档案室档案管理

　　档案整理与档案工作的各个环节有着密切的联系，是档案利用、开发、发挥档案作用的一个前提条件，是档案室和档案馆重要的基础工作和业务建设，它为档案的鉴定、保管、统计、编目提供基本保管单位和完整的体系。档案室档案管理科学化、标准化水平的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接、广泛的影响。

　　对档案管理进行规范化、科学化管理，对公司各部门生产、经营建设、管理等过程中产生的各类文书档案、批文、规章制度、图纸、技术资料、竣工资料进行统一收集保管借阅，确保了档案资料全面、完整、真实地反映本单位整体发展状况和经营管理成果，并为生产一线提供了有效的技术支持。

　　档案管理，就是按照一定的原则和方法，对零散和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列、编目，使档案系统化的工作。档案整理解决的是档案由零乱到系统、由无序到有序的问题。

　　档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。档案整理是发挥档案作用的重要条件。

　　档案数量庞大，成分复杂，如不经过系统整理，处于零乱状态的档案，查找起来如同“大海捞针”。只有经过系统整理，才能使保存的档案条理化、系统化，为档案的管理和提供利用创造良好条件。

　　档案整理是整个档案管理工作的重要基础。通过整理，可以全面了解和检查档案收集工作的质量，促进其改善和提高，并为全面确定档案的价值和建立检索体系奠定基础；同时又为档案的保管、统计和查找提供了单位和完整体系，有利于保护档案的完整与安全。

　　档案管理方案

　　一、归档准备

　　（一）公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办部门主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。

　　（二）公司归档工作由行政办公室负责，办公室负责公司的文书、科技（部分）档案，其任务是：

　　1、收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案；

　　2、积极开展档案的提供利用工作；

　　3、进行档案鉴定；

　　4、进行档案统计；

　　5、保管部分科技档案；

　　6、认真学习档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案管理的质量。

　　（三）归档内容

　　1、公司与有关组织的来往信件、各种协议书、合同等；

　　2、公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩等）；

　　3、公司制订的计划、统计、预决算、工作总结；

　　4、公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议纪要；

　　5、国际交流和与合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料；

　　6、公司各部门的发文；

　　7、其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料；

　　8、企业外部各组织直接发送给公司各部门的抄送信件

　　（四）归档要求

　　1、归档的文件材料，按照自然形成、保持历史联系和归档要求特征及文件内容进行归档；

　　2、在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列；

　　3、案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种；

　　4、按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表；

　　5、全部案卷组成后，对案卷做统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。

　　二、归档

　　（一）文件点收

　　1、检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，立即追查归入；

　　2、文件如经过抽查，应有主管部门负责人的签认；

　　3、文件的处理手续必须完备，如有遗漏，立即退回经办部门补全；

　　4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，立即退回经办部门；

　　5、有价证券或其他贵重物品，退回经办部门，由经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。

　　众所周知，机关、团体、企业、事业单位的综合档案室是统一管理本单位档案的内部组织机构，档案室保存的档案，不仅对本单位的工作有现实查考价值，而且其中具有永久保存价值的部分，是国家的档案财富，因此，档案室有为国家档案馆积累和输送档案文化财富的职责，它是国家档案工作的基础。

　　档案收集工作是贮存档案信息资源的重要途径，是实现档案集中统一管理的基本手段，是档案管理其他业务环节的基础，是决定档案工作存在和发展的前提条件，对促进档案学理论发展、推动档案工作现代化的实现有重要作用。

　　收集工作在档案管理中处于特殊地位。收集是档案业务首要环节，是档案室工作的起点。档案收集工作，就是把分散在各部门和个人手中的文件材料，按照规定集中保存起来。

　　收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，它是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。

　　其内容主要是档案室管理对本单位需要归档的档案的接收；其指导思想是：归档档案应齐全完整；加强室外调查和指导；推行入室档案的材料化；保持全宗和全宗群的不可分散性；把一个机关、单位的档案全部收集完整。

　　要深入广泛地宣传《档案法》使大家知道对档案的接收、收集、整理、保管和提供利用是档案室的职责是依法进行的，使他们认识到档案收集工作是档案工作中一个重要环节。

　　让他们了解相关知识，从而提高档案归档的质量，增强各有关部门对文件、材料收集、移交的自觉性。尤其是要争取领导的支持，领导的档案意识提高了，档案工作得到重视和支持，那么档案收集工作中所遇到一切问题就好解决。

