高校档案信息化的意义

　　高校档案信息化的意义是直接记录和反映高校日常教学及教学管理过程中形成的、具有保存价值的文件资料的总称。教学档案分为十几个不同类别，每一类别又包含若干方面，种类庞杂但又不可或缺。随着高校的扩招，高校二级学院教学规模越来越大，产生了数量庞大的教学档案，只有改变教学档案管理模式，实现教学档案的信息化管理，才能满足当前教学管理工作实际和学校、学院发展的需求。教学档案信息化管理是利用数据技术、信息技术以及网络技术，将纸质档案及其他载体的档案转换为电子版资源，再利用计算机对其进行信息化管理和利用。

　　高校档案信息化的意义

　　01、教学档案信息化管理的意义

　　教育信息化不仅体现在教育教学过程的信息化，应涵盖教育教学的各个环节，其中包括教学档案管理的信息化。在大数据时代背景下，将信息技术手段与教学档案管理深度融合，实现教学档案管理信息化，是时代发展的必然，无论是对学院还是学校而言都具有重大意义。

　　1.1提高教学档案管理人员的工作效率

　　教学档案包括培养方案、教学大纲、教学日志、听课记录表、教学会议记录、试卷、成绩登记表、实习报告、毕业论文、教师以及学生获奖证书等材料。其中，有纸质材料、电子材料(包括电子文档、电子表格、PPT、、视频、音频等)，如果能将所有纸质材料进行数字化处理，并按照一定的存储和命名规则将之进行存储、管理及利用，既打破了存储和使用在时间、空间上的局限，为调取和查看提供便利，又节省了教学档案管理的时间和成本，进而实现教学档案管理效率和质量的提升。

　　1.2为教学资源共享提供环境

　　教学档案存储入档的目的是为后续的教学活动提供借鉴。因此，教学档案的服务领域不应只局限于教学管理者，还应面向学生、教师、学校甚至面向社会开放，从而扩大教学档案的功能范围，拓展教学管理的应用价值。就目前来看，很多教学档案的存储和管理存在不集中、不系统、不完整的情况，而且大都是直接将纸质文档进行存储，不仅占用大量存储空间，也不便于查阅和共享，同时还存在遗失的风险。

　　1.3为检查、考核及评估提供数据支撑

　　每年学院要接受来自教育部、教育厅以及校内的各类考核和评估，包括：教育部例行的本科教学合格评估和审核评估等；教育厅对省内各高校本科专业要实施随机抽查评估等；学校层面开展的有教学档案检查、岗位绩效考核、目标考核、本科教学年度考核、教学专项评估以及每年一度的贡献度数据采集等。频繁、密集的考核评估需要强大的数据提供支撑，其中涉及大量的教学档案。教学档案是否丰富、全面、完整、系统、高质量直接影响考核和评估的结果。

　　1.4以满足创建智慧校园、数字化校园的需求

　　智慧校园、数字化校园是现今各大学校力争实现的目标。教务、教学、学术及科研等形成的海量教学档案的信息化管理则是建设智慧校园、数字化校园的重要环节。

　　1.5为数据的开发利用建立基础

　　存储的第一手原始纸质材料，只承载了一些初级的信息，需要加工成系统的、主题突出的、适合的成果资料，才能充分发挥其价值。如果能将期末试卷及相关表格、教学日历、听课记录表、教学会议记录等纸质档案进行数字化、信息化处理，一方面可以规避材料遗失后造成的损失；另一方面可以将这一部分材料进行深入的筛选和挖掘，将“死档案”变成“活信息”，进一步提炼教学档案中的有用信息。

　　02、当前教学档案信息化管理的现状

　　目前，大多数高校二级学院教学档案管理主要有学院统一集中式管理和学院内各专业团队分散式管理两种模式。以贵州大学外国语学院教学档案管理为例，主要采取学院统一集中式管理模式。教学档案管理的职责主要由教学科工作人员承担。教学档案主要分为纸质档案和电子档案，纸质档案包括学生实习报告、毕业论文、教学例会记录、领导以及督导组听课记录、教学日历、考场记录表、学生登记表、试卷审核表、教师出题明细表、期末考试试卷及答题纸等；电子档案主要包括学生学籍信息、成绩单、教师学生申报项目以及竞赛的名单汇总表等。在进行教学档案管理的过程中，发现主要存在以下问题：

　　2.1教学档案管理缺乏规范性

　　一方面，管理教学档案的工作人员专业素养不高，缺乏档案管理的专业知识；另一方面，未专门出台关于教学档案管理的归档范围、类别划分、整理要求、立卷规则、存储形式和保存年限等的规范性文件。所有纸质档案以及电子档案的命名、目录编排仅按照教学科人员个人的理解进行操作。因此，教学档案管理人员的管理水平有待提高，管理方法有待改进，规范性有待加强。

　　2.2档案内容整体性弱

　　我院教学科总共有3位工作人员，各自承担的主要工作分工较为明确，职责范围明晰，同时各自负责保管各自的工作及相应板块的文档资料，在考核或评估时，教师将各自手中的文档进行整理和综合，再统一进行汇总。这种粗放的档案管理模式导致不同类型、不同种类的教学档案很难集中到一起，不仅不利于统一保管，还不利于调取和利用。

