会计档案怎么整理

　　会计档案怎么整理？会计档案的整理装订，是指会计年度终了后对会计资料进行整理，立卷的一项工作。会计档案的整理装订有一定的要求和方法，首先要进行会计凭证的整理，会计凭证的归档，会计账本的整理，会计报表的整理，其他会计资料的整理，按规范整理好后，按照有关标准装订成册。

　　对会计档案进行整理是会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档案的前提，会计机构和会计人员必须认真对待，努力做好。

　　（1）会计凭证的整理。

　　会计凭证是会计档案的重要组成部分。

　　《会计基础工作规范》对会计凭证的整理、装订、保管都有明确的要求。

　　会计凭证要做到装订整齐、完整、牢固，妥善保管，便于查阅。

　　?整理会计凭证，首先，要把所有应归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证分类。

　　记账凭证一般分为现金收、付款凭证，银行收、付款凭证，转账凭证，共三类五种。

　　根据不同的种类，按时间或按顺序号逐张排放好。

　　其次，整理记账凭证的附件，剔除不属于会计档案范围和没有必要归档的一些资料，补充遗漏的必不可少的核算资料。

　　再次，清除订书针、曲别针等金属物。

　　最后，将记账凭证按适当厚度分成若干本。

　　将会计凭证整理好后，应按照有关规定的要求，认真做好会计凭证的装订工作。

　　（2）会计凭证的归档。

　　首先，要认真填好会计凭证的封面。

　　封面各记事栏是事后查账和查证有关事项的最基础的索引和凭证。

　　其次，填好卷脊上的项目。

　　卷脊上一般应写上×年×月凭证和案卷号。

　　再次，将装订好的凭证入盒，由专人负责保管。

　　（3）会计账簿的整理。

　　年度终了，各种账簿（包括仓库的材料、产成品或商品的明细分类账）在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一整理。

　　首先，将活页账按页码顺序排好，加封面后装订成本。

　　然后，将各种账簿按照会计科目顺序排列，据以逐本登记会计档案（会计账簿）封面。

　　会计账簿封面的有关内容要写全。

　　（4）会计报表的整理。

　　会计报表一般在年度终了后，由专人（一般是主管报表的人员或财会机构负责人）统一收集、整理、装订，并立卷归档。

　　平时，月（季）度报表，由主管人员负责保存。

　　年终，将全年会计报表，按时间顺序整理装订成册，登记会计档案（会计报表）目录，逐项写明报表名称、页数、归档日期等。

　　经会计机构负责人审核、盖章后，由主管报表人员负责装盒归档。

　　（5）其他会计资料的整理。

　　其他财会资料，包括年（季）度成本、利润计划、月度财务收支计划、经济活动分析报告、工资计算表及一些重要的经济合同，也应随同正式会计档案进行收集整理。

　　但是，这部分资料不全部移交档案部门，有的在一个相当长时间内，由财会部门保存。

　　这就需要认真筛选，把收集起来的这些资料，逐件进行鉴别，将需移交档案部门保管存放的，按要求另行组卷装订，而后移交档案部门。

　　会计档案的整理要规范化。

　　封面、盒、袋要按统一的尺寸、规格制作，卷脊、封面的内容要按统一的项目印制、填写。

　　要做到收集按范围，整理按规范，装订按标准。

　　会计档案整理的内容及步骤

　　第一是定规则，第二是分类，第三是编号。当然也要考虑单位规模、档案多少等因素，确定会计档案管理的规则。综合会计档案的专业属性和管理实践，8步既可规范管理好会计档案。

