莆田云数字档案公司

　　在日常档案工作中，在档案方面的工作肯定会有一些困惑，对于部分国企事业单位来说，选择一家档案整理公司，能为处理档案的日常工作提供很大的便利，但是市面上进行档案服务的公司繁多，该怎么选择一家适合的呢？

　　首先，档案整理工作并不是一份简单的，将档案材料进行分类的工作。档案相关的法律和行政法规是很多的，如《档案法》；各类档案方面的国家标准和行业标准文件，如《档案法实施办法》、《科学技术档案工作条例》等等。所以对于档案整理公司来说，能不能提供更专业的档案服务工作是很重要的。

　　而对于档案材料本身来说，档案材料种类与来源复杂，比如人事档案、文书档案、财务档案等这类各个单位都常见的档案材料，还有科技档案、工程档案、照片档案等这些专业性档案，所以作为档案整理公司的专业性工作人员，需要融会贯通相关规范标准，才能更好的完成工作内容。

　　档案整理工作是档案工作的重要基础。要完成规范建档工作，离不开档案整理这一块基石，那么选择一家专业靠谱的档案整理公司，对于完成工作是能提供很大便利的！

　　数字档案的长期保存和维护如何实现

　　“人事档案一般保存多少年？”，“档案的保存期限是多少年？”，“学籍档案的保存期限是多久？”……我们在落地数字档案管理软件项目的时候，经常会遇到客户询问数字档案保管期限的问题。可见，大家对于档案保管期限的意识还是很高的。

　　在不断的对接当中我们发现，虽然大多数朋友长期保存档案的意识很高，但对于数字档案的长期保存和维护的方式却不甚了解。所以本期，我们集中给大家梳理了5个有效的档案长期保管方式。

　　1）选取合适的存储介质

　　数字档案的长期保存需要选择可靠的存储介质，如硬盘、磁带、光盘,还有现在大家普遍认为比较专业的数字档案管理软件等等。使用实体存储介质的，要注意介质的寿命以及相应的存储设备的维护和更新。

　　2）数据备份和恢复

　　对于数字档案的长期保存，必须定期进行数据备份，以防止数据丢失，同时也要建立可靠的数据恢复机制，以便在数据丢失或损坏时能够及时恢复数据。在选择档案管理软件的时候，大家要着重留意数据备份和恢复的细节。

　　3）数据安全和保密

　　数字档案的长期保存需要注意数据的安全和保密，防止数据被篡改、损坏或泄露。可以采取数据加密、访问控制等措施来保证数据的安全性和保密性。

　　4）数据管理和维护

　　数字档案的长期保存需要建立完善的数据管理和维护机制，包括数据分类、整理、归档、检索和更新等。同时，还需要对数据进行定期的检查、维护和更新，以确保数据的有效性和可用性。

　　5)标准和规范的制定和实施

　　数字档案的长期保存需要遵循相关的标准和规范，如数字档案存储、元数据描述、数据格式、数据交换等方面的标准和规范。同时，要建立相应的档案管理政策和流程，确保数字档案的长期保存和维护的有效性和可靠性。

　　档案数字化的细节

　　拆卷时，在拆卷过程中，应仔细检查档案卷宗是否完整，是否存在漏页、缺页或写写错误等问题，检查标注是否正确。

　　在对卷宗进行拆封时，一定要小心，避免损坏卷宗，对卷宗的重要部分要提醒扫描人员特别注意。

　　扫描档案时，要按照相应的规范标准配置扫描仪，若原档案保存状况较差，纸质档案出现磨损时，应逐个逐张扫描。

　　扫描员应确保所扫描的电子档案内容与原件相符，注意文件的顺序，保证文件的文字清晰，能与纸质文件达到相同的效果，在扫描完毕后，应与拆卷人核对总页数。

　　修整图表修图阶段通常是修改工作，将扫描后形成的电子档案按照纸质档案的分割情况进行整理。保证电子文件图像清晰。

　　图象上没有杂质。也可以在修复期间尝试恢复档案原始状态，但要注意不能影响以后的使用。

　　数据质检。这个环节要注意的是档案的图文是否清晰可见，是否存在图像歪斜，图像的颜色要保持不能失真。

　　数据挂接。这个环节要将目录与扫描好的档案进行对接，挂接时要注意页码不要出现错误，页码顺序不要出现错误。

　　上传和备份。在此期间，应指派专人将扫描的电子档案上传到档案数据库，上传后做好备份。

　　装订。文件文件结束后，应该扫描文件的原件进行归还库。在装订文件之前，必须检查资料，确保与进行调整时的文件状态相同。主要是检查文件的状态是否正确，文件的编号是否正确等

　　还库。进行档案归还的工作人员应检查待归还档案资料，按有关规定完成档案归还手续，然后转入下一批进行上述档案数字化处理。

　　档案数字化作用

　　什么是档案数字化，所谓档案的数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。相对于传统的纸质档案而言，数字化过的档案具有如下的优势与好处。

　　相对于传统档案来说，档案数字化作用在于可以提高效率，降低成本。传统档案需要借助于纸张和场地来进行保管，而且需要大量的人工来进行管理，可以说是费时费力，增加了公司的经营成本。而档案经过数字化后仅仅需要一些必备的储存设备即可，如U盘/移动硬盘、光盘以及电脑和相关软件系统。优点在于不占用大量空间，而且可以快速查阅，还消除了空间限制，实现异地利用，大大提高了工作效率，降低了管理成本。

　　此外，档案数字化还能增强对档案原件的保护。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全，发挥了档案数字化作用。传统纸质档案容易受到高温、潮湿、虫蛀及光照的影响不易保存，经过档案数字化后可以大大减少对传统档案的破坏，起到了很好的保护作用。