高效数字档案馆建设过程中的人才战略

 高校数字化档案馆建设对档案工作人员的知识和能力提出了新的要求，为此在实践中应准确定位，促进高校数字 化档案馆建设。

长期以来，高校档案馆工作一直强调以物为中心，即注重 对档案馆工作客体——档案的管理，忽视对档案馆工作的主 体——档案馆工作人员自身的管理；注重档案馆物质条件的 改善和技术手段的提高，而忽视了对工作人员自身观念的转 变、能力的开发。陈旧的管理思想忽视了人的作用，而人的作 用的被忽视，反过来又进一步加剧了档案馆管理手段、思维方 式的落后。

这种传统模式所形成的怪圈长期困扰着高校档案 馆工作的发展。在知识经济飞速发展、档案工作普遍面临数字 化变革的今天，这种落后的管理模式愈发暴露其滞后和掣肘 的缺陷。为此，高校档案工作必须顺应时代的发展，转变观念， 讲求人才的优化配置，合理培养使用。

一、高校档案馆人员结构的现状

由于种种原因，我国高校档案馆目前的人员素质结构普 遍难以适应数字化建设的发展需要。据教育部2003年72所 部属院校年报统计，高校从事档案工作者的年龄在50岁以上 的占26%，35岁～50岁的占50%，35岁以下的占24%；从性 别结构上看，男性占30%、女性占70%；从学历结构上看，研 究生以上占11%、大中专本科占83%、初高中及以下的占 6%；接受档案学专业教育情况，大中专本科以上的占18%，接 受在职培训教育的占35%，其他为47%。

由此可以看出，尽管目前高校档案馆人员学历结构已基 本实现了大中专以上层次，但接受过档案学专业正规教育的 人员所占比例极为有限，47%的档案馆工作人员从未接受过 档案专业的培训教育，且目前人员队伍总体年龄结构偏大，距 离实现数字化档案馆建设所要求的人员队伍的专业化、专家 化、多元化、年轻化标准还有相当大的差距。 

过去，当提到高校档案馆人才结构特点的时候，很多人的 第一印象都认为高校档案馆是“清水衙门”，难以吸引人才。而 近年来就业市场供需情况发生了显著的变化：由于大多数高 校地处省会发达城市，且受社会大环境的影响，选择高校就业 无论是社会地位，还是经济待遇都较为稳定，因此，在今后相 当长一段时间内，高校档案馆选留应届毕业生的空问和余地 都较之以往发生了改观。高校档案馆所面临的问题不是招聘 难，而是如何选拔到合适的人才，如何合理配置、使用人才，如 何培养人才，为人才的成长创造条件。所有这些问题的解决都 必须建立在人才战略的合理定位上。

二、高校数字化档案馆建设对人才知识和能力的要求 知识经济时代对人才的基本要求是知识和能力。高校档 案馆数字化建设的本质也是逐步实现档案保管由实体型向信 息开发型转变；工作重心由物质控制向智能控制转变；工作方 式由被动服务型向主动参与型转变；思想观念由封闭保守型 向开放交流型转变。数字化档案馆建设对人才知识结构和能 力的要求包括以下方面：

1.技术性的知识及能力。档案馆数字化建设的基本目标 是以高科技为依托，通过开发功能集成的办公OA自动化系 统，实现从文件形成、签批、执行到归档保存提供利用的一体 化管理。

电子文件管理技术方案的摸索和确立必然地要求高校档 案工作人员具备相应技术性的知识和能力，要求他们既要懂 得计算机的原理与操作，又要了解元数据(metadata)、背景信 息(context)等电子文档的一般规则；既要通晓电子文件在组织 机构内部流转的全过程，又要不断掌握这一领域技术发展的 脉络和趋势。

2.全程化参与的能力。电子环境下文件工作和档案工作 的界限逐渐模糊和淡化，二者已经有机地融为一体。在文件产 生、流转、执行的过程中，就必须开始着手收集与管理，否则大 量数据资料就很有可能由于人为的或技术的原因丢失。

目前，国内很多高校都开始建设或已基本建成校园办公 OA系统，而在办公文件流转过程中，电子文件从形成、修订、 签发、执行到归档、编研、利用的各个步骤都环环相扣，很难分 清彼此的界限。如果档案工作人员在OA系统的设计、实施、监 督和调试过程中不能有效参与进去，实施前端控制，势必导致 办公OA系统最终无法实现对文件的长期有效保管，使自动化 失去基本的目标和宗旨。

高校档案馆工作人员要想主动参与到电子文档一体化的 实施过程中，不仅要求他们具备实施前端控制的观念和意识， 更要他们具备全程化参与各环节工作的知识和能力。要求档 案工作人员必须熟悉从计算机网络系统环境控制、电子文件 形成到文件归档、编研、提供利用等一系列环节的工作，在每 一步骤都能一显身手，以一当十。

应当看到，数字化档案馆建设的过程不再是一个劳动密 集型的过程，当数字化档案馆建设达到一定阶段后，对人员数量的要求将会相对减少，而对人员的要求将会不断提高。这种 少而精的人才发展趋势的基本立足点就是要实现对电子文件 前端控制和全程化管理。

3.学习与沟通的能力。档案馆数字化建设过程中对人才 知识与能力的要求在朝着复合型和全方位的方向发展，因而， 要求档案馆工作人员必须具备不断学习的能力，高校档案馆 自身必须不断摸索建立学习型的组织管理模式。

