松江数字化档案扫描公司

　　档案数字化扫描是将传统纸质档案转换为数字格式的过程，通过这一过程可以实现档案的长期保存、便捷检索和信息共享。数字化扫描流程通常包括准备工作、扫描操作、质量控制和后续处理几个关键步骤。

　　松江数字化档案扫描公司

　　（一）档案整理

　　在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

　　1、目录数据准备

　　按照《档案著录规则》(DA/T 18)等的要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。

　　2、拆除装订

　　在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏。

　　3、区分扫描件和非扫描件

　　按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。

　　4、页面修整

　　对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、裱糊；

　　折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

　　5、档案整理登记

　　制作并填写纸质档案数字化加工过程登记表，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

　　（二）档案扫描

　　1、扫描方式（扫描前必须准备一台专业的平板扫描仪）

　　根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪，如

　　工程图纸可采用0号图纸扫描仪进行扫描。

　　普通A4纸质文件，采用高速扫描仪的自动进纸方式扫描；

　　纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）采用高速扫描仪的平板扫描；

　　纸质过厚、照片等档案采用高速扫描仪的平板扫描；

　　对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描；2、扫描模式（纸质档案扫描一般采用黑白、灰度和彩色三种模式）

　　页面为黑白两色，字迹清晰的、不带图片的档案材料，采用黑白方式；

　　页面为黑白两色，清晰度较差或者带有图片的档案材料，以及页面多为彩色文字的档案，采用彩色或灰度模式（因情况而定）；

　　页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，采用彩色模式扫描。

　　3、分辨率选择

　　采用黑白、256级灰度模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于300DPI；

　　采用24位为彩色模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于200DPI。（以上模式分辨率的设定以A4纸张为标准，其他规格纸张酌情处理）

　　扫描的线数、阀值、亮度、灰度、对比度等值可根据所扫描文件材料的清晰度进行适当的调整；

　　需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。如原件质量较差且尺寸较小，可适当提高分辨率；反之也可相应减少分辨率，增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准；

　　粘贴折页与表格，对于粘贴折页，可用大幅面扫描仪扫描，或先部分扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决。

　　4、扫描登记

　　填写交接登记表，登记扫描的页数。核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

　　（三）图像处理

　　对图像进行处理，以获得最好的图像质量，保证图像完整、端正、无扭区、版面无暗影、无干扰信息，主要完成图像处理包括：去黑边、去污点、纠偏等，处理完的图像保存格式为PDF。

　　纠偏：对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，包括自校和手校，保证数字图像的偏斜角度小于1度（图像偏斜不超过页面内半个文字）；

　　旋转：按方字方向将图片旋转至正确方向，没有文字的图片，判断其方向后进行左旋、右旋、翻转、旋转等工具；

　　去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，去除数字图像中影响可懂度的杂质，如去除黑边、多余边、污点；

　　裁边：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

　　删除空白页：将扫描后页面之间的空白页进行删除；

　　断字修补：对部分文字不清楚可进行修补；

　　反白字修正：将部分反白文字可进行描述；

　　分割：将A3幅面的文件分割为两份A4幅面的文件；

　　拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

　　（四）图像处理质检

　　主要对完成图像深处理的检查，不合要求的返回上一环节重新处理，如以下问题：

　　由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；

　　对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理；

　　图像处理的是否得当，严重的应重扫，处理不当的应重新处理；

　　扫描图像页码顺序是否与原文件一致，有无漏扫、多扫（重复）、纸张倒置等情况；

　　顺序：如果页码不连续，与原文不一致，需对页面进行排序；

　　漏扫：将漏扫的页面重新扫描，并插入到正确的位置；

　　多扫：将多扫页面删除；

　　倒置：不符合要求的需进行调整，保持与原文一致。

　　（五）图像存储

　　纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件要合并为一个PDF，保存到指定的路径，便于准确挂接入库，与档案管理软件中的目录建立一一对应的关系。再将所有文档批量转换为可以复制、检索利用的双层PDF格式，然后进行光盘刻录，确保刻录好的光盘能正确地读出，并做好标识标签。

　　注：禁止用Word文档保存扫描图像。

　　（六）目录建库

　　按照《档案著录规则》(DA/T 18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

　　注：采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

　　（七）数据挂接

　　1、挂接前的数据关联检查

　　以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

　　2、汇总挂接

　　档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为"合格"后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

　　（八）数据验收

　　一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。

　　验收"通过"的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。

　　填写纸质档案数字化交接登记表。

　　（九）数据备份

　　经验收合格的完整数据应及时进行备份。著录条目和全文数据进行一式两份DVD光盘刻录。移交前检测光盘读取性能，抽查刻录好的光盘影像质量，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。不合格的需重新刻录。数据备份后应在备份介质上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及光盘编号等，以便查找和管理。对保密的需标明密级。

　　（十）装订

　　扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

　　装订不能损害档案原件。装订时应按原有顺序装订，案卷不掉页、左边和底边整齐，保持拆卷前的原貌，并认真做好档案页码、页数的检查对较。

　　总之，档案数字化扫描不仅提升了档案管理的效率和安全性，还有助于节约空间和资源。数字化档案可以通过网络远程访问，实现信息的快速共享和传播，同时也能有效应对灾难性损失，保证档案的长期保存和持续可用性。

