科技档案管理方法（科技类档案管理细则）

　　科技档案管理方法：科技档案主要保存的是在科学研究和生产过程中的形成的具有一定价值的材料以及声像资料等，记录了科学项目的研究步骤、研究重点以及最终所取得的研究成果。科技档案具有专业技术性、成套性、多样性等特点，它既不同于文书档案、专门档案，也不同于科技文件和科技资料，因此需要有不同于普通档案管理的专门工作方法。

　　总的来说，科技档案管理也是一门技术活，对工作人员有着很高的专业技能要求，它要求遵循各类科技档案的形成规律和特点，按照一定的原则、方法和科学的程序，完整、准确、系统地保管好科技档案，及时、充分地开发利用科技档案信息。

　　而档案数字化则是通过利用现代化科学技术对档案资料进行数字化，是提升档案管理工作质量的重要手段。在大数据时代背景下，传统的档案管理模式暴露出的问题愈发突显，主要表现为人才储备不足、基础条件不完善、管理制度不健全，档案资源低数字化、低信息化、低智能化现象已跟不上信息化时代发展的步伐。

　　推进档案数字化，使档案信息在短时间内高效、准确被获取，是提高档案管理效率、推进档案工作转型的关键环节，这也是顺应档案信息化发展趋势的必然举措。

　　科技档案管理的基本原则和要求

　　集中统一为科技档案管理的基本原则。通过科学地管理科技档案，不仅有利于确保科技档案信息资料的完整性，而且有利于充分地发挥出科技档案的价值。

　　“四同步”乃是科技档案管理工作的要求，具体内容包括：

　　下达计划任务与提出科研文件材料要求同步；

　　检查计划进度与检查科研文件材料的累积情况同步；

　　验收、鉴定科研成果与验收、鉴定相关科技档案材料同步；

　　申报、登记和评审、奖励科技成果等与档案部门出示的信息资料同步。

　　此外，还可参照国家相关部委或单位出台的多种档案标准和条文，例如《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）、《中国科学院基本建设项目档案建档规范》（科发办字〔2015〕176号）等等。

　　推进档案数字化管理的思路

　　1、加强档案人员的专业素质

　　档案管理工作人员的整体素质对于档案管理质量具有重要的影响。然而，当前科技档案管理人员的专业素养并不高，不能够较为有效地完成档案管理工作。

　　主要原因如下，一是档案管理人员多为年龄较大的老员工，其应用信息技术开展档案管理的工作能力偏低；

　　二是科技档案部门也有一些年轻的档案管理人员，但是他们多不是档案管理专业的，专业工作水平较低。

　　三是部分档案管理工作由兼职人员进行，这些兼职人员的工作能力不太高。加上，兼职人员流动性较大，不能够保证档案管理工作的连续性。

　　因此，有必要通过开展培训的方法，增长科技档案管理人员在档案管理工作方面的知识。在科技技术快速发展的背景之下，需要对他们进行关于计算机技术方面的培训工作，保证他们充分地利于现代化管理手段开展的档案管理工作。

　　2、改善档案数字化基础条件

　　档案数字化基础设施的完善程度关系着档案管理工作与时代接轨的步伐。首先，档案主管部门应高度重视档案数字化经费申报工作，保障必要经费投入，包括可存储电子设备、服务器、报警监控设施、消毒系统等，提升档案资料的防火防潮能力，保证档案的完整性。

　　其次，多措并举增强档案数字化工作对人才的吸引力度，针对非科班出身档案从业人员对档案数字化技能欠缺现象，可新开辟人才引进思路，如公开竞聘、公开招标、外包等形式吸引复合型人才加入档案数字化工作队伍中，指导、督促、推动档案数字化进程。

　　3、健全、完善科技档案数字化管理制度

　　档案数字化管理工作离不开制度支撑，制度化和规范化管理制度是档案工作得以顺利开展的重要保障，档案部门应从档案数字化管理的需求出发，结合组织结构、工作需求制定配套的档案管理制度，做到明确档案数字化管理内容、明确各级管理人员责权、明确奖惩措施，并实时结合工作实际不断完善管理制度，优化工作流程，增强管理人员责任意识，以便提升档案数字化管理工作实效，顺应数字化发展大趋势。

