档案信息化，指的是档案部门运用现代信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。档案信息化的基本内涵包括：档案信息利用的网络化、档案信息存储的数字化和档案信息管理的标准化。就其微观含义而言，档案信息化就是运用现代信息技术管理电子文件，对物理形态的档案文献作符合信息化环境和目标的转化。就其宏观而言，档案信息化是一项复杂的系统工程，它不仅包括信息技术在档案管理中的广泛应用，还包括信息技术应用过程中的观念基础和人文基础建设。

　　档案信息化建设是一项系统工程，要提高档案信息化建设的效率，应系统分析档案信息化建设的构成要素，厘清相互关系，在此基础上确立档案信息化建设的基本内容。档案信息化的构成要素归纳为档案信息网络、档案信息资源、档案信息化专业人才、信息化技术及装备、档案信息化法规标准等五个方面。

　　档案管理的落后性：

　　1、管理方式落后。随着工作内容不断细化，档案的数量增长较快，传统的档案管理已经滞后，如果一味停留在老路上，不仅管理效率无从谈起，反而给管理部门增加了负担，不利于工作的开展，因此，急需改变这种现状，加快档案管理信息化建设，提高管理效率，使档案的价值实现最大化。

　　2、制度不完善，工作不规范。主要表现在职责不够明确，在工作中做事推诿，缺乏主动性，导致档案管理随意性大、比较盲目，使得很多有价值的资料收集、归档不及时，造成资源浪费，问题频频出现，另外，由于人为原因，使档案破损严重，丧失了档案资料的价值与功能，对单位来说损失不小。

　　3、意识淡薄，人员素质低。由于档案管理工作不能够直接产生经济效益，所以对档案工作重视程度不够，虽已有改观，但收效甚微，使档案的利用率较低，适应不了新形势的发展趋势，其次，缺少专业的管理人员也是档案现代化管理水平低的一个重要原因。往往从事档案管理的工作人员年龄比较大，接受新鲜事物慢，知识老化严重，对计算机技术掌握不熟练，工作态度也存在很大的问题，基本上是以此消磨时间，不能为档案管理的实际工作带来有益的帮助。

　　档案信息化使档案载体、档案工作、档案利用等方面都发生了巨大改变，解决了传统档案的弊端，因此，提升档案管理的信息化就成为必然，使档案管理工作更好的推动企业的发展，发挥其高效、便捷的服务功能，在新形势下，采取积极有效的措施，加快档案管理信息化建设，使档案管理更加科学化、规范化，更好地适应新时代的发展。

　　档案信息化应坚持以下基本原则：

　　1、关注档案原件的归档保存与后续保管问题，一般采取原件归档管理方式来进行强化控制。档案信息化处理并不是意味着原件的功能丧失，相反，信息化过程中原件既可以作为证据，也可以作为调整登记与记录的主要依据，所以需要特别做好原件的管理与控制。2、强化不同环节之间的摸索与配合。档案数字化建设工作属于系统工程项目，需要整个档案管理系统配合相关部门对接人员共同参与、积极讨论、合理落实，并不是某一个或者几个人就可以实现的。要发挥出档案数字化建设的功能与价值，必须确保信息整理、分析、挖掘与综合利用的各个环节相互衔接。

　　3、保密问题是档案数字化建设过程中需要特别关注的问题。相较于传统的纸质档案信息传输模式而言，信息化处理模式更容易出现信息泄露问题，不但会给单位带来不利的影响与限制，同时也可能会导致巨大的风险累加，给单位发展带来不利影响。

　　档案信息化是对档案的管理和建设的重点。为了促进档案的转型发展，我国积极开展档案转型业务，将其作为档案的数字化转型的重点。

　　综上所述，档案信息化作为推动档案管理现代化的关键驱动力，已经在多个领域展现出其巨大的价值和潜力。从提高档案管理效率、保障档案安全，到促进信息共享与利用，档案信息化为档案工作带来了前所未有的变革。