档案数字化，档案数字化建设实施方案

　　档案数字化是未来档案管理发展的必然趋势，目前已有部分企事业单位、公共服务人才机构等档案管理机构已经实现档案的数字化扫描并结合档案管理系统进行上传。

　　档案数字化如何把所有档案变成现实有用的信息资源，迅速、快捷地为利用者提供服务，是当前档案管理的一项重点工作，运用数字化技术、信息化技术，把档案变成数字化信息资源进行共享发挥档案真正的作用，是档案数字化最根本的目的。

　　档案数字化的定义

　　档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、ＯＣＲ技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。

　　档案数字化的主要内容

　　１．档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库；

　　２．载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库；

　　３．档案专题信息的采集与建库。

　　档案数字化的作用

　　为档案信息化建设打下坚实基础

　　档案信息化建设是档案管理发展规划的重要任务，其核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。

　　利于长远发展，保护档案原件

　　１．用数字化的档案代替原件使用，可以保护档案原件；

　　２．数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现自然灾害的情况下不会遭到毁灭性的破坏，有利于档案的长远发展；

　　３．恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

　　改善档案的利用方式，提高利用率

　　１．一份文件可以以数字化形式同时提供给多个利用者，实现资源共享；

　　２．数字化文件可以通过网络传输，能异地调阅利用，扩大了档案的利用空间；

　　３．档案数字化以后，将已开放的档案上传系统，利用者可以随时使用开放的档案文件，实现档案信息资源共享。

　　４．缩短检索时间，利用效率有很大的提高。

　　节约成本，提高档案人员工作效率

　　数字化管理后，纸质载体的档案可以转为机读档案，既节约了保管费用，也节省了占地空间，查阅方便迅速，避免了反复印制资料造成的纸张和人员的浪费。数字化管理后档案能及时归档，并能尽快提供利用服务。

　　数字化档案管理使查询档案资料变得快捷、方便，做到足不出户可查所需，数字化使信息共享成为现实。

　　档案数字化建设实施方案

　　为切实提升干部人事档案管理工作水平，全面推进干部人事档案管理数字化、规范化，康乐县认真贯彻落实《干部人事档案工作条例》精神，“四强化四提升”加快推进干部人事档案管理数字化建设工作。

　　强化基础建设，提升设施设备。定期组织召开工作会议，多次研究部署，认真制订《干部档案数字化建设实施方案》。根据干部人事档案数字化建设需求，严格按照有关规定，加强场地建设和改造，着力做好经费保障、作业场地配备、软硬件设备购置等前期准备工作。

　　改造配备了具备防火、防盗、防水、门禁监控等功能的档案室、工作室、查阅室。购置了全自动档案密集架、电脑、扫描仪、打印机等专业设备，为干部人事档案数字化建设工作建好平台。

　　强化保密管理，提升信息安全。根据档案数字化建设工作需求，通过统一公开招标、反复洽谈、细化方案，选择了资质齐全、经验丰中博奥信息技术有限公司承接数字化建设项目，并签订了项目合同书和保密协议。

　　认真制定档案数字化处理期间的工作纪律和实施细则，制定档案安全保密和质量监管制度。针对档案审核、整理、数字化制作各阶段，制定专门表格，及时填写统一装订形成台账，确保所有工作全部记录在案，明确数字化加工流程管理。工作场地安装２４小时监控设备并指定专人负责，提高数字化工作的安全性。

　　强化收集归档，提升材料完整。按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》的相关要求，指导各单位按照档案要求进行有效补充，及时向各单位反馈补充材料的内容、要求送交时限，采取联系协调有关单位与督促本人查找相结合的方法进行收集。

　　对缺失的材料进行逐人登记、逐条补充，并安排专人负责催收，联系单位查找移交档案资料，重要认定材料多方查证补充，及时补充入档材料，保证档案材料更新的时效性和完整性，并对收集补充的材料认真鉴别，确保符合数字化要求，为干部人事档案数字化建设工作奠定了基础。

　　强化审核标准，提升档案质量。数字化建设工作启动以来，县委组织部指定一名管档人员，全面参与，全程监督。采取“逐卷清理、逐页核查、逐项校对”办法，对干部人事档案材料进行全面查漏补缺，实时跟进材料补充，逐份清理不规范材料，确保纳入数字化档案材料齐全、内容规范、分类准确、编排有序、录入准确；严格材料摆放位置、严把图像旋转、偏斜调整、剪裁去污等修正工作；严控数字化建设工作程序，对档案分类整理、逐页扫描、高清处理、技术装订等环节落实专人审核，确保原始档案与电子档案在目录和内容上一一对应。