中大型档案管理企业

　　随着企业的发展，大型机械设备、大型精密仪器进人各企业单位。设备仪器档案在设备管理工作中的重要作用尤为突出，中大型档案管理企业加强对设备仪器档案的收集、整理、鉴定、保管等工作进行必要的研究和探讨，根据设备仪器档案管理特点来阐述其管理原则和方法，也许更具有针对性和实用性。

　　中大型档案管理企业

　　一、设备仪器档案管理的特点

　　1.设备仪器档案管理的动态性特点，在设备转移或报废之前，设备仪器档案随着设备本身的变化而变化，在设备转移或报废之前，设备仪器档案始终处在一种不确定状态中。例如：一台设备在使用过程中，必然要形成使用、检修纪录、更新、改造图纸等。只要这台设备还在使用过程中，它就要不断地产生新的文件材料，直到设备的使用期结束，设备仪器档案才停止。

　　设备管理要求对设备进行全过程管理。一台设备从购置、安装到转移、报废，要实行全过程的跟踪管理。设备仪器档案管理也必须符合这一要求。因为：第一，设备仪器档案形成单位不同，也就是来源不同。例如，一台机械设备，随机资料(装箱单、说明书、易损零部件图等)是生产厂家提供的：购置合同、计划及开箱验收单是企业设备管理部门形成的：而维修纪录、改造图纸又是由车间或设计部门产生的。设备仪器档案的载体形式不同，它们后期形成的档案内容也就不同。在某个具体设备仪器的档案的保管单位内，其中有文字纪录(如购置报告、批复、使用说明书等)、图纸(如原理图、结构图、安装图、易损零部件图)、表格(如维修记录、月报表、年报表)以及光盘等，没有统一的模式，也不可能做出统一的规定。所以，档案管理人员只有了解和掌握设备使用和变化的全过程，抓住重点，才能有的放矢地做好设备仪器档案管理工作。

　　2.综合性特点

　　企业设备仪器管理的主要任务是对设备仪器进行综合管理。设备仪器档案也是设备仪器综合管理的内容之一，所以设备仪器档案在管理上也具有综合性的特点。

　　(1)它表现为阶段的综合性特点。按照设备管理的工作流程，设备从选购到报废可分为四个阶段；第一阶段是设备的规划、选购及安装调试阶段；第二阶段是设备使用和维护阶段；第三阶段是设备检修阶段；第四个阶段是设备的改造与更新阶段。这四个阶段是交替出现的，特别是一些老企业，需要不断地更新设备，这种阶段性表现更加明显。

　　(2)它表现为部门的综合性特点，在一个企业内，设备仪器管理工作涉及到许多部门，实行综合性管理，才能有效地保持设备的完好率。要坚持设计、制造与使用相结合，维护与计划检修相结合，修理、改造与更新相结合，专业管理与群众相结合，技术管理与经济管理相结合。

　　3.多样性特点。

　　(1)按设备的来源区分：分为自制设备和外购设备(国内、引进设备)。自制设备是各单位根据本身生产工艺或科研、试验的特殊需要而自行设计、研制的；外购设备则是各单位从国内市场或国外市场上购买来的。

　　(2)按设备的行业特点区分：分为机械动力类设备，其特点是以单机形式存在，独立承担生产过程中某一种作用的设备；与基建相联系的轻化工设备，其特点是生产工艺连续性强，任何一个生产环节都不能中断；仪器仪表设备，这主是用于检测、检修、计量和试验等方面工作。

　　(3)按设备的重要程度区分；机械行业分为精、大、稀设备和一般设备，建筑行业分为主要生产设备和辅助生产设备。

　　(4)按设备的使用大大性质区分：分为通用设备和专用设备。前者是指在某个行业中都能使用的、标准化程度较高的设备；后者是指只能在某个行业或某个生产环节上使用、专业性较强的特种设备。

　　二、管好设备仪器档案必须做好四项工作

　　1.设备档案的收集工作

　　(1)设备的规划、选购阶段。新增设备规划，就是根据生产工作发展的需要，在考虑提高现有设备利用率、对设备进行技术改造等措施后，还需要增加设备的计划。使用部门必须向有关计划部门提出申请，填报“新增设备购置申请单”，大型设备引进设备管理、器材供应、编制设备购置年度计划，器材供应部门认真进行采购。

　　这一阶段形成的设备文件材料主要有：新增设备购置申请单、论证报告、设备造型报告、订货合同、到货通知单、提货单、报关单(进口设备)、发票和运单。

　　(2)设备开箱及安装调试阶段。新增设备到现场后，器材供应部门负责通知设备管理部门、有关计划部门、质量管理部门、档案馆(室)等(引进设备还须邀请国家离检局)共同开箱验收，然后进行安装调试，调试由用户、安装单位、使用部门、职能部门共同进行。该阶段形成的设备文件材料有：设备验收单、装箱单、说明书、使用手册、安装调试记录、商检证书、设备原理图、线路图、维修保养说明书。

　　(3)设备使用、维护、检修阶段。该阶段形成的设备文件材料有：设备使用记录、维修记录、技术改造纪录等。

　　(4)设备报废处理阶段。凡列人固定资产的设备，必须经有关部门批准后才能报废。该阶段形成的的设备材料有：设备报废申请表、设备报废鉴定与审批材料、设备报废处理移交单等。

　　2.设备仪器档案的整理工作

　　(1)分类要科学。分类必须符合本单位的生产、工作性质与特点：根据本单位生产规模的大小，主要生产设备的多少，以及本企业的体制结构，灵活地选择合适的分类方法。简单地、机械地搬用别单位的现成分类方法是不适宜的。

　　(2)组卷要遵循设备文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系，便于档案保管利用。与设备关系密切的管理文件材料，如设备管理工作计划、总结、指标考核、设备转让、固定资产折旧管理以及其他综合性文件材料，应列人设备类中组卷。设备维修中形成的文件材料单独组卷，外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。

　　(3)案卷和案卷内文件材料的排列应有机联系。设备类案卷可按设备依据材料、外购设备开箱验收(自制设备的设计、制造、验收)，设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。案卷内文件材料排列要求文字材料在前、图样在后。

　　3.设备档案的鉴定工作

　　设备档案的鉴定工作就是甄别档案的保存价值，挑选有价值的档案继续保存，剔除无需保存的档案予以销毁。设备档案的价值，首先在于客观地、具体地反映着某一历史阶段，社会生产力三要素之一——劳动工具的规模、结构，技术水平。反应这一状况的程度，决定了设备档案保存价值的大小。利用需要决定着档案的保存价值。鉴定档案要根据每份或每组文件的具体情况，分析文件载体上所表现内容的重要性、有效性完整性，科学地判定档案的价值，确定其保管期限。

　　4.设备档案的保管工作

　　存在档案的柜架，本着自左至右，自上至下的原则，整齐系统地摆放在库房内。通过的方向，应与自然采光或人工采光的方向相一致。要建立必要的档案保管制度，例如，安全管理制度、档案借阅制度、保密制度等。