文书档案整理标准和要求

　　文书档案案卷整理规则是收集齐全，分类准确，归档完整，排列有序，科学保管，便于查阅利用。

　　文书档案案卷的整理还必须要遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的历史联系，因为档案是历史的真实记录，如果不遵循文件之间的历史联系，也就失去了档案的真实意义。

　　文书档案整理标准和要求就是对文件的收集，整理，分类，登记，保管和利用，和文件形成的单位，时间，问题进行分类，登记，制作检索工具，进行科学的管理和保管，便于查找和利用。

　　文书档案管理办法

　　01总则

　　为加强文书档案的统一管理，确保公司党政活动、生产经营、基本建设等活动中形成文件材料的完整和提供利用，更好地为公司各部门服务，结合公司的实际情况，特制定本规定。

　　本规定适用于公司档案部门和文书归档部门，同时也适用于应用档案管理软件（网络版）进行全文管理的部门。

　　02引用标准

　　DA/T 22-2000《归档文件整理规则》

　　DA/T 1-2000《档案工作基本术语》

　　《中华人民共和国电子签名法》

　　《电子公文归档整理暂行办法》

　　10号令《企业管理类档案保管期限表》

　　电办〔2005〕14号《国华电力企业归档文件整理实施细则》

　　03术语和定义

　　3.1文书档案

　　立档单位在其职能活动中形成的、具有保存价值的，并经整理、归档，作为真实历史记录集中保管起来的文件材料（含电子文件）。

　　3.2归档文件

　　立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、作为文书档案保存的纸介质的文件材料和电子文件。

　　3.3件

　　归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

　　3.4归档文件整理

　　将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

　　04职责

　　4.1文书归档部门职责

　　4.1.1负责归档文件的收集和积累。

　　4.1.2负责对归档文件进行分类、排列、编号、装订等整理。

　　4.2档案部门职责

　　4.2.1负责对文书归档部门归档文件的整理进行监督和指导。

　　4.2.2负责文书档案的接收、编目和装盒等整理。

　　4.2.3负责文书档案的保管、利用和统计。

　　4.2.4负责文书档案的鉴定和销毁。

　　05归档文件的收集范围

　　凡是立档单位在生产、经营、基建、管理活动中形成的、已办理完毕的、具有查考利用价值的收文、内外发文、内部文件、会议文件、规章制度、重大活动记录、立档单位编印出版物以及编制的图表、簿册等纸介质的文件材料，均应收集齐全，定期向档案室归档。文件材料归档范围见《国华火电企业档案分类表》和《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）。

　　06归档原则

　　6.1以本单位形成的，以及针对本单位的文件为归档主体。

　　6.2对于外来普发性文件。凡是属于上级主管单位的普发文件，则酌情归档，期限从短；而对经过层层转发的普发性文件一般只作暂存备查文件保存。

　　6.3对于归档文件电子签名的确认。凡是在文件处理系统中设置有电子签署功能的单位，文件签发人和领导批示必须用电子手签笔（签名章）签署，不允许采用键盘敲入的方法，否则必须补签。

　　07归档方法

　　7.1归档文件一般按“件”整理归档。对于请示与批复时间跨度较长的文件，半年之内给予复文的，整合为一件归档；超过半年及以上时间的，则各为一件归档（如项目上报审批文件等）。

　　7.2对于文件附件装订成册件数较多，且一盒装不下的，允许把装订成册的附件分成几件归档。但在录入数据时，必须在文号中注明。如项目上报文件栏内应填写“国华电项目[2003]15号附件”以标识。

　　7.3对于多头上报内容一样的文件，只要求归档给上级主管单位的文件，报给其他单位的文件作为备查保存。但在录入数据时，应在主送栏目填写包括上级主管单位在内的其他主送单位，以及在备注中注明与某某号文件内容相同，以提示。

　　7.4归档文件一般应纸质文件与电子文件一同归档保存。如果是通过系统内电子邮件传输的上行请示文件，保管期限为永久、长期的，在确认请示与批复都有电子文件归档的情况下，允许只把批复制成正式（纸质）文件归档，请示以电子文件形式归档，但必须在备注中说明。转发文与被转发文同理。

