档案管理方案及保障措施

　　档案管理方案及保障措施办法内容包括了对全国的档案事业实行统筹规划的规定，档案工作人员职责规定，加强档案的管理以及对档案向社会开放的期限的规定等。为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。

　　档案管理方案及保障措施

　　第一条

　　为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。

　　第二条

　　本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。

　　第三条

　　一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。

　　第四条

　　各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。

　　第五条

　　档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

　　第二章档案机构及其职责

　　第六条

　　国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

　　第七条

　　机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。

　　第八条

　　中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。

　　第九条

　　档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。

　　档案管理方案及保障措施，档案规范管理的具体措施

　　为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，根据《档案法》、《档案管理条例》，结合公司实际，特制定本办法。

　　一、档案管理

　　1、主要内容

　　1.1档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。

　　1.2公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

　　1.3公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。

　　2、文件的收集与归档

　　2.1各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交。

　　2.2一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交办公室备案。会议文件由办公室收集。

　　2.3档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。

　　2.4档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。

　　2.5定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

　　2.6收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。

　　3、公司文件材料归档的基本要求

　　3.1归档的文件材料必须完整。

　　3.2归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

　　3.3归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

　　4、公司文件材料的归档范围

　　4.1保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等。

　　4.2行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。

　　4.3人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。

　　4.4会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表。

　　4.5经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。

　　4.6工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。

　　4.7生产计划方面。有各种计划、统计报表和生产管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

　　4.8物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

　　4.9其他方面。

　　5、档案级别的划分：

　　5.1档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。

　　5.1.1一级为绝密文件

　　5.1.1.1保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等，其等级划分为一级。

　　5.1.1.2公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等，其等级划分为一级。

　　5.1.1.3本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。

　　5.1.1.4本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其划分级别为一级。

　　5.1.2二级为机密文件

　　5.1.2.1本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属机密文件，划分等级为二级。

　　5.1.3三级为秘密文件

　　5.1.3.1本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为秘密文件，划分等级为三级。

　　5.1.3.2本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于秘密文件，其等级为三级。

　　5.1.4四级为普通文件

　　5.1.4.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。

　　6、归档时间

　　6.1基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案管理部归档。

　　6.2各项管理工作中形成的文件材料，在一个月内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。

　　7、档案的鉴定和销毁

　　7.1编制档案的保管期限表，保管期限可分永久、长期（10-30年）、短期（10年以下）三种。

　　7.1.2档案鉴定工作由公司档案鉴定领导小组组织进行，鉴定领导小组由主管档案工作的副总经理任组长，组员由技术部门和业务部门的负责人等组成。

　　7.1.3鉴定工作根据各类档案的保管期限进行。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表上注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。

　　7.1.4档案通过鉴定确认为永久保存的档案，如发现档案不完整、不准确，应责成有关部门和人员进行补充和修改。

　　7.1.5对经鉴定确认无保存价值的档案，要登记造册，提出销毁报告，经主管经理审批，并报送上级档案管理部门备案。销毁档案要严格执行保密规定。