文书档案整理方案

　　文书档案整理方案是单位在行政管理、经营管理、生产管理和党群管理活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、方案、函、会议纪要、计划和总结等。载体形式主要有纸质文件、电子文件、信息系统数据等。

　　文书档案整理方案

　　01分类

　　归档文件采用年度—分类号—保管期限进行分类，同一全宗应保持分类方案的稳定。

　　02排列

　　归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。正本在前，定稿在后；正文在前,附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前,来文在后。内容紧密相关的，应集中排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　03装订

　　1、归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。归档文件目录按照年度、保管期限、机构（问题）装订成册。装订成册的文件目录，应编制封面。

　　2、归档文件应按件装订。归档纸质文件必须用文件归档专用不锈钢钉或者棉线在左侧装订。装订时，应采用单孔直角装订或三孔一线装订法（单份文件厚度超过1cm的）。

　　04编号

　　归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页右上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、机构或问题（分类号）、保管期限、件号、页数等必备项。

　　（1）全宗号：全宗号填写必须保持完整性，不可省略。

　　（2）年度：填写文件最终形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2020。

　　（3）分类号：填写分类方案确定的分类号。

　　（4）保管期限：填写Y、30、10，分别代表永久、30年、10年。

　　（5）件号：填写文件的排列顺序号。

　　件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“0001”开始标注。

　　（6）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有效图文的页面为一页。

　　05电脑著录

　　1.著录项目主要包括

　　（1）件号：填写文件的排列顺序号。

　　（2）责任者：填写制发文件的单位或部门，即文件的发文单位或落款名称。不得填写经办人。

　　（3）文件编号：填写文件自带的编号。

　　（4）文件题名：文件标题。没有标题、标题无法区分同名文件或标题没有概括文件主要内容的，应自拟标题，外加“［］”号，附于原题名之后。

　　（5）日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如：20200428。无法确定准确日期，可填写年月或年，如：202004或2020。

　　（6）页数：每一件归档文件的页数，以有效内容的页面为一页。各类信息系统归档数据、电子文件等不需填写页数。

　　（7）备注：应填写注释文件需说明的情况。信息系统数据应填写数据来源。

　　（8）载体类型：分为电子文件、纸质文件、电子文件和纸质文件。

　　（9）密级：分为内部公开、普通商密和核心商密。

　　2.在分类方案的最低一级类目内，应确保一个季度内纸质文件的件号相对集中、连续。如有多人整理，应先编制临时件号，再由公司档案管理员汇总和重新编制件号，最后正式填写件号。正式件号填写完成，不得出现漏、断号现象。

　　06装盒

　　1.将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、归档文件目录、盒脊及备考表项目。不同全宗号、年度、保管期限、分类号的归档文件，应分别装盒。

　　2.档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)。

　　3.档案盒脊背设置全宗号、年度、保管期限、机构问题（填写分类号）、起止件号等必备项。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接。

　　4.备考表

　　（1）备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

　　（2）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁、复制件等情况。

　　（3）整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名。

　　（4）检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

　　（5）日期：填写归档文件整理完毕的日期。

　　07归档文件目录

　　归档文件目录填写完整，序号、档号、责任者、题名、日期、密级、页数为必填项，文号及备注有则填写。表格采用A4幅面，页面宜横向设置。