武汉档案扫描数字化加工

　　数字化扫描加工是将纸质档案、文书资料等转换为电子文件的过程，通过这一过程可以实现信息的长期保存、便捷检索和安全传输。随着信息技术的发展，数字化档案管理已经成为许多组织和机构提高效率、减少空间占用的重要手段。下面将为您介绍档案数字化扫描加工的流程：

　　武汉档案扫描数字化加工

　　01档案调卷

　　档案调卷这个过程是指定一个专门的负责人与档案库房管理员共同完成。首先将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。

　　02整理及著录

　　档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种:

　　（一）使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。

　　（二）使用Excel表格方式制作。

　　如果用户提供的有纸质目录或电子目录，要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。对于错误或疏漏的修正，具体操作细则如下：

　　1、如果用户提供的目录和纸质档案不对照的，应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。

　　2、著录项相关内容录入要完整。在实际著录中以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照：以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。

　　3、如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准。

　　4、如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。

　　5、如遇到无题名的档案，应根据文件内容提炼总结出准确的题名录入。

　　6、页码标注。整理著录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确，有问题及时反馈。没有问题时，用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码，正面标注在右上方，背面标注在左上方，页码字体工整、大小适中。

　　7、分卷事项。档号保持不变。如果纸质档案分多卷，需核对卷内顺序号，增加一条案卷目录，每个分卷都要对应一条案卷目录（不能两个分卷对应一个目录）。

　　8、档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠（,/），如果发现要改成中划线（-）（注意：中划线录入时，要使用英文输入法下的半脚录入），日期格式统一采用8位数字，如20120206，不足8位时补0。

　　03档案扫描

　　档案扫描是将纸质档案转变成电子文件的过程，扫描的操作顺序：

　　1、导入档案目录到档案数字化加工软件；

　　2、通过生成计算机磁盘树型文件目录结构；

　　3、开始扫描档案；

　　扫描中的操作细节及要求如下：

　　1、扫描后的文件存储格式应为TIFF格式，分辨率为300dpi，以黑白扫描为主，特殊情况下，如扫描照片时，设置颜色为“灰度”。

　　2、档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐，避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　3、扫描过程中如有图纸或其它原因不能拆分的档案要用平台扫描仪进行扫描。（扫描分辨率一般建议选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。）

　　04影像处理

　　影像处理要以视觉清晰、页面完整为准，对图像页面出现偏斜及图像页面中出现影响图像质量的杂质进行校正和处理。

　　影像处理时，要保留文件编号与文件页码。特殊情况下，如扫描的照片不用进行影像处理。

　　影像处理的过程中切勿操之过急，为了确保影像确实处理成功了，要务必看到了处理后的效果。如果发现影像质量不符合要求，应重新对图像进行扫描（初次扫描的图像要保留）。影像处理过程中应遵循在不影响可视度的前提下展现档案原貌的原则。影像处理前的数据要保留。

　　具体操作细节如下：

　　1、对图像偏斜度、清晰度、失真度、去污点、去黑边等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理，初扫要保留。

　　2、发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像，发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整，处理时要保留文件编号与文件页码。

　　3、大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性，不得删除任何原文或清除任何原文内容。

　　4、处理过程中遇到问题时，要查阅原文及时做出更改，并进行登记。

　　05数据质检

　　1、逐条检查每个案卷目录下的扫描文件，是否打开正常、页数是否正确、目录和扫描文件是否一致。

　　2、逐页检查每个影像文件的倾斜度、清晰度、整洁度、分辨率、格式等。

　　3、逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。

　　06数据挂接

　　1、将扫描数据通过数字化加工软件生成挂接数据。

　　2、将数据复制到档案服务器上，运行服务器上的挂接软件进行操作。

　　3、打开档案信息化管理系统，检查挂接的文档。

　　07数据备份

　　1、将全部数据刻录成档案级蓝光光盘备份或移动硬盘。

　　2、将全部数据在计算机硬盘上备份。

　　3、将全部数据复制到客户的档案服务器上备份。直至全部合格完成整体档案数字化流程。

　　总之，数字化扫描加工不仅提升了档案管理的效率和可靠性，也为信息资源的更好利用提供了基础。随着技术的不断进步和成本的逐步降低，数字化档案管理将会在更广泛的领域得到应用和推广。因此，对于保护和利用重要历史文化遗产，以及提高行政管理效能，数字化扫描加工的重要性和必要性将愈加突显。

