工程项目档案怎么整理

　　工程项目档案怎么整理？在建设工程项目中，工程资料、工程档案是直接反应工程在施工过程中的真实记录。保管好工程项目资料是建筑企业发展的客观需要，也是反映工程质量的基础材料，还是施工企业整理水平的综合体现。

　　建设工程档案如此重要，那么你了解工程档案吗？工程档案包括哪些内容，又该如何整理？本篇文章从全局的视角为您梳理工程项目档案怎么整理。

　　01建设工程档案整理包括哪些内容？

　　建设工程档案又称为项目档案、基建档案，是指在建设过程中形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录的总称。

　　从具体工程工作流程的角度上来说，工程资料整理是为工程资料的填写、编制、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等相关工作。主要是对文字材料、图纸、图表、声像材料等。

　　建设工程档案形成的过程贯穿可研-立项-初设-开工准备-施工-竣工验收全生命周期，包括建设项目从从提出、立项、规划、征地、勘察、设计、招投标、施工、建立到竣工验收备案等工程建设全过程形成的各种载体的文件和资料。

　　具体来说，工程建设档案资料是指规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料等资料。

　　02工程建设资料如何转化为档案？

　　我们知道，档案是保存备查的历史文件。档案是由文件或叫文书转化而来的。广义的“文件”不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、各种手稿等工作中直接使用的材料。资料是一个相对性的、动态性极强的概念，外延极宽。只要对人们研究解决某一问题有信息支撑价值，无论其具体是什么，均可视为资料。

　　那么工程资料如何转化为工程档案？需要满足以下三个条件：

　　（1）办理完毕或处理完毕的文件才能作为档案。

　　（2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。

　　（3）按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。

　　03建设工程档案都有哪些载体？

　　工程档案的记载手段是多种多样的，除了纸质材料外，还存在大量其它形式的载体，包括磁性材料、感光材料和其它合成材料等。

　　建设工程文件和档案资料的特殊载体档案包括声像档案、电子档案。建设工程声像档案是竣工档案不可缺少的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片、录音、录像档案。

　　录音、录像档案，是指专门的器械和材料，采用录音、录像的方法，记录声音和图像的一种特殊载体的档案，分为机械录音档案（唱片档案）、磁带录音档案和磁带录像档案等。

　　照片档案是指采用感光材料，利用摄影的方法记录形象的历史记录。电子档案，是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，如磁盘、磁带、光盘等。

　　04如何整理建设工程档案？

　　1）满足多类型、多格式档案存储需求：建设工程档案不论是从内容上，还是从载体上来看都是多种多样的，为确保档案的完整和真实，要求档案整理工具或方式能够对工程所涉及到的档案进行全方位的存储与保管。

　　2）能够将档案进行电子化保存：在电子化档案整理系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，既可以长期保护档案，也可以提高档案的利用率，提高档案信息的时效性。

　　3）满足档案高效搜索需求：建设工程档案的存储是为了档案的利用，而利用的第一步就是档案的搜索，依靠高效的档案搜索平台，可以让工程档案的利用更为高效。

　　工程项目档案怎么整理

　　一、工程档案的组成

　　包括建设单位工程准备阶段招投标文件，监理文件，施工文件、工程洽商变更、工程签证、竣工图和竣工验收文件，统称为建设工程档案。档案由每分部又有若干分项，再根据工程部位划分若干检验批，档案从检验批开始做。同时要同步进行进场材料报验，及进场材料取样复试。分部、分项、检验批。

　　二、施工档案的重要性

　　（1）施工档案整理是工程项目实施过程的真实记录和具体反映，对工程质量、施工整理、施工工艺和工程进度控制等均是具体全面的反映。

　　（2）施工档案是竣工文件的主要组成部分。

　　（3）施工档案是否准确、完善，很大程度上反映工程整理的水平。

　　三、施工档案中存在的普遍问题

　　1.施工档案整理要求不统一

　　主要体现在档案表格形式的不统一及表格内容填写的不统一。

　　（1）不同的项目(工程)，所用的档案表格形式不完全相同。

　　（2）在同一个工程中，不同的施工阶段所用的档案表格也存在差异，且有的表格本身设计得不合理，对其中的填写要求没有进行说明，导致不同的人填写表格内容五花八门。

　　2.档案内容填写不全

　　（1）表格中标题栏未填写或填写不齐全。

　　（2）填写的内容有明显错误，填写时未看清表格要求就直接填写内容。

　　（3）档案中内容填写错误的，用涂改液进行修改，且修改后未经确认。

　　3.档案未及时形成

　　（1）档案未及时形成，之后弄虚作假，内容失真。

　　（2）现场施工记录、有关人员签证等需及时填写，原材料试验记录、检测试验需及时送检，且相关档案要真实、数据要准确。但大多数档案员没有养成良好的习惯，未做好现场填报档案及档案确认的工作，而是事后补做，造成施工档案不全。

