在数字化时代，文件档案管理的高效性和安全性对于企业和组织的运营至关重要。传统的纸质档案管理方式面临着诸多挑战，如存储空间有限、检索效率低下、易损坏、易丢失等问题。为了克服这些挑战，网上文件档案管理系统应运而生。这种系统通过将文件和档案数字化，并存储在云端或本地服务器上，实现了档案的高效管理、快速检索和安全存储。网上文件档案管理系统不仅提升了档案管理的效率，还为用户提供了便捷的远程访问功能，满足了现代企业对信息管理的多样化需求。

　　为何选择网上文件档案管理系统?

　　数字化档案管理系统实现了档案结构化管理、永久性保存，做到归档自动化、保管电子化、彻底解决传统纸质档案归档困难、数量繁多、检索效率低、保存成本高等难题，为档案保管单位提供了便捷服务。

　　首先，档案管理系统可以提高档案管理工作效率。系统具备电子档案预览、归档、存储、借阅等管理服务功能，规范档案采集、归档、管理及使用流程，与人工归集整理档案相比，大大缩短了工作时限。

　　其次，网上文件档案管理系统有利于提升档案保存年限与安全性。电子档案具有使用年限和存储年限长、安全存储性高等优点。系统通过数字信息技术，将档案保存时间延长，甚至可做到档案永久保存;档案数据独立存储，数据安全性大大提升。

　　另外，还可以降低档案管理成本。电子档案系统的应用实现了从传统纸质档案到电子档案形式的转变，提高公档案存放空间的利用率，降低了档案管理成本。

　　此外，保证电子档案数据的真实性和独立性。档案采集全面，操作全程留痕，可溯可查，便于监管。

　　网上文件档案管理系统的具体功能：

　　1、未归档文件管理。包括文件信息著录、开放管理、文件鉴定、文件销毁、文件归档、文件检索、打印输出等，涵盖文件管理的全过程。

　　2、电子文件权限控制。在系统维护中，增加了对电子文件操作的权限。

　　3、全宗管理。包括全宗著录、全宗修改、全宗历史、全宗信息统计、检索利用、打印输出等。

　　4、资料管理。包括资料著录、开放管理、资料鉴定、资料销毁、检索查询、统计报表、打印输出等。

　　5、卷内文件管理。包括卷内文件著录、拆卷管理、插卷管理、开放管理、卷内文件鉴定、卷内文件销毁、检索利用、打印输出等。提供“扫描”功能，对档案原件扫描后的大量图形文件进行管理，同时可参照扫描图形文件进行著录。

　　6、归档文件管理。包括归档文件著录、拆件管理、插件管理、开放管理、归档文件鉴定、归档文件销毁、检索利用、打印输出等。

　　7、综合检索。跨模块对文件、档案、资料进行按关键词检索，可以查看检索返回记录的详细信息，可以查看所包含的电子文件。

　　8、系统维护。包括分类数据设置、提示数据设置、倒排数据设置、用户管理、权限设置、系统日志管理、数据备份与恢复等功能。

　　9、电子文件著录。包括模板名称定义、自动提取项设置、选择电子原文、指定电子原文属于的模板、执行自动提取等功能。

　　10、电子文件属性信息著录。在多媒体组建中增加了电子文件属性信息著录功能。针对每个电子文件，可以录入文件名称、图号等著录项。著录项可以由用户自行设置。

　　11、数据管理 包括流水号设置、资料检索号设置、编制报表、数据移交与接收、汇总报表、批量修改或替换、数据检查、数据检查设置等功能。

　　最后，网上文件档案管理系统作为现代档案管理的重要工具，通过数字化技术和智能化管理，为用户提供了高效、安全、便捷的档案管理解决方案。它不仅解决了传统纸质档案管理的诸多问题，还通过强大的功能和灵活的访问方式，满足了企业和组织在数字化转型中的需求。未来，随着技术的不断进步和应用的深化，网上文件档案管理系统将朝着更加智能化、高效化、安全化的方向发展，为用户提供更加优质的服务。通过持续的技术创新和优化，网上文件档案管理系统将成为企业和组织提升管理效率、保障信息安全的重要支撑。