　　给会计档案分类及编码。

　　(1)会计档案一般分为：会计凭证、会计帐簿、财务报告、其它。(2)会计档案编码示例：①会计凭证J1

　　②会计帐簿J2③财务报告J3④其它J4

　　给会计档案分年度。分类后按年度分档案。

　　确定会计档案保管期限。根据会计档案管理的专业要求，确定会计档案的保管期限。如附图。①会计凭证J1②会计帐簿J2③财务报告J3④其它J4

　　排列会计档案案卷。在一个类别的会计档案内，按年度、保管期限将档案顺序排列。

　　填写会计档案内容。(1)全宗号：档案馆指定的归档单位编号。这个看情况，许多单位不需要这个。(2)目录号：目录的编号。(3)案卷号：案卷的顺序号，案卷内，不能重复。

　　制作会计档案目录。

　　目录应包含：序号、类别、档案标题、起止时间、保管期限、卷内页数、备注。

　　打印会计档案目录。

　　将目录打印出来，一式三份。

　　会计档案归档。

　　档案整理完毕，装入档案盒，填写档案盒封面和背脊。填写《会计档案移交清册》，移交单位档案管理部门管理。

　　会计档案怎么整理资料

　　(一)会计档案的分类

　　会计档案常用的分类方法主要有如下几种：

　　1.年度—类别—保管期限分类法

　　首先将不同年度的会计档案区分开,然后把同一年度的会计档案分为财务报告(报表)、账簿、凭证三大类,最后按不同的保管期限分别组成保管单位进行排列,一年编一个流水号。这种分类方法适用于只有一种会计类型的单位采用,如单位预算会计。其优点是简便易行,便于查找利用。

　　2.年度—保管期限—组织机构—类别分类法

　　首先把一个年度内形成的会计档案按保管期限初步分类,相同保管期限的会计档案再按组织机构分类。然后在每个组织机构内按报表、账簿、凭证分别组成保管单位。这种分类方法适用于财政部门的总预算会计,其优点是能清楚反映会计档案形成的部门,体现了一个单位会计档案的完整性。

　　3.年度—会计类型—类别分类法

　　先把一个会计年度内的会计档案按会计档案类型如税收会计、经费会计等分类,然后将同一会计类型的档案分成报表、账簿、凭证分别进行排列。这种分类方法适用于税收机关,其优点是能反映不同性质会计活动的内在联系,体现了全宗内会计档案的系统性。

　　(二)会计材料的立卷及案卷格式

　　各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。会计档案的立卷,应遵循会计档案的形成规律,保持其内在联系,将会计凭证、会计账簿和会计报表分别组卷。

　　1.会计凭证的立卷

　　会计凭证种类多,数量大,当会计凭证的内容被登记到会计账簿上后,应每月将记账凭证连同所附的原始凭证,按其编号顺序立卷,并根据数量多少装订一册或若干册。每册会计凭证为一个保管单位。

　　采用收款凭证、付款凭证、转账凭证的单位,可将其分别编号成册。某些具有重要价值的原始凭证,如经济合同、涉外凭证等,可以单独装订成册,但应在有关记账凭证上注明,以便日后查考。

　　2008年发布的行业标准《会计档案案卷格式》(DA/T39-2008)规定了会计档案卷盒及其有关表格的项目设置、规格和质量要求。会计凭证的封面项目包括：单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记账凭证起止号、记账凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注。各项目的具体位置、尺寸见图。

　　会计凭证封面格式

　　2.会计账簿的立卷

　　会计账簿通常在年终结账或决算后立卷,整理时对订本账要保持原来面目,不拆去空白页,只需填好账簿启用表,并在账皮上贴上账簿封面卡片即可。对于活页账和卡片账,在整理时应去

　　掉空白页,前面加账簿封面,后面加备考表,编好页码,装订成册。

　　账簿启用及接交表的正面项目包括单位名称、账簿名称及编号、账簿页数、账簿起止日期、经管人员、接交记录、备注、档号、贴印花税。各项目具体位置、尺寸见图。账簿启用及接交表背面项目包括科目名称和页次。