　　档案数字化扫描内容和要求

　　档案数字化扫描范围规定是指对于进行数字化扫描的档案材料、文件或记录所做的明确规定和界定。这些规定通常由相关机构、法律法规、政府文件和指南、行业标准以及最佳实践等制定，并用于指导数字化扫描的实施。那么，档案数字化扫描范围规定有哪些内容和要求呢？

　　1.扫描对象：规定了可以进行数字化扫描的具体档案对象，如文件、卷宗、盒、册、卡片等。

　　2.档案类型：规定了可以进行数字化扫描的档案类型，如纸质档案、照片、绘图、音频录音等。

　　3.档案来源：规定了数字化扫描适用的档案来源，如机构内部产生的档案、外部机构提供的档案、个人捐赠的档案等。

　　4.数字化要求：规定了数字化扫描的具体技术要求，如分辨率、图像格式、颜色模式、文件命名规则等。

　　5.鉴定标准：规定了档案是否适合进行数字化扫描的鉴定标准，如档案的保存状态、材质特性、保密性要求等。

　　6.政府文件和指南：政府机构可能发布文件或指南，提供有关档案数字化扫描的准则和要求。这些文件可以包括扫描标准、数据安全要求、档案分类规范等内容。

　　7.法律法规：某些国家或地区可能有特定的法律法规，明确了档案数字化扫描的范围和要求。这些法律法规可以包括档案管理法、数字化档案法、隐私保护法等。

　　8.行业标准和最佳实践：专业机构或组织可能制定了与档案数字化扫描相关的行业标准和最佳实践。这些标准可以提供关于扫描设备、图像质量、元数据描述等方面的指导。

　　9.其他限制条件：规定了数字化扫描的限制条件，如涉及隐私保、版权要求等。

　　总之，档案数字化扫描范围规定为档案数字化扫描范围从概念上界定，并提供了操作指南和准则，以确保利用中博奥档案管理系统进行数字化扫描时符合相关要求，保护档案的完整性、可访问性和安全性，帮助机构和个人在数字化档案管理中明确目标、规划程序并进行操作。

　　档案数字化扫描格式类型

　　在进行纸质档案数字化扫描时，需要选择适当的文件格式来存储扫描后的图像或文档。纸质档案数字化扫描格式是为了方便存储、管理和利用数字化档案而选择的一种将纸质文件转换为数字形式时所使用的特定文件格式。纸质档案数字化扫描格式包括以下这些类型：

　　1、PDF（Portable Document Format）：PDF是一种通用的文档格式，可以存储文本、图像、表格和其他多媒体内容。PDF文件可以在各种设备和操作系统上保持一致的呈现效果，并且支持文本搜索和可编辑性。

　　2、JPEG（Joint Photographic Experts Group）：这是一种广泛使用的图像格式，适合存储彩色照片和复杂图像。它采用有损压缩，可以在文件大小和图像质量之间取得平衡。

　　3、PNG（Portable Network Graphics）：PNG是一种支持透明背景和压缩的图像格式。它适合存储图标、简单图形和带有透明度的图像。

　　4、TIFF（Tagged Image File Format）：这是一种无损的图像格式，适合保存高质量的图像。TIFF文件通常比JPEG文件更大，但可以保留更多的细节和颜色信息。

　　5、OCR（光学字符识别）：OCR不是一种文件格式，而是一种技术，可以将扫描的纸质文档转换为可编辑的文本文档。OCR技术可以将扫描后的图像中的文字识别出来，并生成可编辑的文本文件。

　　6、DOC（Microsoft Word文档）：DOC格式是Microsoft Word的原始文档格式，可以存储文本、表格、图像和其他格式的内容。DOC文件可以在Microsoft Word程序中进行编辑和处理。

　　7、TXT（纯文本文档）：TXT格式是一种纯文本格式，只能存储文本内容，不支持文本格式和图像。TXT文件可以在各种文本编辑器中打开和编辑。

　　总之，选择中博奥档案管理系统进行档案数字化加工时，需要依据具体的需求和应用场景，来选择不同特点和用途的纸质档案数字化扫描格式，具体来说，需要考虑文件类型、可编辑性、文件大小、存储需求以及兼容性和可访问性等因素来确定最合适的格式。

　　档案数字化扫描意义

　　在当今数字化快速发展的时代，档案数字化扫描作为信息管理和保存的重要手段，具有极其重要的意义。它不仅仅是将传统纸质档案转化为电子文档的简单过程，更是提升信息获取效率、保障档案安全性、促进信息共享与传播的关键环节。

　　1.提升信息获取效率：

　　档案数字化扫描使得档案信息可以通过电子方式快速获取和检索，避免了传统纸质档案翻阅的时间成本。

　　数字化后的档案可以进行全文搜索，利用关键词快速定位需要的信息，大大提高了工作效率和决策效果。

　　2.增强档案保存和管理的安全性：

　　电子档案可以进行多重备份和加密存储，减少了纸质档案可能遭受的灾害和盗窃风险。

　　通过权限控制和审计功能，可以确保档案只有授权人员可以访问和修改，保证了档案信息的完整性和保密性。

　　3.促进信息共享与传播：

　　数字化档案可以轻松地通过网络平台和电子邮件分享，实现信息的快速传递和全球范围内的共享。

　　这种便捷的信息传播方式有助于推动学术研究、文化交流和行政管理的现代化进程。

　　综上所述，档案数字化扫描不仅仅是一种技术手段，更是信息管理和社会进步的重要推动力量。随着科技的不断进步，我们有信心通过更加智能化和高效化的数字化手段，进一步优化档案管理，为社会发展和文化传承提供坚实的支撑。