宁夏数字档案公司

　　进行档案管理工作，对于单位来说，不仅仅只将重点着眼于收集、存储保管等方面，还需要加强档案的利用，加强档案资源在日常档案工作中的使用。

      但在实际工作中，档案专岗工作相对而言是比较少的，缺乏专业工作人员、临时拼凑的人员缺乏专业工作经验、进行档案整理数字化等工作缺乏专业设备等方面的问题也会对企业开展工作造成困扰。所以选择档案数字化管理公司对人事档案、文书档案、会计档案等提供一站式档案整理及数字化专业服务，是企业解决档案管理困扰的有效方案之一。那么在武汉，怎样选择合适的档案数字化管理公司呢？

　　首先，档案整理及数字化工作并不是随心所欲的进行的，而是需要遵守国家制定的各类档案政策、行业法规等各类标准、条例来开展工作。所以对于档案数字化管理公司，选择拥有丰富工作经验的专业化档案服务团队是很重要的一点。

　　其次，开展档案数字化工作需要专业的工具与设备，比如进行扫描工作时，对于文书档案、人事档案等就需要使用不同的扫描仪器，所以档案数字化管理公司对于工作设备的配置也是需要更上使用需求的。除此之外，对于进行数字化处理的档案材料，配备专业软件和系统，才能更好地完成数据处理、利用的需求。

　　档案数字化、数字化档案和数字档案的区别

　　在档案管理行业当中，我们经常会听到档案数字化，偶尔会听到数字化档案，也经常在一些媒体平台上看到数字档案。它们表达的都是一个意思吗？到底表达是哪个意思？你心目当中想要表达的那个意思，该用哪个词来表达呢？本期内容，我们给大家详细拆解这三个词的概念。

　　1.档案数字化是什么意思？

　　在我国，最早给“档案数字化”下定义的人，是李筱春。他给档案数字化下的定义是：档案数字化是指计算机数字化技术在档案信息领域的应用。档案数字化包括两个方面的内容：一个是把传统的档案信息数字化；另一个是把数字化的档案信息还原成传统的档案信息。前者是将传统的档案信息输入计算机，后者是将数字化的档案信息由计算机输出给用户。

　　此后，也涌现了一批给档案数字化下定义的人。这些对于档案数字化的表述，大致可以概括为2点。第一档案数字化与计算机技术相关。第二档案数字化是将其它载体的档案转化为数字化信息。

　　2.数字化档案是什么意思？

　　在我国，最早给“数字化档案”下定义的人，是邹悦。他给数字化档案下的定义是：数字化档案是指由办公自动化形成的电子文件归档后形成的档案。后来者也对数字化档案进行了补充。其中，李殿环认为：数字化档案来源包括两个部分，一部分是随着政府信息化的进程，网络化办公与无纸化办公的出现，各机构生成大量的电子文件，电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆。另一部分就是馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描仪等技术手段转化为数字化的信息。

　　数字化档案的定义，目前不同的人有不同的认知。一部分人认为数字化档案是电子文件归档后的产物。另一部分人认为数字化档案是传统档案数字化后形成的数字化形式的档案。还有一部分人认为前两者都是。

　　3.数字档案是什么意思？

　　在我国，最早给“数字档案”下定义的，是宋岩。他给数字档案下的定义是：数字档案是指用计算机等工具对历史记录进行数字编码，并将所得数据记录保留在盘、片等载体上的一种档案。从记录方式来说，数字档案是用计算机语言，将历史记录数据化的形式来记录的。从载体来说，它摒弃了人们常用的纸张等常用的载体，而用磁盘、光盘等载体。

　　对于数字档案的定义，不同的人也有不同的认知。有人认为数字档案是归档电子文件，也有人认为数字档案是馆藏档案的数字化信息，还有人认为两者都是。

　　总的来说，档案数字化是形成数字化档案的过程，数字化档案是档案数字化的结果，没有档案数字化，就没有数字化档案。数字档案才是保存起来的真正的档案。

　　档案数字化扫描方式

　　扫描工序是继整理工序之后的第二件工作内容，主要是将经过整理和分检好的纸质档案使用专用扫描仪生成优质的图像文件，并对成果进行图像压缩以及储存处理，为下一道工序提供基础的图像数据。扫描工序的功能职责主要包括资料扫描、特殊资料重复扫描、页数核对等。下面将逐一进行介绍。

　　(1)纸质档案顺序扫描

　　数字化工作人员将整理好的纸质档案按照一定顺序放置在扫描仪的入口，开始扫描处理，生成有序连续的图像文件。程序会对扫描生成的图像数据会自动进行压缩存储处理。

　　(2)扫描工作过程中注意事项：

　　①扫描顺序

　　扫描时，工作人员必须按照事先整理好的顺序进行扫描，不能将档案的扫描顺序颠倒。

　　②控制顺序扫描的纸张数量

　　在扫描时，一次性放入送纸口的文件数量不宜过多，最好不要大于十张，以避免由于扫描错误，而导致大量文件重新扫描的现象发生，并且可以避免扫描仪一次进多张纸而漏扫纸张的情况发生。