　　7.5如果是通过系统内电子邮件传输的上级主管单位发的下行文件，保管期限为永久、长期的，应由发文单位制作正式（纸质）文件与电子文件一同归档。

　　7.6如果是通过系统内电子邮件传输的，保管期限为短期的文件，允许用电子文件形式归档保存，对纸质文件不做要求。

　　7.7对于没有电子文件的归档文件

　　7.7.1一般都应该在归档时，扫描成电子文件与纸质文件一起归档。

　　7.7.2对于内容庞大无法扫描且装订成册的文件或附件，允许不扫描制成电子文件，但应在备注中注明此文件或附件无电子文件。

　　08归档文件的整理

　　8.1整理原则

　　遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　8.2质量要求

　　8.2.1归档文件应齐全完整。即正文与附件、请示与批复、转发文与被转发文、外文与译文等必须完整无缺。对有破损的文件应予修整；字迹模糊或易退变的文件应予修复和复制，复印后附在原件后面一并归档；去掉文件上易锈蚀的金属物；对过小的文件应予托表，对过大的文件进行适当裁切或折叠。

　　8.2.2归档文件所使用的书写材料应采用耐久的墨汁、碳素墨水或蓝黑墨水，也可用打印机打印，严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久、易磨损的材料书写。

　　8.2.3对于无批复和复函的文件，应进行闭环后归档。即由经办人在文件第一页的空白处注明该文件最终处理结果的意见。

　　8.2.4归档文件的制成材料、装具和装订应按《归档文件整理规则》DA/T 22-2000的规定，符合档案保护的要求。纸张幅面应采用国际标准A4型。

　　8.3整理方法

　　8.3.1装订

　　8.3.1.1归档文件应按“件”装订。装订时，发文文件在前，处理单在后，收文处理单在前，文件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件，复文在前，来文在后。

　　8.3.1.2装订以不影响阅读和复印，不破坏原件，且方式简便为原则。永久、长期保存的文件，一般用不锈钢钉或不锈钢夹装订，如页数多较厚的用三针一线装订；短期文件可以不拆钉。

　　8.3.2分类

　　归档文件按照《国华火电企业档案分类表》，采用年度—保管期限—问题（机构）进行分类，年度为四位数。

　　8.3.3排列（架）

　　8.3.3.1盒内文件在保管期限内一般按时间兼顾问题排列。

　　8.3.3.2库房文件排架，采用年度—期限排列的方式。

　　8.3.4编号

　　8.3.4.1归档文件应以分类方法和排列顺序逐件编号，在文件首页的右上端空白位置加盖归档章，归档章式样见《归档文件整理规则》DA/T 22-2000的规定。

　　8.3.4.2归档章的填写：

　　年度：为文件的形成的年份，用四位阿拉伯数字表示。

　　保管期限：用汉字（永久、长期、短期）表示。

　　分类号：用三位阿拉伯数字表示。（见7.3.2条款规定）

　　件号：同一保管期限内的文件排列顺序号，用三位阿拉伯数字表示，从“001”开始标注。

　　8.3.4.3归档文件的页码，一般连续编号。如果是文件附件（7.2条款规定）分几件的，应按每件编号，不应连续。页号编在右下角，从“001”开始。

　　8.3.5编目

　　8.3.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。转发文与被转发文同理。

　　8.3.5.2归档目录应按《归档文件整理规则》DA/T 22-2000的规定设置。

　　件号：归档文件分类方案的最低一级类目内，文件的排列顺序号。

　　责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。必须填写单位的全称或规范的简称。没有责任者的文件，应考证后填写。

　　文号：文件的发文字号、合同编号和其他文件的编号，如果文件编号，文号栏空白。

　　题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，必须根据文件内容拟写标题加以补充，自拟标题外加“[]”号。

　　日期：文件形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20020809。

　　页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面均为一页，来文与复文页号应连续，页数相加。转发文与被转发文同理。

　　备注：注释本条目文件需要说明的情况。

　　8.3.5.3归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。归档文件目录应装订成册并编制封面。（见《归档文件整理规则》DA/T 22-2000的规定）

　　8.3.5.4数据库录入格式，应按国华电力企业统一的录入界面进行录入编目。

　　8.3.6装盒

　　归档文件分年度、分类、保管期限按件号顺序装盒，盒与盒之间件号连续，每盒都应有该盒文件的目录和备考表。档案盒、备考表按《归档文件整理规则》DA/T 22-2000的规定执行。

