网上档案管理系统

　　所谓网上档案管理系统，是随着档案数字化发展而衍生出来的一个数字化档案管理平台。档案数字化是通过利用各种先进技术手段，将传统的实体档案转换为以数字形式存储在特定的档案管理系统内的数字化档案的过程。随着档案数字化加工在全国的发展壮大和普及，社会大众对于网上档案管理系统的需求也越来越广泛。

　　网上档案管理系统的作用和功能：

　　1、未归档文件管理。包括文件信息著录、开放管理、文件鉴定、文件销毁、文件归档、文件检索、打印输出等，涵盖文件管理的全过程。

　　2、电子文件权限控制。在系统维护中，增加了对电子文件操作的权限。

　　3、全宗管理。包括全宗著录、全宗修改、全宗历史、全宗信息统计、检索利用、打印输出等。

　　4、资料管理。包括资料著录、开放管理、资料鉴定、资料销毁、检索查询、统计报表、打印输出等。

　　5、卷内文件管理。包括卷内文件著录、拆卷管理、插卷管理、开放管理、卷内文件鉴定、卷内文件销毁、检索利用、打印输出等。提供“扫描”功能，对档案原件扫描后的大量图形文件进行管理，同时可参照扫描图形文件进行著录。

　　6、归档文件管理 包括归档文件著录、拆件管理、插件管理、开放管理、归档文件鉴定、归档文件销毁、检索利用、打印输出等。

　　7、综合检索 跨模块对文件、档案、资料进行按关键词检索，可以查看检索返回记录的详细信息，可以查看所包含的电子文件。

　　8、系统维护 包括分类数据设置、提示数据设置、倒排数据设置、用户管理、权限设置、系统日志管理、数据备份与恢复等功能。

　　9、电子文件著录 包括模板名称定义、自动提取项设置、选择电子原文、指定电子原文属于的模板、执行自动提取等功能。

　　10、借阅管理 检索文件、档案或资料信息、进行借阅登记;归还时，直接选择借阅的记录进行“归还”操作。

　　11、电子文件属性信息著录 在多媒体组建中增加了电子文件属性信息著录功能。针对每个电子文件，可以录入文件名称、图号等著录项。著录项可以由用户自行设置。

　　网上档案管理系统的优势：

　　1. 提高工作效率。档案管理系统通过自动化和集中化管理，显著提高了组织的工作效率。它能够自动化许多手动流程，如文档分类、元数据捕获和工作流管理，减少了人为错误和重复劳动。比如，数字文档存档功能可以将所有通信、打印文件、电子邮件等转换为可搜索的PDF文件，从而大大加快了文档处理速度。此外，网上档案管理系统还提供智能搜索和过滤功能，使用户能够在几秒钟内找到所需的档案，避免了繁琐的手动查找。

　　2. 增强数据安全性。数据安全性是网上档案管理系统的核心优势之一。线上档案管理系统通过多层次的安全措施，确保档案的机密性和完整性。例如，有些档案管理系统具备强大的版权控制功能，可以严格控制谁可以查看或下载特定材料;还可以通过加强档案信息保护。系统还支持多级权限和安全性设置，确保只有授权用户可以访问敏感信息，如加密、访问权限设置、防火墙等手段。此外，档案管理系统还可以记录所有的访问和操作行为，便于追踪和审查，进一步提升了数据安全性。

　　3. 支持合规性和法规遵从。档案管理系统软件在支持合规性和法规遵从方面发挥了重要作用。它能够帮助组织满足各种法律和行业标准的要求。例如，档案管理系统可以通过对所有记录应用保留政策来增强合规性，确保公司文件的可追溯性和法律价值。网上档案管理系统还能够管理文档的生命周期，从创建到销毁，确保每一步都符合相应的法规要求。通过自动化的合规性检查和报告功能，帮助组织减少了合规风险，确保业务运营的合法性。

　　综上所述，网上档案管理系统作为档案管理领域的重要创新，通过数字化、智能化和网络化手段，为档案管理带来了诸多优势。尽管在应用过程中面临技术标准、系统性能等挑战，但随着技术的不断进步和应用场景的不断拓展，网上档案管理系统将在未来发挥更大的作用，为社会各领域提供更加高效、便捷、安全的档案服务。