　　③保证扫描图像质量

　　扫描工序必须严格把好图像质量的首轮工序，要保证扫描生成的图像质量清晰、无偏斜，特别是不能出现诸如漏扫、图像资料严重模糊不清之类的严重错误。

　　④核对扫描页数

　　一卷档案扫描完成后，必须对纸张档案页数和扫描生成的图像页数进行核对，如系统扫描后计算的页数与人工计算的页数不一致，则需视情况予以补扫描或重新扫描处理。

　　⑤档案排序

　　排序工序应在扫描之后，是扫描加工流程中四级质量监控体系中的第一道检查工序，主要功能是对扫描工序生成的图像数据进行质量检查、核对纸质档案并录入其索引数据项。在排序工序中，扫描的档案是按“档案卷”建立索引数据项，即每一卷档案有一条索引信息。排序工序的功能职责主要包括检查图像质量、建立索引信息两部分。

　　数字化扫描时应如何避免这些问题

　　档案数字化工作的开展就是为了减少纸质档案的利用，最大限度的保护档案实体。数字化工作开展的过程中，需要尽可能的保持档案的原貌，做到准确无误，而实际工作开展的过程中，漏扫、重扫、多扫现象时有发生，如何避免上述问题的产生？

　　1.制度上严格管理，建立岗位责任制

　　完善的规章制度，严格的责任落实，是做好各项工作的基础，制度和落实两者缺一不可，相辅相成，协调统一。档案数字化表面上是流水线作业，实质上是一项规范化、系统化的工作。档案主管部门、档案业主单位、外包服务公司需要按照相关规定，制定完善的工作方案，明确每个环节、岗位的工作职责，做到有制度管理、有人监督、有技术保障。

　　2.规范作业环节，找准问题根源

　　漏扫即少扫描一页或若干页，重扫即一张或多张档案页重复扫描一页或若干页，多扫即不该扫描的页被扫描了。

　　（1）扫描设备的问题

　　使用高速扫描仪的时候容易出现漏扫现象，由于设备新采购尚未调试正常，或者设备使用时间过长，部分配件老化，滚轴在高速旋转过程中连带两张或两张以上纸张进行扫描，要么第二张纸不被扫描，要么第二张纸连同第一张纸扫描成一个档案图像页。

　　（2）档案纸张的问题

　　①部分档案纸张由于纸张比较脆、薄，具有较强的吸附性，两张或两张以上的纸吸合在一起，不容易分离，造成漏扫。

　　②部分档案在形成的阶段，使用了胶水对两张以上的档案纸张进行黏合，数字化过程容易漏扫。

　　（3）操作人员的问题

　　①操作人员未对设备进行必要的维护，未对待扫描的档案页进行检查，造成（1）问题的产生从而漏扫；

　　②操作人员未对待扫描的档案页进行检查，造成（2）问题的产生从而漏扫；

　　③操作人员在拿档案页的过程中，由于自身疏忽，少拿了部分档案页从而造成漏扫；

　　④档案整理的工作人员在编制页码的过程中，由于疏忽，漏编、重复编、跳编页码，而造成漏扫、重扫；

　　⑤操作人员在拿档案页的过程中，由于自身疏忽，反复拿了相同的档案页从而造成重扫；

　　⑥操作人员在拿档案页的过程中，未按照相关要求将不该数字化扫描的档案页进行了扫描，从而造成多扫；

　　⑦操作人员在拿档案页的过程中，将不属于本卷/件的纸张进行了扫描，或者扫描了空白页等情况，从而造成多扫。

　　3.发现问题，解决问题，提高工作质量

　　通过上述2的分析，设备的老化容易产生漏扫情况，而其他原因造成漏扫、重扫、多扫现象基本上都是操作人员的问题。

　　（1）加强设备的维护，更换易损设备的部件；

　　（2）加强操作人员的业务知识培训，在做技能培训的过程中不能仅仅局限于某一个环节或某一个步骤，需要了解掌握整个数字化工作的流程；

　　（3）加强制度监督，做好每个工作环节的质量管理，确保每个工序质量达标；

　　（4）做好技术保障，前后呼应，及时反馈

　　①开展数字化工作之前的档案前处理环节，要做好档案纸张页的平整工作，提高后续扫描工作的“通过率”；

　　②编制页码过程中，要注意页码编制的规范性和准确性，不能有误；

　　③著录环节，要准确的将档案信息录入到系统中，特别是“页数”“页号”；

　　④初始扫描时，要能够自动鉴别空白页、重复页；

　　⑤扫描过程中，有效鉴别扫描的图像质量，不合适的扫描图像及时处置；

　　⑥扫描页数与著录“页数”相吻合，如果出现差异，及时查找原因并解决。

　　漏扫、重扫、多扫是档案数字化开展过程中经常容易出现的问题，如果不引起重视，极易产生轻视心理，进而造成整个项目的质量下降。抓源头，找关键，防微杜渐，做好、做细、做实每一个工作环节，才能做出合格的档案数字化成品，才能成为优秀的档案数字化项目，才能更好的保护档案实体安全。