中山专业的档案整理机构

　　在日常生活中，档案整理是一项至关重要的任务。无论是个人档案还是机构档案，它们都记录了重要的信息和历史数据，对于组织管理、法律依据以及历史研究具有不可估量的价值。因此，有效的档案整理原则和方法是确保信息准确性、可访问性和持久性的关键。

　　中山专业的档案整理机构

　　1、遵循档案的形成规律

　　档案整理工作的对象是文件材料，形式有文件、图表、照片、磁带等。

　　文件材料随着其形成过程具有特定的规律。整理档案时，必须了解文件材料的产生过程，认知其内在的规律，并尽可能地遵循固有规律。

　　把握文件材料原来的历史联系以及档案形成的规律，你就会发现，为什么说分类的时候不能按照文种分？因为文件内容是不尽相同的。

　　2、充分尊重和利用原有的整理基础

　　（1）充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。

　　（2）在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

　　3、必须保持文件之间有机的历史联系

　　文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容等几个方面。

　　在档案整理过程中，需要保持文件之间的历史联系。

　　来源是指文件是以一定的机关及其内部组织机构为单位，有机地形成的。

　　时间是说每个文件形成者所开展的具体活动，都具有一定的过程和阶段性，从而使文件之间具有自然的时间联系。

　　内容是指文件是单位在履行一定职能的各种活动中，为了开展某项工作或解决某一问题而产生的。

　　4、区分不同价值

　　整理档案时，还要区分文件材料的不同价值，组成不同的保管单位，就是对档案材料划定的存留年限，通常我们所说的永久、定期，定期又分30年和10年两个年限段。

　　5、便于保管和利用

　　档案整理工作的目的是为了便于保管和查找利用档案。

　　而恰当地保持文件之间的联系整理出的档案，就能便于保管和利用，所以它们基本上是一致的。

　　总之，档案整理不仅是一项技术活动，更是一门科学。遵循合适的原则和方法，可以确保档案的完整性和可靠性，为今后的管理和研究提供有力支持。因此，不论是个人还是组织，在处理档案时应当以专业、系统和持续的态度对待，以确保这些珍贵的信息资源能够为社会进步和历史发展做出最终的贡献。

　　档案整理注意事项

　　在进行档案整理时，确保遵循一系列重要的注意事项是至关重要的。档案的整理不仅涉及组织文件和记录，更关乎信息的保存和访问的便捷性。以下是一些关键的注意事项，可以帮助确保你的档案整理工作高效而有条理。

　　1、在进行人事档案整理时，要审核材料是否完整齐全，档案内容是否真实客观、手续是否完备等，并且要按照相关要求进行记载与详细分类。

　　2、档案材料收集要齐全完整，档案材料鉴别要准确真实。人事档案是记载个人学习工作经历、成长轨迹的重要材料，因此材料收集、档案审核和信息反馈工作一定要同时开展，并且及时提醒当事人补充材料与相关证明，确保档案材料的齐全完整。

　　3、人事档案整理要分类准确、编目无误。严格从档案材料的分类要求出发，合理进行分类排列，且根据格式编写好类号页，仔细认真对档案进行技术加工，符合规定要求，这样才能入库保存。

　　4、对于人事档案整理，其审核一定要细致严格。尤其是干部人事档案，如果存在审核确认“三龄两历”时，必须要坚持实事求是的原则，逐项进行，根据相关规定进行认定，保证认定结果的真实性和准确性。

　　总之，档案整理不仅是组织工作的一部分，更是信息管理和保护的关键环节。遵循上面的的注意事项，可以有效地提高档案整理的效率和质量，确保档案的安全性、可访问性和长期保存的可持续性。

　　档案整理方法

　　档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。

　　01组件（卷）

　　档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。

　　在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。

　　组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

　　02分类

　　分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。

　　文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。

　　照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由的文件按照形成先后顺序排列；以卷为单位整理的科技档案，科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列，设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列；照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。

　　04编号

　　宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。比如，Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件，按照规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案，去掉机构（问题）分类要求，按照本规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷为单位整理的档案，其档号结构为：全宗号—目录号（类别号、项目号）—案卷号—件、页（张）号，比如，Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件，按照本规则确定的档号为：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05编目

　　编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录，以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果，依据档号顺序，逐卷，逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下，档案目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。需要注意的是，使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。

　　虽然不同门类档案整理的一般要求基本相同，但在具体要求上存在一定差异，尤其是采用不同整理方式时差异就更为明显。为解决此问题，《规定》提出了“卷件融合”新思路，从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件整理方法逐步统一起来，实现档案资源的融合管理。

　　档案整理的意义

　　档案整理是一项至关重要的工作，它涉及到对文件和资料的有序分类、保管、整理和管理。无论是在个人生活中，还是在组织和机构的运作中，合理的档案管理都扮演着至关重要的角色。它不仅仅是为了维持工作效率和组织结构的整洁，更是为了保护和传承重要的信息和历史。

　　1.保留历史记忆和文化遗产：档案整理的一个重要意义在于保留历史记忆和文化遗产。通过精心整理和分类档案资料，我们能够确保重要的历史事件、文化传统以及社会发展的轨迹被准确记录和保存下来，供后人研究和学习。

　　2.提高工作效率和准确性：合理的档案管理能够极大地提高工作效率和准确性。良好的档案整理可以帮助快速检索需要的信息，避免文件遗失或混乱带来的工作延误和错误。

　　3.法律合规和证据保全：对于许多组织和机构而言，档案整理是确保法律合规和证据保全的重要手段。正确管理的档案能够为法律诉讼、审计和监管提供必要的证据和支持。

　　4.支持决策和战略规划：档案中包含的历史数据和过去的经验，对于未来的决策和战略规划具有重要的参考价值。通过分析历史档案，可以识别出过去成功或失败的因素，为未来的决策提供宝贵的经验教训。

　　综上所述，档案整理不仅仅是一项简单的组织管理工作，更是一项文化和历史的守护者。它通过有效的信息管理和保护，确保了社会和组织的持续发展和进步。在信息爆炸的时代，档案整理的重要性愈发显著，它不仅有助于记录和保留过去，更为未来的发展提供了宝贵的智慧和支持。