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岳阳档案整理服务公司

时间:2022-08-29 作者:中博奥 来源:网络 点击量:

  岳阳档案整理服务公司:为进一步提高档案管理水平,确保档案资料得到安全保管、合理保存和有效利用,更好地为档案管理工作提供便利。近日,民乐县六坝林场积极开展档案整理工作,场区领导高度重视档案整理工作,并将归档文件材料整理工作列入近期工作重点,明确具体负责人,并配专人配合档案室工作,做到专人负责、组织到位,确保档案整理工作按时按质按量高效完成。

  整理工作严格按照档案分类相关要求和标准展开,对每一份材料进行认真分析,根据归档文件材料的保存价值,分别确定保管期限,逐一进行分类整理、装订成册、编号归档,做到陈列规范,方便查找。

  目前,民乐县六坝林场已阶段性完成档案整理工作,将进一步夯实档案管理基础,探索推进档案信息化管理,逐步建立档案网络管理模式,促进场部档案管理现代化。

岳阳档案整理服务公司

  岳阳档案整理服务公司以“件”为单位进行文书档案整理,是对以“卷”为单位整理档案工作的延续,以“件”为单位整理的前提是适应办公自动化环境下文件归档整理工作需要。

  件,是指因某一事由而直接形成的单份文件的计量单位,它有以下特点:

  形成是自然的;

  形式是单个独立成册的(实体上装订在一起,编目时体现为一条目录);

  效用是独立可用的;

  是文件归档时的基本保管单位;

  01、按“件”装订

  一般情况以自然形成的每份文件,为一件。

  特殊情况

  正文与定稿,为一件;原件与复制件,为一件

  正文与附件,为一件;转发文与被转发文,为一件

  式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单(如每周安排、统计表、介绍信等),可以装订在一起作为一件

  正文与文件处理单,为一件

  正文与发文稿纸,为一件

  来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函),原则上各为一件,也可合为一件;

  会议记录和会议纪要,原则上各为一件;

  一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话新闻报道稿等文件各为一件;

  归档前已自然成本(册)的会议记录本、各种簿册(名册、图册等),按其固有的装订方式,每本(册)各为一件;

  重要文件须保留历次修改稿的,正文与历次修改稿各为一件

  装订前调整

  整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。

  例如不能有热敏纸,不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。

  装订前的整修内容主要有修裱、复制、去除易锈金属物、大纸张折叠。

  装订顺序

  正本在前,定稿在后;

  正文在前,附件在后;

  原件在前,复制件在后;

  转发文在前,被转发文在后;

  复文在前,来文在后;

  中文版本在前,其它文种版本在后;

  发文稿纸在前,正文在后;

  文件处理单在前,正文在后;

  02、分类

  按年度分类:

  (1)以每年1月1日至12月31日为一个自然年度

  (2)跨年度形成文件的处理;

  请示与批复,放在复文年;

  规划放在针对的第一年;

  总结、决算、报表,放在针对的最后一年;

  会议文件,放在开幕年;

  一两个内容文件,归入主要内容针对的年度;

  按组织机构分类:

  (1)按单位内部组织机构将归档文件分类,组织机构按党、政、工、团顺序排列,综合性机构在前,专业职能部门列后。

  (2)跨部门形成文件的处理

  业务部门起草单位名义发文,归综合部门一联合办理文件,归主办部门;

  单位名义召开综合性会议文件,归综合部门;

  参加上级会议文件,全局性归办公部门,业务性归业务部门;

  领导人兼任职务文件,分别归有关部门或企业;

  03、排列

  归档文件分类后,遵循“事由原则”为主,参考时间和重要程度等因素进行排列。

  ①不同保管期限的文件,需分别排列。

  ②不同机构(问题)的文件,按分类方案设置的机构(问题)序列排列。

  同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列;

  事由之间,按事由办结时间的先后顺序随办随归。

  会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起。

  ④因故未及时归档的零散文件,在整理时可以排在文件形成年度的相应保管期限最后,并在备考表中说明。

  04、编号

  05、编目(归档文件目录)

  依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

  它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。

  06、装盒

  将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,数量适度并填写档案盒封面、盒脊和备考表。

  注:不同年度、不同保管期限的文件,不宜装入同一档案盒内;同一年度、同一保管期限但不同机构(问题)的归档文件可放入同一盒中;

  07、排架

  归档文件装盒后,上架排列应与本单位归档文件分类方案一致,盒脊朝外,便于实体管理。

  一般先按保管期限、再按年度、机构或问题排列,具体排列顺序根据分类方案。

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