　　为了搞好档案的管理工作提高档案的收集质量，各室、科可明确一人负责本部门、科室的文件材料的平时归档工作，到来年归档时，由各部门的档案负责人统一交档案室归档保管，从而确保档案收集的完整。

　　档案作为一种信息资源，作为与企业同步发展的无形资产，真实地记录着企业生产、技术、科研和经营等活动，在企业生产、管理等各方面积极地发挥着其应有的重要作用。

　　多年的发展中，档案管理越来越规范化，收集、查阅手续越来越健全，配套设施越来越全面。工程复印机的配备既避免了外出复印图纸造成的人力物力浪费，又节约了成本，提高了工作效率，满足了各部门日常用图需求。

　　档案管理人员日常工作包括：

　　一、认真做好档案的接收、保管、统计、发放、借阅工作，对各部门提供的资料编制档案检索目录，并做好档案提供与使用。

　　二、档案设施的维护和管理工作，做好档案的防水、防火、防虫、防晒、防湿工作，对破损档案及时修补、复制。

　　为加强档案库房安全管理，确保档案安全，依据档案法律法规及有关标准规范，制定本规程。

　　一、总则

　　1.档案库房安全管理应坚持“以防为主、防治结合”的方针和“坚固实用、安全防范、科学管理、方便利用”的原则。

　　2.档案馆库房建筑应符合《档案馆建设标准》、《档案馆建筑设计规范》。

　　3.档案库房应保持相对独立，与工作用房、阅览室应进行隔离。

　　4.档案馆应明确档案库房安全管理分管领导，落实专人负责库房安全管理。

　　二、制度建设

　　5.档案馆应建立档案安全管理机构，明确库房安全责任人，制定库房安全管理制度，制定档案入库、库内档案整理和保管、各类设施设备配置与使用、库房环境保护、档案出库、消防安全、特藏室管理、档案利用、温湿度监测、应急预案等制度，明确工作内容、流程和要求。

　　6.建立档案库房安全工作责任制，明确主体责任、主要责任和相关责任，将安全管理制度的执行纳入岗位职责，实行岗位考核，开展安全培训。建立应急队伍并每年开展应急演练。

　　7.违反档案库房安全管理制度的，应严肃问责。

　　三、设施配置与使用

　　8.档案库房应设立门禁系统。档案库房出入口等重要区域应安装门禁系统。门禁系统应当具备目标识别和授权、出入记录保存等功能，可设定出入等级，限制非授权人员出入。

　　9.档案库房应安装火灾自动报警和消防灭火系统。火灾报警系统应具备火灾报警功能，具备自动和手动两种方式启动消防功能。消防灭火系统装置应符合消防有关规定。消防设施配置的规格、数量、类型、位置、维修保养符合要求。

　　10.档案库房应安装视频监控系统。档案库房四周、大门、库房内、过道等关键部位应安装监控探头，避免出现监控盲区和死角。重要区域或面积较大的区域使用多个探头或使用带有云台的探头。在夜间不具备灯光照明的区域，应使用带红外的探头。有异常情况，探头能够自动校对、自动捕捉，具备发现非法侵入即刻报警功能。已录制的监控视频应具备查询复核回放功能。视频图像画面清晰，视频图像资料保存期不少于3个月。

　　11.档案库房应安装温湿度调控设备，并建立温湿度自动检测控制系统，定时测量。要求库内温度控制在14℃-24℃、相对湿度控制在45%-60%范围内，温度每昼夜波动幅度不超过±2℃，湿度每昼夜波动幅度不超过±5%，特殊载体库房应按有关规定控制温湿度。温湿度调控设备应具备实时记录以及统计等功能。温湿度信息资料保存不少于3年，每年要对获得的数据进行汇总分析。

　　12.档案库房变配电设施、供电线路符合规范要求，库房照明灯具符合要求，电器设备操作安全规范。库区内电梯运行安全，按规定定期做好安检维保，并做好记录。

　　13.库房给排水管网设计施工符合规范，管道畅通，无锈蚀、渗漏现象。每月检修1次并做好检修记录。

　　14.密闭的档案库房应安装有通风设施。通风设施应根据档案库房内外温湿度情况适时开启，并做好通风设施使用记录。

　　15.档案库房内档案柜、架排列整齐有序，应避免阳光直射，便于通风，便于档案的搬运和取放。

　　16.每月1次对库房的防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施进行检查，做好记录，发现问题及时处理。