不仅要针对 目前队伍普遍缺乏专业系统学习的特点开展岗位培训，更需 要加强对专业以外的相关学科知识(如信息安全与法律知识、 计算机网络系统知识、档案文博一体化知识等)进行学习和培 训，促使档案工作人员不断开阔眼界，转变思路，提高水平以 应对信息技术的不断更新与发展。

从沟通的能力角度来看，目前高校档案馆工作人员普遍 缺乏一种沟通、交流和对外宣传的意识和能力。长期以来，高 校档案馆的服务对象一直被限定在为学校教学、科研、管理提 供服务的定位上，这种忽视档案馆社会信息文化属性的思想 观念，使得我们的工作模式基本处于被动管理型而不是服务 导向型。

青岛、上海等地的地方档案馆提出了将档案馆建设成 为文化休闲场所的服务定位，这种创新的思维使档案馆既找 到了搞活自身管理和经营的道路，又顺应了档案馆数字化发 展的潮流，实现了由被动管理型向服务导向型工作模式的转 变。而要想实现档案馆工作模式的转变，实现档案馆数字化建 设的根本目标，首先需要档案馆工作人员具备敏锐的市场眼 光、积极的营销思路和公共关系沟通能力，实现宣传自己，互 动交流的目的。档案馆工作人员必须关注和了解学校发展、社 会发展的最新潮流和动向，主动开发新的信息服务项目，从而 争取到学校内部及社会外部对档案馆工作的更大支持。

二、高校档案管理人才在实践中的定位

(一) 人力资源管理机制建设的定位

在人力资源的开发与管理上，企业始终走在了最前列。企 业人力资源管理的成功经验和做法完全可以在行政事业单位 中借鉴使用，而高校要想在借鉴过程中找到符合自身特点的 人才管理方法，必须首先确立正确的人才战略定位，围绕数字 化档案馆建设的总目标，确定人力资源管理的各项具体办 法。 在人才的选拔环节中，高校档案馆应注重对人才相关知 识和能力的考察、培养。

不仅要选留档案学专业的毕业生，更 要从计算机科学与技术、公共事业管理、电子信息工程、市场 营销等相关专业选拔人才，注重人才的多元化，注重对人才是 否具备学习能力、沟通能力、团队合作、主动参与等综合能力 的考察。

在人才的培养环节中，高校档案馆应掌握人才成长的规 律和特点，因人而异地从多学科、多门类的角度开阔每一个人 的眼界、思维，创造一个学习型组织的良好氛围。选拔与培养 并重，注重对现有档案馆人员队伍的培养。

随着近年来就业压力的不断增大，人才的择业观念也发 生了变化。很多人可能出于大城市户口、经济来源稳定等角度 考虑，愿意到高校档案部门工作，然而一旦有更好的机会，可 能很多人也会选择跳槽。我们没有必要用制裁的措施硬性留人，相反，应该创造一个人才流动的良性机制。

首先为每个人 处理好个人的长远发展，然后才有可能使他们安心本职工 作。从这个意义上讲，高校档案馆只有处理好“流动”的问题， 才能解决可持续发展的问题。这就要求高校档案部门应努力 发掘自身的积极因素，使之成为高校档案馆实施人才成长的 激励机制——新时期的人才发展观。

(二) 管理观念、团队文化建设的定位

任何一个组织除了各种管理规章制度之外，都或多或少 地存在一些看不见的约束、规范人们行为的模式，这便是组织 的文化。我们以往工作中强调“用管理留人”、“用感情留人”实 际上就是要创造一种合理的档案馆“文化”氛围。为此，档案馆 在平时管理工作中一定要保证民主化、科学化，保证信息的有 效沟通。作为管理者不能依靠信息的垄断来树立权威，而要通 过不断的、及时的沟通保证信息传达到每一个人，从而减少管 理的成本。

在制订档案馆工作计划过程中，要把长远目标和近 期目标密切结合，保证计划的合理性和可执行性。在对待档案 工作人员的发展问题上，注重把个人发展与档案馆数字化建 设的发展结合起来，创造一种愉快、和谐的工作气氛。

（三）人与物的关系定位 高校档案馆数字化建设过程中，人是最关键的因素，但强 调“人”不等于忽视“物”的支持。人员落实、组织保障、资金到 位是高校档案馆开展日常工作，实现数字化建设目标的基础， 而在解决好人与物的关系问题上，我们应该辩证地把握好原 则和尺度。

斯大林曾经说过，政治路线确定之后干部是决定的因素， 而在具体解决“人”与“物”的关系问题上，毛泽东指出，决定战 争胜负的是人而不是物；同时，“虽然决定战争的是人而不是 物，但是掌握了先进武器的人可以缩短战争的进程。

”这两句 话辩证地表明了人才、技术与物质资源的辩证关系。由于种种 原因，很多高校的档案馆在自身发展过程中普遍面临资金不 足、馆舍面积不够、技术设备落后的问题，建设数字化档案馆 必须在技术上、设备上实现更新换代，从而更对充足的场地、 资金支持提出了迫切的要求。没有良好的物质环境基础既无 法开展工作，又难以吸引人才；而没有懂技术、会管理的人才， 再精良的设备也难以发挥实际效用。