　　科技类档案管理细则（仅供参考）

　　1、总则

　　1.1为了健全公司科学技术档案工作（以下简称科技档案），完整地保存和科学地管理、利用科技档案，以适应公司生产、科学技术研究和基本建设工作的需要，充分发挥科技档案的作用。依据国家、行业关于科技档案管理的有关规定要求，结合公司的具体情况制定本制度。

　　1.2科技档案是指在科学技术研究、生产技术、基本建设（以下简称科研、生产、基建）等活动中形成的，具有保存价值，并按照一定的归档制度，作为真实的历史记录集中保存起来的图纸、文字材料、计算材料、照片、影片、录音、录像带、磁盘、光盘等科技文件材料。

　　1.3科技档案是国家全部档案的组成部分，是国家的宝贵财富。公司的科技档案是公司的技术储备和丰富的信息资源，是公司科研、生产、基建工作的重要依据。

　　1.4科技档案必须实行集中统一管理。

　　1.5科技档案工作是生产管理、技术管理的重要组成部分，各部门应把科技档案的收集、积累、整理、归档纳入本部门、个人的职责范围，并与经济责任制度挂钩。

　　2、科技档案管理的基本任务

　　2.1坚决贯彻执行《中华人民共和国档案法》和有关档案管理规定。

　　2.2科技档案管理的基本任务是：按照国家规定的原则和公司的有关要求，科学地管理科技档案，做到“三纳入”、“四参加”，并充分发挥其作用，通过收集、整理、保管、检索、编研、鉴定、统计和利用八项基本工作，做到完整、准确、系统、安全地保管和有效地提供利用，为我公司的生产、科研、基建工作服务。

　　2.3负责收集全公司生产、科研、基建工作中形成的科技文件资料，并登记、造册、入库。

　　2.4负责全公司所需标准、规程规范、科技图书的订购和发放工作。

　　2.5按照《档案库房技术管理暂行规定》〔国档发（1987）19号〕和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2003）中的保管期限的规定，保管和保护好科技档案，确保档案的安全，最大限度地延长档案的寿命。

　　2.6做好向上级档案馆（室）移交有关科技档案的工作。

　　3、科技文件材料的归档

　　3.1归档范围：按照《火电企业档案分类表》修订细则中所列项目的图纸、图表、文字材料、照片、录音和录像带、磁盘、光盘等科技文件材料均应向档案室移交归档、集中管理，任何人不得据为己有。

　　3.2认真执行国家、行业有关档案管理的规定，确保归档率达到100%、完整率达到100%、准确率达到100%。

　　3.3归档时间：

　　3.3.1基建项目档案在验收达标、（专项验收）后1个月内向档案室移交归档。

　　3.3.2小型基建工程或零星工程竣工后，及时整理、组卷，提交给有关责任部门验收、签字后，由施工单位在1个月内向档案室移交归档。

　　3.3.3生产技术管理性文件材料在每年第一季度内向档案室移交归档。

　　3.3.4生产管理性文件材料在每年1月31日、7月31日前分两次向档案室移交归档。

　　3.3.5设备技术管理、检修管理、九大监督（金属、化学、绝缘、热工、电测、环保、继电保护、节能、电能质量）、三项费用工程计划、总结、报告、批复、燃料管理、施工管理、安全环保管理和污染治理、压力容器管理、粉煤灰综合利用、科技管理、质量管理、标准计量性文件材料在每年第一季度向档案室移交归档。

　　3.3.6检修总结在检修工作完成后1个月内向档案室移交归档。

　　3.3.7信息工作管理性文件在每年第一季度向档案室移交归档。

　　3.3.8运行系统图册、值长记录、运行日志、运行技术材料、运行监督记录、全厂性试验等电力生产性文件材料在每年第一季度向档案移交归档。

　　3.4归档份数：

　　3.4.1在工程建设阶段，工程招、投标文件，合同、协议等文本文件；施工组织设计、工程总结、专业总结等文本文件；监理规划、监理细则、专题报告、监理工作总结等文本文件；调试大纲、调试措施、调试报告、调试总结等文本文件；工程设计文件（图纸、说明书）、设备文件（图纸、说明书）、其它工程技术文件均以纸质形成，并按一正一副归档。

