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数字化扫描录入是将纸质档案转换为电子文件并进行数据录入的过程,可以提高档案管理的效率和准确性。对于成都档案数字化扫描公司而言,以下是数字化扫描的录入流程:
1.档案出库。档案出库需先提交纸质档案出库申请,经相关责任人审批后严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库手续,并与数字化部门共同清点无误后,对档案进行交接出库。
2.数字化前处理。对确定扫描页进行页码编制,按照目录数据库建立时制定的数据规则,对照纸质档案内容进行录入档案目录。
3.档案扫描。根据纸质档案原件实际情况进行扫描,扫描时应调整设置好相关参数以保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真,图像效果最接近档案原貌。
4.图像处理。图像的处理包括图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等。需要注意的是,数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真时,应重新扫描;对于漏扫、重扫、多扫等情况应及时纠正。
5.数据挂接。借助相关软件对数据库中的目录数据和与其对应的纸质档案数字化图像进行挂接,实现目录数据和数字图像关联。
6.数字化成果验收与移交。经过专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收,收的内容包括纸质档案数字化成果(数字图像、档案目录、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等)。
7.档案入库。纸质档案数字化工作完成后,应注意保持档案原貌,做到安全、准确、无遗漏按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点后,办理档案入库手续。
在进行数字化时我们需要先对原纸质材料进行扫描,上传到相应的系统;然后对已经上传数字化的材料进行修图处理,修掉档案材料中的折痕、墨块等;接着会有不同的工作人员进行第一次校验和第二次校验,只有通过两次校验都没有问题,我们才能接着对档案进行批量挂接处理,将扫描、处理完成的图片挂接到相应的档案条目;
挂接完成之后我们还需要进行目录编撰、图像处理、挂接校对;接下来进行对纸质档案进行分类和装订。最后在光盘或者硬盘中进行数字化的备份。数字化完成之后我们还需要对光盘进行检查、数字化数据进行整体验收,由技术人员将加工完并审核无误的数据进行数据倒入相应的库中。
成都档案数字化扫描公司的数字化扫描录入流程主要包括以上几个方面。遵循这些流程,可以确保数字化扫描的效率和准确性,提高档案管理的水平。