　　账簿启用及接交表正面格式

　　3.会计报表的立卷

　　会计报表的立卷在年度决算之后,可按年报、季报、月报分别整理立卷。除此之外,还可按会计报表所反映的经济内容分别立卷,例如,企业单位的会计报表内容可分为：

　　(1)反映资金来源和运用情况的会计报表,如资金平衡表、专用资金明细表、资金活动情况表等。

　　(2)反映经营活动过程中成本和费用支出情况的会计报表,如产品成本计算表、经费支出明细表、商品流通费用表等。

　　(3)反映经营过程中的收入和财务成果的会计报表,如企业利润表等。

　　会计报表常会附随一些对报表进行分析和说明的文字材料,如财务情况说明书、上级主管部门审核批复意见等,这些文字材料是报表的重要组成部分,整理时应一起组卷,以保持它们在内容上的密切联系。

　　会计材料的立卷工作由财会部门的会计人员负责,档案部门接收时只需对立好的案卷进行检查,对案卷封面上的项目没有填清添全的,要由会计部门的经办人补填,对于破损、缺页、装订不牢的案卷,应由财会部门有关人员负责修补和重新装订,对不符合要求的会计档案不予接收。

　　档案部门对接收来的案卷,应在原封面上加盖档号戳记,并按报表、账簿、凭证依次排列。为了固定会计档案立卷的结果,使之系统化,还需要进行案卷的编目工作。主要包括拟制案卷题名、填写卷内目录、案卷封面,填备考表。

　　(三)会计档案案卷的排列、编号与案卷目录的编制

　　1.会计档案案卷的排列方法

　　与会计档案的分类体系一致,会计档案案卷的排列方法主要有以下三种：

　　(1)年度—类别—保管期限。

　　(2)年度—保管期限—组织机构—类别。

　　(3)年度—会计类型—类别。

　　2.会计档案的编号

　　会计档案的编号是对会计档案经过分类、立卷、排列之后的最终次序给出的号码,具有标识和固定会计档案的物理顺序和位置的重要功能,并为会计档案的保管、统计和查找利用提供了便利。会计档案的编号方法因具体对象不同而分为如下三种。

　　(1)会计档案号=会计档案代字(代号或代码)+大类号和属类号+案卷号。这种方法适用于不需要向档案馆移交会计档案单位的会计档案编号。

　　如：会计凭证类案卷的编号为：KJ-3.1-13

　　(2)财会档案号=年度号+财会档案分类号+案卷号。这种方法适用于高等院校财会档案编号。

　　如：1999CK1.1-7

　　(3)会计档案号=全宗号+目录号或类别号+案卷号。这种方法适用于需要向档案馆移交会计档案的立档单位会计档案号。

　　如：A013-3-4

　　3.会计档案案卷目录的编制

　　会计档案案卷目录记录了会计档案整理工作的成果,它既能够反映会计档案的物理位置,又能够在一定程度上揭示会计档案的信息内容,还能够为会计档案的统计工作提供基本依据。

　　会计档案案卷目录是以案卷为单位进行登记编制的,记录和反映案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表,它是一种传统的手工管理工具,又称为“案卷名册”。《会计档案案卷格式》所规定的会计档案案卷目录的项目及编制方法如下：

　　(1)案卷号：根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写。

　　(2)类别：填写该卷会计档案所属的类别,如：“会计凭证类”、“会计账簿类”、“财务报告类”等。

　　(3)题名：题名即案卷题名,主要用于揭示卷内文件的内容。

　　(4)起止时间：该卷档案启用和终止的年月。

　　(5)保管期限：案卷的保管期限一般有永久和定期两种。根据整理会计档案时确定的会计凭证盒或会计档案盒上的保管期限填写。

　　(6)卷内张数：指会计凭证总数、账页总数或财务报告的总张数,根据该卷会计档案的具体张数填写。

　　(7)备注：填写记账凭证起止号或其他需要说明的事项。

　　会计档案案卷目录各个项目的具体位置及尺寸见图。

　　会计档案目录格式

　　会计档案的案卷目录应编制一式四份,其中一份由会计部门保管,其他三份案卷目录在一年后连同会计档案一同移交给本单位的档案室。