在职人事档案、婚姻档案数字化加工前期准备流程

干部人事档案的整理与校对

 1 立卷整理干部人事档案具有国家统一的整理标准，在数字化开始前，必须按照《干部人事档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案材料收集归档规定》的标准，做好干部人事档案整理。档案实体的整理质量直接影响到数字化质量，干部人事档案整理时，要首先鉴定材料日期、签名、印章是否齐全；其次正确对材料进行分类、排序，编写类别号、页号，按类编写档案材料目录，仔细打孔装订。要注意对幅面过大的材料进行折叠或裁剪，对幅面过小的材料进行托裱，拆除所有金属装订物。

2 损伤修复根据馆藏档案保存状态统计，要对破损的、霉变的、老化的干部人事档案及时进行修复，避免在数字化过程中因拆卷、扫描和重新组卷所造成的二次损伤。尤其要注意的是，干部人事档案采用在材料左侧打孔的方式装订，无论是早期的“三孔一线”线装形式还是新标准的干部人事档案盒装方式，都要格外小心打孔处的破损，对已破损的打孔，要重新托裱或新加装订边，以防材料散落丢失。

3 审核校对为确保数字化数据挂接顺利，必须对整理后的干部人事档案进行审核与校对，保证档案目录与档案材料一一对应、页号、类别号书写清晰准确。做好档案实体的审核与校对，可有效防止数字化过程中因目录、页码有误导致的扫描结果与档案实体不一致情况，避免挂接错误、减少重复工作量，提升数字化效率。