　　档案数字化扫描加工标准

　　在当今数字化时代，档案数字化扫描加工已成为信息管理和保护的关键步骤。随着技术的进步和需求的增加，制定有效的扫描加工标准变得尤为重要。

　　1、档案整理标准

　　将分散的材料补充到文件中。对每一份材料严格把关，按类编号，页码进行编注，编码不能出现重复，次序混乱。

　　档案材料整理完毕后，用铅笔在每份材料的第一页右上角编好版号和序号，并在右下角写上页码；纸张要求A4或B5格式，其他格式的文件需要改为A4版本。

　　2、打印订装标准

　　打印文件目录；为符合《档案整理细则》的规定，装订时一定要做到底侧整齐，左侧整齐。

　　3、目录录入标准

　　文件目录的录入要严格准确，具体要求如下：一是单记一条，不多记，少记；二是输入的目录内容与档案内容完全一致，不得有差错。

　　4、扫描图像标准

　　检查文件的扫描图像，图像的排列顺序与纸质文件的排序要求一致；图像清晰无杂质，亮度不易太强，但适中。

　　分辨率为300DPI的图像必须进行校正和打孔，图像在每条中心线的起点和终点的倾斜度不得超过1°。

　　5、图像处理标准

　　基于原始图像质量:图像排序要求与原始图像排序要求一致的图像去除污点、黑点、黑边，肉眼可见清晰、平坦、清洁的布局采用自动中央操作的图像不得与原始图像过浓或过淡，字迹清晰。

　　6、存储处理标准

　　存储是对档案信息的完整评估；检查和校准目录、原始、高清白色图像和高清黄色图像，以满足验收标准。原则上，存储需要单独存储在服务器上，如果条件不能满足，也可以用单独的计算机代替。

　　总之，档案数字化扫描加工标准的制定和实施对于保护和管理宝贵的文化遗产、优化信息存储与检索效率具有重要意义。通过遵循严格的标准和最佳实践，我们可以确保数字化档案的长期保存和可持续利用。

　　档案数字化扫描加工常见设备

　　档案数字化是现代信息管理的关键环节，通过先进的扫描技术将传统纸质档案转换为电子文档，不仅有助于档案资料的长期保存，还能提高信息检索和数据共享的效率。在这一过程中，选择合适的扫描设备至关重要。以下是档案数字化扫描加工中常用的一些设备。

　　1.档案纸张不太好，比较薄、易破损，或者扫描量较少，选择平板扫描仪。

　　平板扫描仪（flatbed scanner），又称平台式扫描仪、台式扫描仪，是指由CCD或CIS等光学器件来完成扫描工作的扫描设备。扫描时需要掀开扫描仪的盖子，档案资料平铺透光玻璃上再盖上盖子，镜头在透光玻璃下左右移动，达到扫描成像目的。

　　普通企业日常办公用的较多的扫描仪就是平板扫描仪，它能够对A4、A3纸张进行扫描，是常用的办公小助手。

　　平板扫描仪知名品牌有爱普生、佳能，国产的中晶也是扫描仪的老品牌，扫描质量不输日本品牌，另外，精益的平板扫描仪性价比也是极高的。

　　2.如果档案纸张可以拆订，质量相对较好，没有太多褶皱，没有粘贴票据，且扫描量相对较大的项目，可以选择馈纸式扫描仪。

　　馈纸式扫描仪（sheetfed scanner）俗称高速扫描仪，将单张的整齐的纸张放到馈纸处，扫描仪会自动一页一页的将纸张进行扫描。市面上应用较广的有爱普生、佳能、惠普等进口品牌，国产有方正、紫光、中晶等。

　　相对来说，高速扫描仪，效率高，速度快，扫描的图片质量好，但成本相对较高。

　　3.在扫描的档案中，有些难以拆卷或者不允许拆卷的情况，这个时候零边距扫描仪可以派上用场了。

　　零边距扫描仪可以不用拆卷就能够对档案进行扫描，在扫描装订成册的对象时，纸张不必紧贴玻璃面板，并且扫描后的图像能够做到不变形，不失真。主要品牌有富士通、汉王、紫光、中晶等。