　　3.4.2工程建设在工程竣工后，应向公司提交本单位责任范围内的工程竣工文件电子版一套。

　　3.4.3在生产阶段，公司各部门应将本部门需归档的技术文件、管理文件在规定时间内以纸质原件和电子文件形式归档各一份。

　　3.4.4围绕工程建设所产生的录像带、录音带、磁盘、光盘、照片、底片……等声像材料也应由各参建单位按规定立卷归档。

　　3.5归档要求：

　　3.5.1归档的生产技术文件材料、图纸必须准确反映基建、生产、科研等活动的真实内容。

　　3.5.2科技文件材料字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手续完备。

　　3.5.3所有归档的文件材料必须是原件或正本，不得用复印件归档。

　　3.5.4科技文件材料应采用不褪色的蓝黑墨水、黑色碳素墨水和黑色签字笔书写，不得用红色、纯蓝墨水、复写纸、圆珠笔和铅笔书写、绘制。

　　3.5.5科技文件材料用纸为70克A4或A3幅度白纸，纸张大小小于A4幅度、重量低于70克的要粘贴在70克A4大小的白纸上，使用浆糊，严禁使用胶水。

　　3.5.6计算机打印原件应加盖签发单位公章或签字人亲笔签字即可。

　　3.5.7文件材料上签名处的签名必须齐全，不得有漏签的现象。

　　3.5.8主送和抄送本单位的文件材料应以红头文件（不能用复印件）归档。

　　3.5.9科技档案案卷的分类、组卷、编目、卷皮规格及其制作材料的质量应符合科技技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)及《火电企业档案分类表》修订细则中的规定。

　　3.5.10如归档的科技文件材料不完整、不齐全或不符合案卷质量标准的，归档人必须补齐、整理合格后方可归档；归档验收合格后交接双方应履行交接手续。

　　3.5.11施工单位向档案室移交档案时，必须持有签名齐全的验收责任表和工程档案交接书，并经档案室验收合格、签字后，方可在财务部办理工程决算。

　　3.5.12声像文件材料的归档办法按《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）和《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）执行。

　　4、科技档案的管理

　　4.1按照国家对档案必须实行集中统一管理的原则，档案室负责统一管理全公司的科技档案。

　　4.2案卷的分类按照《火电企业档案分类表》修订细则进行分类管理。

　　4.3案卷的排列应按国家标准规范和公司的要求进行排列。

　　4.4库房内不准堆放其它杂物，并保持清洁、整齐，做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防阳光直射。

　　4.5档案库所存正本只能在档案室查阅，如确因工作需要借出，应由公司领导或有关部门主管批准方可借出，并限期归还。

　　4.6外单位人员、来我公司实习人员到档案室查阅、复印技术资料文件，必须持有介绍信并经公司主管领导或有关部门主管签字同意后，方能在档案室查阅、复印技术资料。任何职工不得私自带领或帮助外单位人员到档案室查阅、摘抄、复印技术资料。

　　4.7对破损图纸应按照档案修复技术的要求进行修补。

　　4.8职工调离本公司、退休，在离职前应将所借科技档案、资料完整无误地归还后方能离职。

　　5、科技档案的利用和统计

　　5.1科技档案管理人员应通过各种形式了解公司生产、科研、基建等活动，积极收集科技文件材料，主动提供档案利用。

　　5.2利用保密科技档案需经过审批手续才能借阅。

　　5.3为迅速、准确地提供利用，档案管理人员应编制方便、实用的检索工具。

　　5.4档案室应有计划的开展编研工作，充分开发档案信息资源。

　　5.5为了解家底、揭示库藏，档案管理人员应认真做好统计工作。

　　6、科技档案的鉴定销毁

　　6.1超过保管期限及失去使用价值的档案由档案室整理出清单，报主管领导及公司保密委员会批准，交有关部门鉴定、审查后进行备案，公司领导签字认可。

　　6.2档案室编制销毁清册，清册应有批准人、档案主管、鉴定人、监销人签字。

　　6.3指定专人监督销毁。

　　7、其它

　　7.1本制度未予说明部分，按相关标准和规定执行。

　　7.2本制度自发布之日起实施。