钟祥市档案整理服务公司

　　钟祥市档案整理服务公司：社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。钟祥市档案整理服务公司档案整理步骤包括收集、组件、分类、排列、编件号、编页码、填写归档章、填写备考表并装盒、编目、装订、入库排架等几个步骤。档案整理就是对零乱的和需要进一步条理化的档案,进行分类、组合、排列和编目,以达到系统化、有序化的过程。

　　档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与科室利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；一是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。

　　维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；二是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。

　　钟祥市档案整理服务公司

　　一、档案整理概述

　　档案整理，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和编目，使之有序化的过程。

　　（一）档案整理的类型档案整理可以分为三种类型：系统排列和编目、局部调整和全过程整理。

　　（二）档案整理的内容和步骤

　　档案整理的内容，包括系统化和编目两部分。档案整理工作的主要步骤有：区分全宗-全宗内档案的分类--立卷（组件）--案卷（件）的排列--档号的编制--案卷目录（归档文件目录）的编制。

　　（三）档案整理的原则

　　按照档案的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用。所谓文件之间的历史联系，是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面。

　　二、全宗

　　（一）全宗的概念

　　全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。全宗的基本含义有三方面：全宗是一个有机整体；全宗是在一定的历史活动中形成的；全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。

　　（二）立档单位及其构成条件

　　立档单位，又称全宗构成者，是指形成全宗的单位或个人。立档单位的构成条件：可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文；是一个会计单位或经济核算单位，独立编制预算；设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。

　　（三）立档单位变化对全宗划分的影响

　　１、政权更迭的全宗处理；

　　２、立档单位职能发生根本性变化的全宗处理；

　　３、立档单位其他变化情况的全宗处理。

　　（四）全宗的补充形式

　　全宗的补充形式。主要有：联合全宗；汇集全宗；档案汇集。

　　（五）判定档案所属全宗

　　判定档案所属全宗，关键是确定档案的形成者，具体分发文、收文和内部文件三种情况。

　　三、全宗内档案的分类

　　（一）分类的基本要求客观性；逻辑性；可操作性。

　　（二）分类方法

　　档案分类法，是具体划分全宗内档案异同点的标准和根据，归纳起来有按来源分类、按时间分类、按内容分类和按形式分类等类型。

　　（三）分类方案的编制

　　１、机关全宗分类方案的编制机关档案分类方案中，第一层次的分类一般采用门类分类法，将全部档案分为文书类、业务（专门）类、科技类、会计类、特殊载体类等类目，每个一级类目再根据其档案的特点，划分二、三级类目。

　　２、企业全宗分类方案的编制

　　工业企业档案分类一般设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

　　四、档号和目录的编制

　　（一）档号编制原则

　　档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号的编制应遵循以下原则：唯一性原则；合理性原则；稳定性原则；扩充性原则；简单性原则。

　　（二）档号的结构

　　分为三种：第一种结构为：全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号。第二种结构为：全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号。第三种结构为：类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号。

　　（三）档号的编制方法

　　全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、年度、保管期限、组织机构或问题、件号、页（张）号的编制方法。

　　（四）目录的编制编制目录是整理工作的最后一步。立卷整理应编制案卷目录，组件整理应编制归档文件目录。