　　2.3档案数字化管理不足

　　教学档案中，电子档案材料不多，绝大部分是纸质材料。而工作人员主动运用信息技术处理教学档案的能力不足，不能快速、有效地将纸质材料转变为电子档案材料，档案数字化管理较为欠缺。

　　2.4档案再开发利用率低

　　由于大部分教学档案还是纸质材料，未将其变为可进一步开发利用的电子档案材料，也没有进一步对现有的电子档案材料深度挖掘，导致教学档案再开发利用率低。

　　03、高校二级学院档案管理改进策略

　　教学档案信息化管理不仅是教学信息化管理的重要环节，也是衡量一个学校是否实现教育信息化的重要指标。教学档案信息化管理主要业务流程包括数据收集、数据管理以及数据利用。因此，要改革教学档案管理的旧模式，实现教学档案的信息化管理，应主要从人员、制度、软硬件设备、管理流程及安全等几个方面着手。

　　3.1确保教学档案信息化管理人员和制度到位

　　3.1.1转变意识上下联动开展教学档案信息化管理实现高校二级学院教学档案信息化管理，既要转变档案管理人员的意识，更关键的是要让领导意识到此举的重要性。领导的重视程度，直接影响教学档案信息化管理工作的具体推进与实施。

　　3.1.2落实制度形成教学档案信息化管理长效机制“没有规矩，不成方圆”，制度是措施得以长久施行的保证。学院应制订档案管理相关规章制度，以确保档案信息化得以真正落实，包括落实相关档案标签、命名、存储等具体操作标准，使档案信息化管理更加规范化。

　　3.1.3提升管理人员专业素养保持档案信息化管理的活力

　　教学档案的信息化管理与原有的管理模式相比，需要更强的管理技术和更专业的管理队伍作为保障。我院教学科工作人员并非档案管理等专业背景出身，缺乏档案管理的专业知识，导致档案管理过程缺乏科学性、规范性。只有引进专业的档案管理人员承担教学档案管理工作或者对档案管理人员进行专业、系统的培训，才有可能让档案信息化管理得以高效、持续地进行。

　　3.1.4夯实教学档案信息化管理设备基础

　　学院应加大投入，为教学档案数字化存储提供必要的支撑设备、足够的存储空间和良好的存放环境。如高速扫描仪、相机等必要的数据采集设备；存储器、硬盘等存储设备，服务器、交换机等网络设备，以及数字化加工、档案管理等软件系统。

　　3.2优化档案信息化管理流程

　　在对纸质材料进行扫描读取时，一定要保证扫描图像清晰、完整；如果扫描图像文件，需要利用专门的软件和人工进行处理，将扫描后的教学档案信息进行检查、纠偏、去污、裁边、文字识别处理，以提高教学档案信息化质量。在对图像资料进行存储时，首先应根据图像存储格式，按照教学档案特点采用“1份文件1个档案号”的形式，将处理的数字化档案进行存储；其次将所有文档资料进行建库，建库时应注

　　意建立数据格式，直接或间接利用XML文档建立教学档案数据交换目录索引数据库；最后要将教学档案数字化所形成的目录数据库、图像数据库，利用网络技术及时将其加载至数据服务器终端，实现所有教学档案目录的检索调阅，即数据挂接。

　　3.3强化数据库建设

　　教学档案数据库建设是实现教学档案信息化管理的基础和核心。其主要是将教学档案信息化的数据信息结合学院及学校教学档案管理目标要求，整合成数据集合。具体而言，主要由全文数据库和目录数据库两部分组成。其中，全文数据库是将已经整理好的教学档案利用OCR等文字识别技术将电子文件全文录入专门的数据库，以实现后期教学档案查询利用时的内容检索，这也是高校教学档案信息化建设的更高目标；目录数据库是将教学档案中的卷内目录、案卷目录中的年度、题名、档案号、保管期限、形成日期、主题词等基本要素全部录入数据库中，为后期档案目录检索、档案查询奠定基础。

　　3.4保障档案管理安全

　　3.4.1管理员自身的安全意识

　　教学档案信息化管理要完善教学档案信息化安全管理机制，加强日常安全监督检查，提升档案工作人员的安全意识、责任意识。

　　3.4.2软硬件安全

　　教学档案信息化管理重点是要做好软硬件安全管理。因此，需要联合学院及学校内部的计算机专业人员，积极做好设备故障、损害以及载体破坏的预防性措施；同时做好教学档案信息化备案，主动应用数据备份及档案数据信息的恢复机制，做好教学档案的数据维护和备份工作。

　　3.4.3避免数据非法访问

　　在教学档案信息化建设及管理应用过程中，要明确各人员的不同职责，通过签订保密协议，制订具体的奖惩措施，确保教学档案的安全性、保密性，杜绝教学档案被非法查阅和调取。此外，要加强信息化档案应用系统的安全管理，筑牢安全屏障，如利用多级权限设置及密码管理等，避免教学档案数据的非法访问、篡改及破坏。

　　04、结语

　　高校二级学院教学档案管理工作是学校、学院管理的重要组成部分，教学档案管理水平是衡量学校教学管理水平的重要标志。鉴于此，相关人员应加强重视并积极推进高校二级学院教学档案的信息化建设与管理，推动学院及学校教学管理工作的健康发展。