　　4.如果须对工程类的档案或者大型图纸进行加工，可以选择大幅面扫描仪。

　　大幅面扫描仪能够对A0、A1这类的大型图纸进行扫描，保持图像的完整性。

　　市面上大幅面扫描仪主要有卡莱泰克（ColorTrac）、金翔（kinghum）、卡莱奇（ColorGiant）、康泰克斯（Contex）和日图（Graphtec）五种品牌。

　　5.如果档案纸张粘贴有票据，或者项目有一些特殊要求，可以选择高拍仪。

　　高拍仪（high-speed photographic apparatus）可以通过拍照的方式，对图像画面进行扫描。高拍仪具有OCR文字识别功能，可以将扫描的图片识别转换成可编辑的word文档。市场口碑较高的品牌有紫光、枫林、良田、方正等。

　　6.对于已经装订成册，不方便拆订的书籍、卷宗等，可以选择非接触式扫描仪。

　　非接触式扫描仪也称为书刊扫描仪，它通常指扫描元件与被扫描物品不进行直接接触，被扫描的书籍、档案、卷宗等摆放在置物台上，线性CCD的扫描方式对图像进行采集。主要品牌有亚博通、赛数、i2s、bookeye。

　　非接触式扫描仪具有OCR文字识别功能，是专门为书籍、档案、账本、卷宗这种已经装订成册，不方便拆订的纸张而设计的一种特殊结构的扫描仪。

　　总之，档案数字化扫描加工需要根据具体需求选择合适的设备，从平板扫描仪到专业的大幅面扫描仪，每种设备都有其独特的优势和应用场景。随着科技的发展，扫描设备的性能和智能化程度也在不断提升，为档案数字化提供了强有力的支持。通过合理选择和配置这些设备，可以大幅提高档案管理的效率，确保数据的安全和可持续利用，为信息化时代的档案管理奠定坚实基础。

　　档案数字化扫描加工格式类型

　　在进行纸质档案数字化扫描时，需要选择适当的文件格式来存储扫描后的图像或文档。纸质档案数字化扫描格式是为了方便存储、管理和利用数字化档案而选择的一种将纸质文件转换为数字形式时所使用的特定文件格式。

　　纸质档案数字化扫描格式有不同的特点和用途，可以根据需求选择最合适的格式。纸质档案数字化扫描格式包括以下这些类型：

　　1、PDF（Portable Document Format）：PDF是一种通用的文档格式，可以存储文本、图像、表格和其他多媒体内容。PDF文件可以在各种设备和操作系统上保持一致的呈现效果，并且支持文本搜索和可编辑性。

　　2、JPEG（Joint Photographic Experts Group）：这是一种广泛使用的图像格式，适合存储彩色照片和复杂图像。它采用有损压缩，可以在文件大小和图像质量之间取得平衡。

　　3、PNG（Portable Network Graphics）：PNG是一种支持透明背景和压缩的图像格式。它适合存储图标、简单图形和带有透明度的图像。

　　4、TIFF（Tagged Image File Format）：这是一种无损的图像格式，适合保存高质量的图像。TIFF文件通常比JPEG文件更大，但可以保留更多的细节和颜色信息。

　　5、OCR（光学字符识别）：OCR不是一种文件格式，而是一种技术，可以将扫描的纸质文档转换为可编辑的文本文档。OCR技术可以将扫描后的图像中的文字识别出来，并生成可编辑的文本文件。

　　6、DOC（Microsoft Word文档）：DOC格式是Microsoft Word的原始文档格式，可以存储文本、表格、图像和其他格式的内容。DOC文件可以在Microsoft Word程序中进行编辑和处理。

　　7、TXT（纯文本文档）：TXT格式是一种纯文本格式，只能存储文本内容，不支持文本格式和图像。TXT文件可以在各种文本编辑器中打开和编辑。

　　综上所述，选择中博奥档案管理系统进行档案数字化加工时，需要依据具体的需求和应用场景，来选择不同特点和用途的纸质档案数字化扫描格式，具体来说，需要考虑文件类型、可编辑性、文件大小、存储需求以及兼容性和可访问性等因素来确定最合适的格式。