　　（3）由于施工单位、监理单位等对施工档案不重视，相关人员不填写有关档案，而是由档案员全权代劳，有的施工人员签名、监理验收记录、结论，甚至是监理的签名也由档案员或别人代签。

　　（4）没有对档案进行严格的把关，造成档案内容失真，不能很好的反映施工现场的实际情况。

　　4.照搬照抄

　　（1）为图省事，做档案时并未按照工程实际情况，而是照搬其他工程的档案，将内容直接套用，只改一下工程名称或表头的内容，或是同一个项目中不同的单位工程的档案一模一样。

　　（2）同一个单位工程中不同的施工部位数据一样。

　　5.隐蔽/检验批工程验收记录填写不规范

　　（1）不少档案员为了做档案方便，隐蔽/检验批工程验收合格后，不能及时填写记录相关数据。

　　（2）将不同分项或不同时间验收的隐蔽/检验批工程内容填写在一张表格内。

　　（3）也不及时请有关单位人员签字盖章，影响下道工序。

　　6.档案内容不全

　　（1）原材料合格证不齐全对原材料合格证把关不严，内容填写不全、份数不够，大多数为抄件或复印件，未注明所用在工地名称、部位和数量的等。

　　（2）未注明原件存放处，没有抄件人签名、抄件日期和原件存放单位公章，使其成为适用于任何工地的通用证。实际上，这种合格证根本起不到材料证明的作用。

　　（3）对材料送检不重视由于送检人员疏忽或其他原因，存在对钢筋连接接头、混凝土、砂浆试块等材料的送检数量不足或未按规范要求送检的问题。

　　四、改进方法

　　1.提高思想觉悟

　　（1）提高有关单位的重视程度及人员素质，要从根本上解决档案存在的问题，提高对档案的重视程度，就应派专人负责档案的整理和跟踪。

　　（2）提高专业技术人员的业务水平，采取“持证上岗”的制度，定期派人参加培训及学习规范。

　　（3）经过培训学习，使档案员明确表格的填写要求及方法，从而有效地减少工作中的失误，提高工作效率。

　　2.格式统一

　　统一要求按要求使用《建筑工程竣工验收技术档案统一用表》，熟练掌握工程项目档案表格内容的填写、编制等。

　　3.及时有效

　　（1）档案应及时形成，反映施工现场真实情况对于现场档案、检查记录，要在施工前就准备好,现场填写施工日期、实测数据等并在现场签认，及时提交，避免拖延时间过长造成忘记等问题。

　　（2）养成档案复核的习惯，及时查漏补缺，消除错漏，对施工档案进行完善，使其能反映施工现场真实情况。

　　4.加强原材控制

　　（1）加强过程控制原材料进场时，就要要求供货单位提供相应的产品合格证，且内容必须齐全、不得漏写或随意修改，尽量使用原件，若为复印件还应注明原件存放处，加盖原件存放处公章及经办人签名，并注明日期(注意合格证填写内容应与检测报告的内容相符)。

　　（2）应及时向厂家索取有28ｄ龄期检测数据的水泥出厂合格证。

　　5.认真填写验收记录

　　（1）检验批由施工单位项目专业质量检查员组织专业工长、班组长等有关人员，按施工规程进行检查、评定并签字，交监理单位或建设单位验收，监理单位的专业监理工程师或建设单位的专业负责人审查后，同意项在验收结论填写“同意验收”，并签字。

　　（2）监理单位监理人员逐项验收，同意项在验收记录栏填写“合格或符合要求”;分项工程质量验收记录是在检验批验收合格的基础上进行是归纳整理的作用，是一个统计表。

　　（3）分项工程质量验收记录填写时，可检查检验批是否齐全;分部(子分部)工程质量验收记录是对分项验收记录的统计，要经过各责任主体签章确认。

　　（4）隐蔽工程验收记录填写要及时，不得后补，并能反映工程实际情况，它是作为日后合理使用、维护、改造、扩建的重要技术档案。有关单位应给予重视。

　　6.对材料加强控制

　　（1）按要求进行材料送检送检，人员要对规范进行学习，并严格执行规范要求。

　　（2）对送检数量不足或未按规范要求送检等问题采取补救措施。

　　（3）混凝土试块送检不足，可用回弹法检测混凝土的强度，从其检测的结果作为评定的依据；砂浆试件缺乏代表性或试件数量不足，可用贯入法检测砂浆抗压强度。