天津市会计档案整理服务

　　档案整理是档案管理工作中的关键环节，它对于优化档案管理、提高档案利用效率以及保护档案的价值具有至关重要的作用。在进行档案整理时，需要遵循一系列明确的原则，以确保整理工作的科学性、规范性和有效性。

　　天津市会计档案整理服务

　　1、遵循档案的形成规律

　　档案整理工作的对象是文件材料，形式有文件、图表、照片、磁带等。

　　文件材料随着其形成过程具有特定的规律。整理档案时，必须了解文件材料的产生过程，认知其内在的规律，并尽可能地遵循固有规律。

　　把握文件材料原来的历史联系以及档案形成的规律，你就会发现，为什么说分类的时候不能按照文种分？因为文件内容是不尽相同的。

　　2、充分尊重和利用原有的整理基础

　　（1）充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。

　　（2）在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

　　3、必须保持文件之间有机的历史联系

　　文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容等几个方面。

　　在档案整理过程中，需要保持文件之间的历史联系。

　　来源是指文件是以一定的机关及其内部组织机构为单位，有机地形成的。

　　时间是说每个文件形成者所开展的具体活动，都具有一定的过程和阶段性，从而使文件之间具有自然的时间联系。

　　内容是指文件是单位在履行一定职能的各种活动中，为了开展某项工作或解决某一问题而产生的。

　　4、区分不同价值

　　整理档案时，还要区分文件材料的不同价值，组成不同的保管单位，就是对档案材料划定的存留年限，通常我们所说的永久、定期，定期又分30年和10年两个年限段。

　　5、便于保管和利用

　　档案整理工作的目的是为了便于保管和查找利用档案。

　　而恰当地保持文件之间的联系整理出的档案，就能便于保管和利用，所以它们基本上是一致的。

　　总之，遵循这些档案整理原则能够使档案整理工作更加规范、科学和高效。这不仅有助于保护档案的历史价值和信息资源，也能为档案的利用和服务提供坚实的基础，更好地发挥档案在社会发展和个人工作生活中的重要作用。

　　档案整理步骤

　　在进行档案整理之前，确立清晰的步骤和方法是至关重要的。档案整理不仅有助于保持文件的有序性和可访问性，还能有效管理信息并提高工作效率。以下是一些基本的档案整理步骤，可以帮助您开始整理和管理您的文件。

　　一、组件

　　归档文件一般以每份文件为一件，其中：

　　正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

　　有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。同时应注意件内排列顺序。

　　二、分类

　　立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

　　1、按年度分类

　　将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

　　2、按机构（问题）分类

　　将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法和问题分类法应择一适用，不能同时采用。

　　采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多个部门形成的归档文件，归入文件主办部门。

　　采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

　　3、保管期限分类

　　将文件按划定的保管期限分类。

　　三、排列

　　1、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列；

　　2、同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；

　　3、会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　四、编号

　　归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

　　档号结构宜为：全宗号-档案门类代码-年度-保管期限-机构（问题）代码-件号，上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如"Z109-WS·2011-y-bgs-001"。

　　归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成的归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

　　归档章的组成：全宗号、年度、保管期限、件号、页数作为必备项，机构（问题）作为选择项。

　　五、编目

　　归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细、便于检索。

　　归档文件应逐件编目，设置序号、档号、文号、责任者、提名、日期、密级、页数、备注等项目。

　　归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。

　　归档文件目录除保存电子版外，还应打印装订成册。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）。

　　总之，通过系统化的档案整理步骤，不仅可以节省时间和精力，还能够确保文件的长期保存和易于访问。无论是个人档案、工作档案还是团体档案，良好的整理习惯都是提高效率和组织能力的关键。

　　档案整理注意事项

　　在进行档案整理之前，了解和遵循一些基本的注意事项可以帮助确保整个过程的有效性和成功性。档案整理不仅仅是文件的重新排列，更是信息管理的关键步骤，影响到工作效率和信息安全。以下是一些关键的注意事项：

　　1.目标明确化：

　　在开始整理之前，明确整理档案的目标和目的。这有助于确定需要保留的文件类型、时间范围以及整理后文件的组织结构。

　　2.合法合规性：

　　确保整理过程符合相关法律法规和组织内部的政策要求。特别是对于涉及敏感信息的档案，遵守隐私保护和数据安全的法律要求尤为重要。

　　3.文件分类与标记：

　　在整理过程中，及时对文件进行分类和标记。可以根据文件的内容、日期或重要性来分组，这有助于后续查找和使用时的效率提升。

　　4.数字化处理：

　　考虑将重要的纸质文件进行数字化处理。数字化不仅节省空间，还能增加文件的可访问性和长期保存的稳定性。

　　5.备份与保护：

　　在整理后，及时对重要的数字化文件进行备份，并确保备份文件的安全存放。这样可以防止因意外事件导致文件丢失或损坏的风险。

　　通过遵循以上的注意事项，可以有效地完成档案整理工作，提高工作效率，保护重要信息的安全性。档案整理不仅仅是一个操作性的过程，更是组织和管理信息的重要手段，对于个人和组织来说都具有长期的价值和意义。

　　档案整理意义

　　档案整理是对信息和资料进行系统化整理、分类、保管和管理的过程。在个人、组织和机构层面，档案扮演着记录历史、支持决策、保护权利和传承文化的重要角色。随着信息量的增加和数据的多样化，有效的档案管理变得尤为关键。

　　一、提高经济效益过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　二、提高办公效率数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。

　　与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增强档案原件保护将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

　　综上所述，档案整理不仅是对过去经验的尊重和总结，也是对未来发展的重要支持。在个人层面，良好的档案整理可以帮助我们回顾成长历程，理清个人发展轨迹；在组织和社会层面，它为决策者提供了可靠的历史依据和数据支持。总之，档案整理的意义在于通过有序管理信息，促进知识传承、文化保护和社会发展，为我们的生活和工作带来更多的秩序与效率。