具有重要意义的档案材料。如何对这种档案材料进行整理，从而发挥其应有的作用成为了一个比较现实的问题。通过所在学校校庆档案的整理活动.笔者拟对高校校庆档案的整理谈一些个人的浅见，与业界同仁就此问题进行经验交流，以便做好高校校庆档案的整理，促使其档案作用的最大化。

　　一、高校校庆档案的定义和特点高校校庆档案是在高校校庆活动中直接形成的，能够作为历史记录保存起来以备日后查考的文字、图表、声像、实物及其他各种形式和载体的材料。高校校庆档案是高校校庆活动的真实记录，对于高校开展周年庆典活动具有重要的借鉴意义。

　　高校校庆档案反映了高校的发展过程和办学成就，是高校的一笔重要的精神财富IlI，对于高校的发展和建设有着重要利用价值；高校校庆活动周期较长.涉及的部门较多，活动形式也多样化121，从而使得校庆档案材料具有了独有的特点。首先，涉及档案类别众多。

　　有行政党群类的公文材料，如高校党政部门围绕校庆活动形成的公文；有科研类的，如为校庆活动而展开的学术论坛活动材料等；有出版类的，比如为校庆而进行宣传的报纸、出版的丛书等；有声像类的，如关于校庆活动的光盘、照片、画册、电视专题片等；还有实物类的，如校庆标识、校庆纪念品和专用物品、校庆活动中收到的各种礼品等。其次，载体形式多样化。校庆活动形成的档案材料载体有纸张、电子、声像、实物等多种形式。最后，各种档案材料形成一个有机联系的整体。虽然校庆活动的档案材料众多，形式也多样化，但彼此之间具有不可分割的关系，它们共同构成了校庆档案这个整体。

　　二、高校校庆档案的整理原则

　　1.遵循高校校庆档案的形成规律。高校校庆档案是在高校校庆这一特殊活动中形成的，它显然有别于高校党政、教学、科研这些日常性活动中形成的档案材料，因此对这部分档案进行整理时应根据高校校庆这一活动的特点，采取不同于上述档案材料的整理办法。

　　2.适应高校校庆档案的特点。高校校庆档案材料丰富，载体形式多样化，但彼此之间又不可分割。在对高校校庆档案进行整理的过程中显然要针对高校校庆档案材料的这些特点，采取相应的方法，既要维护高校校庆档案材料的历史原貌，又要保持各种档案材料的内部联系。

　　3.方便利用，能充分发挥校庆档案的重要作用。在对校庆档案进行整理时，要考虑到校庆档案的重要借鉴参考作用，如何整理才有利于发挥校庆档案的这一作用，才能在需要校庆档案时，能够及时有效地提供服务。

　　三、高校校庆档案的整理方法

　　将高校校庆档案作为高校档案整体中的一种特殊档案。高校校庆档案材料涉及部门众多，载体形式多样化。所有的档案材料都是在高校校庆活动中形成的，彼此之间具有不可分割的关系，这些档案材料形成了一个整体，完整地反映了高校校庆活动的情况，是高校校庆活动的原始记录。所以，在对这些档案材料进行整理时不应根据它的产生部门或是载体形式分别归入不同的档案类别，而应把它们看做一个整体进行分门别类地整理。因此，我们可以把高校校庆档案材料作为一个特殊档案来进行整理。它与高校的其他类别的档案如党群类、行政类、教学类等档案共同属于一个全宗.处于并列的关系。如此，才不会割裂高校校庆档案材料之间的内在联系，做到全面反映高校校庆活动的具体情况，方便以后的利用。

　　2.高校校庆档案的分类方法。根据档案分类的基本原则，高校校庆档案应该采取与高校其他档案相同或类似的分类方法，从而保持一个全宗内档案分类方法的一致性。根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》(以下简称《规范》)中规定的档案分类方法，可以对高校校庆档案的分类作如下的安排：(1)按照《规范》一级类目的设置方法，可以增设XQ(校庆)一级类目，与DQ(党群)、XZ(行政)等一级类目并列。(2)按照《规范》二级类目的设置方法，可以在一级类目下分为综合性的材料和其他材料。

　　二级类目的这种大的设置方法还是可以采用的，即在XQ一级类目下可以细分为反映校庆综合性材料的ll和其他材料的12、13…99闭。对于二级类目的设置构想如下：XQll校庆综合材料。包含有关校庆筹备工作的公文、贺信贺电资料、校友会资料、志愿者资料、校庆活动指南、校庆资料汇编、校庆宣传资料等。XQl2校庆纪念丛书类。包含校史和各类院史、馆史等。

　　XQl3校庆各种具体活动资料，包含校庆学术论坛资料、文艺活动资料、庆典大会资料等。XQl4校庆实物类，如校庆标识、校庆纪念品和专用物品、收到的礼品等。XQlS校庆声像类。包含校庆活动中形成的各种光盘和照片等。需要注意的是，如果和前述类别中联系非常紧密的声像材料还是应该归人相应的类别，以保证档案材料的完整性。上述二级类目的设置只是方法之一，各校可以根据本校校庆活动的实际情况.按照所形成材料的具体内容和特点，进行相应的选择和增减。(3)关于三级类目的设置，由各校根据实际情况自行决定是否扩展设置Pl。

　　3、扃校校庆档案的案卷排列。

　　与高校的其他档案类别相比，高校校庆档案虽然不是一种常规性档案，但是从高校校庆的时间规律来看。是可以形成具有一定时间规律的校庆档案的。比如十年校庆档案、二十年校庆档案……如此连续下来的校庆档案会反映高校的一个历史发展过程，对于学校的建设和发展以及历史研究具有长远的利用价值。

　　因此，对于高校校庆档案的案卷排列我们是可以采用按类目—年度纵向或年度—类目横向排列的方法的。在案卷排列时不要局限于整理时所存在的档案材料数量，可以为学校已经完成但档案材料缺乏的校庆档案留下一定的排列空间，待相应的材料收集到后可以进行整理上架，这样可以逐渐为本校形成一个相对完整具有时间发展线索的校庆档案体系。