　　备考表中的日期，整理人应填写文件整理完毕装盒的日期；检查人应填写对本盒文件检查完毕的日期。

　　09文书档案的接收

　　9.1接收要求

　　9.1.1档案管理人员接收移交归档文件时应逐件认真检查。

　　文书档案的接收按照《国华火电企业档案分类表》和《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）中“归档的文件材料的范围和保管期限表”的规定范围进行，其中收发文的归档应以每年文书业务处理部门与文书归档部门核对过的收发文清单为依据。归档内容应完整齐全，保管期限应划分正确。

　　9.1.2文件材料的装订、分类、排列、编号、编目应正确，符合质量要求。

　　9.2归档时间

　　9.2.1归档文件一般应由文书归档部门在次年6月底前向档案室归档。

　　9.2.2对由文书部门归档的文件,在实现文档一体化管理的前提下，实行电子文件即时归档与纸质文件定期归档相结合的方法。

　　9.2.3对各部门在各项工作中形成的其他文件，或按年度归档，或定期归档。

　　9.3移交方法

　　档案移交时，由文书归档部门编制归档（移交）文件目录一式两份，经档案人员检查核对无误后，双方办理签字手续，各自保存一份以备查考。归档文件目录格式见《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）中附录A的图A2、A3所示。

　　10文书档案的保管

　　10.1文书档案按年度+保管期限（按永久、长期、短期顺序）依次排序。后补文件分别排在相应保管期限的最后。

　　10.2档案库房门、窗和架柜必须牢固。应有防光、防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防鼠、防虫等设施。每天测量记录温湿度一次。

　　10.3库房架柜排列合理、标志醒目、整齐清洁。

　　11文书档案的利用

　　11.1档案管理人员应熟悉库存档案情况，主动了解有关部门利用档案的需要，做好提供利用。

　　11.2根据立档单位工作需要，有计划地开展编研工作，开发档案信息资源。编制文件汇集、基本情况汇集、专题材料、经验选编等。配合有关部门编写全宗介绍、组织结构沿革、大事记等。

　　11.3利用者应按规定办理利用手续。查阅时，填写《文书档案查阅申请单》(见附录1)。查阅后，及时填写《文书档案查阅登记表》（见附录3）。

　　11.4查阅文书档案，应经相关业务承办部门领导批准，重要的还应经公司领导批准。查阅党委会议记录、总经理办公会议记录、董事会、监事后会议记录、财务报告、会计凭证、帐簿，经营管理文件等涉及本单位商业秘密的文书档案，除本部门领导签字外，还需经公司主管领导审批。

　　11.5文书档案原则上不外借，必须借出时，须经所在部门经理批准并经承办部门经理同意后（填写《文书档案借阅申请单》见附录2），办理借阅手续，并在一周内归还。借出的档案未经许可，不得复印，未经许可，不得复印，不得转借，严禁携带回家，不准拆件、涂改、勾划、批注、抽页，确保档案完整无损。

　　11.6对所借阅档案必须妥善保管，严防丢失和泄密。如有遗失，应出书面报告，由档案室会同有关部门或公司保密委员会根据情节进行处理。

　　11.7档案管理人员向利用者提供查阅档案的同时，应主动收集利用效果。

　　12文书档案的鉴定和销毁

　　12.1根据文书档案保管期限，定期对到期的文书档案进行鉴定。鉴定工作在公司主管档案工作负责人领导下，由档案室会同相关业务承办部门组成鉴定领导小组，按鉴定程序进行。

　　12.2销毁失去保存价值的文书档案，必须由鉴定小组提出意见，由档案室、业务承办部门领导审查签字后，经公司主管经理批准方可销毁。

　　12.3销毁文书档案时，必须有二人在指定地点监销，监销人在销毁清册上签字。

　　13暑期培训注意事项

　　文书档案管理人员每年度应进行文书档案归档率统计，档案利用情况统计，档案鉴定销毁情况统计，档案库存量统计等。

　　14其它

　　14.1本规定未予说明部分，按相关标准和规定执行。

　　14.2本规定自发布之日起实施。