专门档案管理

　　专门档案馆是指专门从事专门档案管理工作的机构，他所管理的档案内容丰富，涉及面广，有文书档案，科技档案，影像档案等多种类别。

　　全宗内档案进馆范围

　　进馆的档案资料主要包括：

　　1．文书档案(永久、长期、30年)；

　　2．专门档案管理（档案馆与移交单位协商确定）；

　　3．特殊载体档案，包括照片、录音录像、实物等档案（档案馆与移交单位协商确定）；

　　4．各类编研材料，包括公开或内部发行的各类出版物、年鉴、重要文件汇编等。

　　5、全宗卷

　　接收标准

　　总体要求：进馆档案应当保持全宗的完整性，一个立档单位形成的各种门类、各种载体形态的档案作为一个整体，不得割裂分散。全宗内所有文件材料应收集齐全，分类科学，整理规范。

　　1、文书档案

　　文件材料应当收集齐全完整，立卷改革前文件材料的分类、组卷、编目、装订、案卷封面、脊背项目填写，应当符合《文书档案案卷格式》要求；立卷改革后归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等，应当符合《归档文件整理规则》要求。

　　齐全完整：

　　着重检查以下材料是否归档：业务上级的文件、本机关各部门形成的反映本单位职能活动的材料、会议材料、统计材料（包括党员、干部、劳资、业务、会计决算年报和工会、老干部、团的工作形成的统计报表）、介绍信及存根（包括党组织关系、行政关系、工资关系介绍信及存根）、出版物、简报、信息等。

　　整理规范：

　　1.以“卷”为单位整理的文书档案

　　⑴卷内文件目录：需用耐久材料书写或计算机打印。责任者、文号、题名、日期、页号等项目填写应完整、准确，项目内容不明确的应考证清楚后填写。

　　①责任者：全称或通用简称。

　　②文号：包括发文代字、发文年度、发文序号。

　　③题名：完整、准确，没有题名或不能反映文件内容应另行编写，用“[]”括起。

　　④日期：“年月日”填写完整，如19871021

　　⑵页号编写：卷内材料应在有文字的每页材料正面右上角、反面左上角用铅笔阿拉伯数字编写页号。

　　⑶卷内备考表：卷尾应附上卷内备考表（备考表印在封底可不再另附），填写需要说明的问题和立卷人、检查人、立卷时间。

　　⑷案卷封面：项目填写需用耐久材料书写准确、规范，字迹工整清晰。

　　①全宗名称栏目用手填写立档单位全称或盖章（耐久红印章）；

　　②类别栏目暂空；

　　③案卷题名：要简明、确切地概括卷内文件的内容，一般包括责任者、问题、名称三部分，字数一般不超过50个汉字；

　　④起止年月：用阿拉伯数字填写。

　　⑤件数、页数用阿拉伯数字填写。

　　⑥归档号：不填写。

　　⑦封面右下角档号栏目：全宗号、目录号、案卷号用阿拉伯数字填写，如没有上述项目需要刻章盖上填写。

　　⑸案卷装订：案卷采用“三孔一线”方法装订，右下齐；16开和A4混合可左下齐。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。卷内应剔除易锈蚀的金属物。

　　⑹案卷编号：永久、长期分别从“1”开始编制。

　　2.以“件”为单位整理的文书档案

　　⑴备考表：每盒应附上备考表，置于盒尾，填写盒内归档文件需要说明的情况和整理人、检查人、日期。

　　⑵档案盒封面：刻章（使用耐久红印台）将立档单位名称（全称或通用简称）盖在档案盒封面双横线上方。

　　⑶档案盒盒脊：项目填写需用红色印泥盖章或用耐久材料书写准确、规范，字迹工整清晰。其中全宗号、年度、起止件号用阿拉伯数字自左至右填写；保管期限永久、长期用汉字填写，30年用阿拉伯数字；盒号用铅笔一个保管期限内编写一个流水号（阿拉伯数字）。

　　⑷文件装订：归档文件材料应以“件”为单位进行装订，装订采用“不锈钢装钉”或“三孔一线”方法，“不锈钢装钉”放在文件左上方。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

　　⑸归档章：归档章一般盖在归档文件首页上端的空白居中位置，用红色印泥盖章，填写应当符合《归档文件整理规则》要求。

　　2、专门档案管理

　　按专门档案管理规范及国家相关要求进行整理。

　　⑴专门档案管理一般以“卷”为单位整理，特殊档案也可以“件”为单位整理。

　　⑵专门档案管理的装具应符合规范要求。

　　⑶档号的编制应符合规范要求。

　　⑷有关项目的填写同文书档案，需要调整的应与管理科协商后再调整。

　　3、照片档案

　　按照《照片档案管理规范》有关要求整理编目。

　　⑴照片编号：一册（卷）照片从“1”顺编流水号。

　　⑵文字说明：一组照片要有总说明和分说明，总说明在一组照片第一张文字说明处填写，包括时间、地点、人物（姓名、单位、职务）、事由、背景、摄影者。每张照片要分别拟写分说明，其中人物要注明在照片中的位置。

　　⑶卷内目录：一组照片作为一份文件拟写题名，格式为“关于***（事由）的照片”。

　　⑷照片档案封面：使用耐久书写材料规范、准确填写；案卷题名拟写格式“立档单位+关于+起止年度+类别名称+照片”，其他项目填写同以卷为整理单位的文书档案。

　　⑸案卷脊背：同以卷为整理单位的文书档案。

　　4、实物档案

　　⑴实物档案分荣誉、印鉴、礼品（含纪念品、宣传品）三类。

　　⑵每一类实物按时间先后顺序排列，分别从“1”开始编制流水件号。

　　⑶在实物的统一位置粘贴档号标签，使用耐久书写材料填写。

　　⑷案卷目录编制：

　　①案卷号：每件实物的编号。

　　②受奖单位：填写立档单位。

　　③题名：填写实物名称。

　　④授奖单位：填写实物制作、颁发单位。

　　⑤授奖年度：填写实物制作、颁发年度。

　　⑥期限：不填写。

　　⑦类别：填写奖牌、奖杯、锦旗、印鉴、礼品等。

　　⑧备注：填写需要说明的事项。

　　5、录像、录音、光盘档案

　　⑴录像带、录音带、光盘按归档时间排列，分别从“1”开始编写流水盘号。

　　⑵录像带、录音带、光盘的包装盒上应加贴封面，封面题名填写格式为“全宗名称+关于+问题+的录像（音）”。

　　⑶录像带、录音带、光盘封面内容应打印或使用符合档案要求的书写材料填写，光盘题名填写格式为“全宗名称+关于+问题+的录像”；光盘封面格式见日照档案信息网。

　　⑷影像光盘背面用光盘标记笔填写光盘的档号，档号填写格式为“全宗号-目录号-盘号”。

　　⑸上述档案进馆单位应向市档案馆移交两套。

　　6、检索工具

　　档案进馆时需同时移交两套与档案相对应的纸质目录，文书档案目录包括案卷目录、全引目录、归档文件目录。其他档案需移交案卷级目录或其他检索必需的目录。进馆目录统一用A4纸打印，打印封面，封面注明目录种类、保管期限、起止年度，并按保管期限、年度分别装订整齐。

　　7、全宗卷

　　按《全宗卷规范》DA/T12-2012整理，内容包括组织机构沿革、全宗介绍、大事记、交接文据、档案分类方案、保管期限表、档案管理制度、利用档案典型事例等。