　　四、实体管理

　　17.严格执行档案出入库登记制度，建立健全登记手续和登记台账。接收入库档案须按档案移交批次填写《档案交接文据》，并附档案移交目录。履行档案接收入库手续过程中形成的材料，入全宗卷归档。

　　18.对首次入库档案应采用真空充氮，低温冷冻，臭氧消毒等措施进行除尘、消毒、杀虫、灭菌等处理。

　　19.档案出入库必须严格执行档案清点制度，确保档案实体数量、内容与记录相符。纸质档案以案卷或单份文件为清点单位，照片档案以册或张为清点单位，特种载体档案以件、块、盘、张为清点单位。录音带、录像带、光盘、磁盘在清点数量的同时，必须通过相关设备的检测，确保文件的可读性。在档案利用、档案修裱、档案数字化等工作中，档案每一次出库入库，都应严格清点、检查，办理登记手续。档案利用完毕归还时，档案利用接待人员应认真核对归还的档案。每次检查情况在利用登记上要有记录。对于次日须重复利用的档案，可暂存保密柜，次日提取。

　　20.库内档案应纳入全宗管理，档案管理、分类、变动、利用、病档检查和修复等台账齐全。库房内档案要整理规范，依照档号分类有序排列存放。档案库房设置档案存放位置索引，档案密集架、柜应有统一的反映存放档案内容的标识标牌，且指向明确。

　　21.对馆藏档案每五年进行一次安全状况普查，每年进行一次抽查，每三年对馆藏所有全宗完成一轮检查。安全状况普查内容包括：库房安全设施情况、档案数量、档案缺失情况、档案变动情况、案卷质量、档案病变及修复情况、档案进出登记、监控记录、温湿度记录、常规检查记录等。检查记录完整齐备。

　　22.特种载体档案实行专库管理，并配有防磁柜、底图柜等专用档案装具。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。

　　原载体同时保留时间不少于4年。录音带、录像带每3-5年进行一次倒带，并完成数字化复制。每隔两年对底片、照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查，若温、湿度出现严重波动，应缩短检查的间隔期。

　　23.符合条件的已经完成数字化加工的档案，原件原则上不对外提供利用。

　　五、库房管理

　　24.库房管理人员要有严格的安全、保密意识，离开库房要及时关门上锁，每日下班前要进行安全检查、切断照明电源、关好门窗。不得让未经允许的其他人员进入库房。

　　库房管理人员工作岗位调整时，须做好分管范围内档案管理情况的介绍和相关档案目录的移交，以及对重点档案的清点，严格办理交接手续。特藏室钥匙由库房管理人员负责保管，做到专人管理、双人双锁。

　　25.保持库房、档案装具的清洁卫生，整齐美观。库内不得存放同档案及其保护设备无关的物品。严禁存放易燃、易爆、易霉变的物品。

　　26.建立档案安全检查制度，定期进行库房常规巡检，检查档案保管状况、档案保护设施设备的完好状况。在节假日和台风、暴雨、冰冻等灾害性天气前，应对库房进行专项安全检查，做好防范工作。发现档案安全隐患，须及时整改。做好档案安全检查记录和整改工作记录，相关材料归档。

　　27.建立档案安全管理台账，内容包括：1.《档案目录》；2.《档案出入库登记》；3.《设施设备目录》；4.《设施设备使用情况记录》；5.《库房温度湿度记录》；6.《档案安全检查记录》；7.《风险点消除情况记录》；8.其它。

　　28.本规程适用于浙江各级各类档案馆库房安全管理。档案室库房安全管理参照本规程执行。档案信息安全的有关规定另行制定。

　　档案管理正朝着进一步制度化、规范化的方向迈进，档案资料真实地记录和见证着企业发展壮大的不平凡历程。在以后的工作中，认真做好基础工作的同时，档案室会更加注重档案管理的制度化、借阅手续的规范化，不断发掘档案管理的价值，探索档案管理的新思维，确保档案完整、安全、有效地利用，推动档案管理更好地服务于公司的发展壮大。