西安档案整理外包服务

　　随着社会的发展和进步，档案管理对于各个行业都显得尤为重要。然而，由于各种原因，很多企业和机构的档案管理工作存在不完善和混乱的情况，因此很多人开始考虑将档案整理外包给专业公司。那么档案整理外包服务中有注意哪些事项？

　　1、选择合适的档案整理外包服务公司至关重要。档案整理外包服务公司很多，选择一家信誉良好、经验丰富的公司非常重要。可以通过查看公司的工作案例、了解其口碑和背景、与其进行面对面的沟通等方式来准确评估其专业水平和能力。

　　2、要明确自己的需求和目标。在将档案整理外包给公司之前，需要明确自己的需求和目标，以及对整理后档案的要求。例如，需要整理什么类型的档案，是否需要数字化处理，是否需要建立档案管理系统，通过明确需求和目标，可以更好地和外包服务公司进行沟通和合作，确保能够满足自己的需求。

　　3、确保与外包服务公司有良好的沟通和合作。在整个档案整理外包的过程中，与服务公司的沟通和合作至关重要。要保持双方的信息畅通，及时沟通和解决问题，确保整个项目能够顺利进行。

　　4、保护档案的安全和隐私。档案整理外包服务涉及大量的机密和敏感信息，因此要确保档案的安全和隐私。在选择合适的服务公司时，还要了解其相关的安全措施和隐私保护政策。可以和公司签署保密协议，明确保护档案安全和隐私的责任和义务。

　　5、进行监管和评估。在整个项目完成后，需要对外包服务进行监管和评估。可以评估其整理的效果和质量，了解整体的满意度，以及与预期目标的差距。这样可以为今后的档案管理工作提供参考和借鉴，进一步提高档案管理的效率和质量。

　　综上所述，只有做到这些，才能确保档案整理外包服务工作能够顺利进行，并达到预期的效果和目标。

　　档案整理工作的重要性以及意义

　　刚刚开头提到过，档案管理工作的三大工作类型，档案整理工作排在了中间，要知道，按现在的说法，中间的可是“C”位，也就是突出的那个，后续我会将他为什么那么突出？慢慢看。

　　（一）档案整理可以保持档案之间的联系，实现档案价值

　　不管是现在，还是将来，保存档案的目的始终都是以及时地、系统地为社会各项事业提供有价值的信息，大到国家，小到企业，都离不开坚实的数据累计。

　　所以为了达到这一目的，提供的档案就需要经过科学的整理，以此来明显地反映出档案的历史特点以及价值，如果失去了科学的整理，那么下一步的研究也会充满困难。

　　档案整理工作的基本目的，也是把档案变成体系，使其固定下来，为档案的利用工作提供方便的条件。

　　（二）档案整理工作是纽带

　　档案整理工作，不仅是为档案的利用带来方便的条件，而且也为整个档案工作奠定了良好的基础。在整个档案管理的工作流程中，收集是起点，利用是目的，而“档案整理”是其中承上启下的重要纽带。

　　所以才说，档案整理工作是突出的那一份工作，它还可以促进档案收集工作，让收集工作的质量进一步提升。

　　（三）档案整理是实现现代化管理的要求

　　目前，大部分工作都是在追求信息化、现代化、智能化，而对于档案工作来说，实现档案管理工作的现代化就需要使用“档案管理系统”，在使用这些系统之前，还需要对档案进行数字化、信息化等等的操作。

　　而这一切一切的前提，就是需要档案有一定的有机联系，具有有序、集中等特性。这些特性也是档案整理工作赋予的。所以档案管理的现代化，需要以档案整理为基础。

　　档案整理工作包括哪一些内容呢？

　　在正规条件下，我们的档案整理工作包括档案室接收文书部门和业务部门，按照归档要求整理、归档的文件或者是案卷。档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理、移交的文件和案卷。正常条件下，档案室和档案馆的档案整理工作主要是对所接收的档案在更大的范围内进一步的系统整理，比如全宗和案卷的排列、案卷目录的加工。另外呢对整理不善的档案进行局部的调整，档案馆和档案室对已整理入馆，如实保存的档案，经过管理、实践的检验或专门的质量检查，要对其中不符合要求的档案进行一定的加工，以提高整理的质量。

　　某些档案材料由于保存的时间较长，其自身和档案整理体系都会发生某些变化，也要对其进行相应的调整。对零散文件的整理，对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗类档案的分类，然后案卷的编列、编辑档案、案卷目录编制等等……

　　照片档案的整理步骤

　　按照《照片档案管理规范》的要求，照片档案的整理应本着有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。

　　1.照片档案的分类

　　根据照片档案的特点，从室藏档案的实际出发，适当考虑照片档案与其他类型档案的联系，以达到分类的客观性、逻辑性与实用性的要求。底片与照片应有不同的分类方法。

　　（1）底片的分类

　　按底片的制成材料分类，有软质底片、硬质底片；按底片尺寸大小分类，有2寸、4寸、特大号；按年度分类，即按不同历史时期产生的照片来分类；按内容分类，即按底片所反映的问题、剧目、工程、项目、产品类型来分类。对于底片数量较少的单位也可以不分类，按底片收到的先后次序流水编号即可。

　　（2）照片的分类

　　应在全宗内按保管期限——年度——问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——问题——年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。也可以考虑与文书档案的分类方法保持一致。照片档案数量较多的单位，还可以从摄影的目的、记载的内容和表现形式，划分为记录性照片和艺术性照片两大类。

　　2.照片文字说明的编写

　　文字说明同底片、照片一起构成了照片档案的基本要素。如果没有文字说明作补充，就会使人无法明白照片画面上所反映的时间、地点与内容。文字说明与照片放在一起，可以起到相互印证、补充的作用。文字说明编写得准确、简明与否，直接影响到照片档案的质量。文字

　　说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素。这六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。大照片的文字说明可另纸书写，一同保存。

　　3.照片档案的立卷

　　照片档案分类后，应将照片档案组合成案卷。一般情况下，一项内容一卷，内容相近的也可组成一卷，每卷不宜超过30个芯页，照片档案数量很少的单位，每一年的照片可组合成一卷。一般按照重要程度或时间顺序进行排列，按顺序嵌进照片档案装具。然后编照片号，照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号组成。照片号有两种格式，即全宗号——保管期限代码——册号——张号、全宗号——保管期限代码——张号。

　　4.照片档案目录的编制

　　为了方便地查阅利用照片档案，需要编制照片档案目录。照片档案目录是对每张照片编制目录，目录的条目是按照照片号顺序排列。照片档案基本目录的必备项目有照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照片号排序