最高法院档案数字化

　　2015年11月最高人民法院下发《关于推进人民法院最高法院档案数字化工作的通知》，要求地方各级人民法院加快推进法院档案数字化工作，其中各中基层人民法院于2017年底前完成全部档案的数字化扫描工作。

　　档案是审判工作的基本工具，传统的纸张档案管理方式不利于信息的快速、多向流动，也不便复制，同时纸张损坏、遗失等问题也时常发生。与纸质档案相比，电子档案更稳定、更方便，更有利于长期保存和提供利用。因此法院审判工作的信息化必然要求档案的信息化。

　　最高法院档案数字化

　　现实工作中，基层法院案件卷宗保存情况复杂、年度跨度大、种类繁多、保密性要求高、案件卷宗数量庞大、档案部门级别低、人员少、影响力小，档案信息化工作往往本末倒置，不能起到对档案信息化的规范作用。

　　档案信息化扫描形式主要分两种自行扫描和外包扫描，对比如下：

　　自行扫描的特点：

　　（1）经费投入少。仅需支出人工工资和购置扫描设备经费，比较容易实现。

　　（2）安全性、保密性高。由于是本单位员工，对档案的安全和保密有较好的觉悟，无需过多担心档案泄秘问题。

　　（3）质量不高。本单位员工没有受过专业的档案数字化培训和训练，扫描的图像不清晰、倾斜，著录的数据有可能会错误。

　　（4）效率较低。本单位员工实行固定工资制，没有工作积极性，工作效率可能不高。专业要求高，加之法院活多人少、工作量大。

　　外包扫描的特点：

　　（1）管理严、效率高。专业扫描公司对数字化人员有着一套严格的管理制度，如保密制度、安全措施、质量控制制度等，根据任务量和工序的安排合理配置人力资源，工作效率得到了最大发挥；

　　（2）图像质量高。扫描人员熟悉各项数字化质量标准，能够迅速地通过去污、去杂质、纠偏等方式处理扫描图像，使之更符合标准；

　　（3）员工水平高。专业扫描人员经过保密知识、档案知识的培训，在工作中磨练了技能，操作水平较高；

　　（4）安全性：对纸质档案的安全，传统载体档案在数字化后，将来的整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作，都可对档案进行封存管理，大大减少对档案的各种人为损害或自然侵害，提高档案的安全系数，保障档案实体的安全。

　　数字化加工保密安全，在数字化加工阶段，规范员工保密意识，作业现场杜绝电子类的存储设备，全程摄像监控，保证作业中档案信息安全，如有问题有据可寻。

　　综上，采用数字化外包的形式，由有资质、懂业务、高效率的专业公司进行数字化加工，更有利于诉讼档案数字化工作迅速高效完成。

　　诉讼档案数字化网络应用

　　在诉讼档案全部扫描完成后，如何更好地开展电子档案利用，也是新时期档案管理工作的重中之重。诉讼档案利用主要包括三类，即法院内部因审判工作需要在上下级、同级法院之间调阅，检察院、纪检、监狱、公安等部门因工作需要查阅，案件当事人因自身需要查阅。诉讼档案由于其自身特殊属性，调阅、查阅、借阅量非常大。

　　诉讼档案全部数字化以后，这项工作就变得简单且易于操作，只需轻点鼠标，就能完成大部分借阅利用工作，不用频繁去库房找卷，律师可以足不出户通过互联网进行阅卷，确保了律师服务平台“有卷可阅”，为网上阅卷提供了保障。

　　具体应用有：

　　（一）内部调阅卷：诉讼档案全部数字化后，法院便可以开展系统网内调卷，不再邮寄纸质卷宗。这节省了法院大量的人力、物力，降低了案卷因调阅不退、丢失的风险。

　　全部数字化后，法官只要在局域网内提交调卷需求（法官自己办理的案件可直接查阅，无需审批），经所在庭、室、处领导和档案部门同意后，就可以直接在计算机上浏览查阅，极为方便、快捷。

　　（二）对外查阅：对外查阅设立电子阅档室，根据实际情况配备适当数量的计算机和打印机，安装适合当事人查询诉讼档案信息的软件，方便当事人利用。

　　因此，法院档案信息化建设以后可实现：

　　（1）全面各类档案资料的信息化、自动化、智能化管理，实现数据资料的高度共享。

　　（2）实现动态信息流转，各部门可随时查阅本部门需要的信息。

　　（3）实现实时公文归档的完整审核，提高公文归档质量。

　　（4）实现与其它信息系统的数据共享的接口。

　　（5）实现可回溯的数据统计功能，每个数据的来源及组成情况可即时展现，确保数据审核的高效率。

　　（6）智能搜索分析。

　　案数字化加工服务分为两项工作。一是将未归档已结案的案卷扫描成电子卷宗，二是将已归档的扫描形成的电子卷宗存档，便于日后当事人及律师等在电子档案查询终端提取查阅。

　　可见步骤

　　书记员整理纸质卷宗

　　移交纸质卷宗

　　拆解纸质卷宗

　　扫描纸质卷宗

　　信息录入与审核

　　装订归档

　　电子档案录入工作的开展，实现了诉讼档案电子化借阅、数字化管理，简化了卷宗的借阅、归还环节，大大降低了卷宗损毁、涂改、丢失的风险，为提高法院工作效率、促进司法公开、提升司法公信力提供了可靠的系统保障。