档案整理归档公司(档案整理归档公司有哪些)

　　档案整理归档公司

　　档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案工作包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

　　这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。

　　档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

　　档案整理公司怎么做？

　　建立档案管理制度、保密制度、档案借阅制度以及查档制度，落实公文、科技档案、财务档案管理的工作措施。负责定期收缴各部室存放的需要立卷、归档的文件资料，办理各类档案的收集、整理、立卷、归档工作，保证档案安全、完好无损。是档案管理员的工作焦点。

　　1、作为档案管理员自然要认真学习档案法，平时要多看看档案法律法规，了解档案管理的中重要性，清楚自己的责任和职责，明白自己应该做什么，不应该做什么等。对自己要求严格，热爱自己的工作，档案工作做到真实，可靠，保管好档案资料。

　　2、平时及时的收集单位的档案资料，进行科学合理的整理和分类，及时的归档存放，认真填写标签，科学装订。保持好档案室的环境卫生和安全工作，不要让档案发霉或被虫咬，还有就是在档案室内自己不吸烟，也不允许他人吸烟。

　　3、履行好借阅手续，不随意把档案借阅给他人，经有关领导同意批准好方可同意借阅，做好记录登记工作，严格掌握好借阅的时间。保护好档案资料，不允许外人对档案进行拍照，复制，自己绝不泄漏档案信息，档案的钥匙随身携带保管好。

　　4、对公司各部室和子公司档案管理进行监督、指导。负责档案资料的开发利用，随时为公司管理需要提供档案资料。开发计算机信息化档案管理技术。完成公司报刊杂志征订、登记工作，进行费用初审，协助处理来信来访工作，完成主任布置的其他工作。

　　公司档案存档流程

　　各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为配合公司档案管理工作并保证基建工程事业部档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，制定本制度是必需的。下面是我为你整理了档案管理制度和流程，希望能帮助到您。

　　第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和有关法律、法规，制定本规定。

　　第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

　　第三条企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

　　第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。

　　中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

　　第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：

　　（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

　　（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

　　（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

　　（四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。

　　第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

　　第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

　　第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

　　第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。

　　第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

　　第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。

　　第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写

　　有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。

　　第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。

　　第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。

　　第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。

　　第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。

　　第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按《国有企业资产与产权变动档案处置办法》做好档案的处置工作。

　　国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。

　　第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。

　　第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。

　　第二十条本规定由国家档案局负责解释。

　　根据不同的制度内容编写

　　一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。

　　二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。

　　三、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。

　　四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

　　第二章职责范围

　　一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。

　　二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

　　三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。

　　档案整理归档公司

　　四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。

　　五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。

　　六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。

　　七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。

　　第三章工作规范

　　一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。

　　二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

　　第四章办公室事务管理

　　一、文书管理制度

　　文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。

　　(一)文件管理制度

　　第一条管理要点

　　1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

　　2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

　　3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。

　　4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

　　第二条制度规范

　　1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

　　2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

　　4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

　　5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

　　6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。

　　7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

　　8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

　　9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

　　第三条文件管理流程设计

　　1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

　　2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

　　3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

　　为了加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。包括：公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　一、档案资料的日常管理：

　　1、电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

　　2、文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件(合同)管理记录目录》，以便检索利用。

　　3、文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐摆放在文件/档案柜中。

　　二、档案资料的归档范围

　　1、公司对外发出的.公文，如给政府的请示报告类公文等;

　　2、公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;

　　3、本公司与其他单位来往的文书及权益文书和照片、录音、录像等;

　　4、公司领导的批示、指示等;

　　5、重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;

　　6、反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等;

　　7、公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报;

　　8、本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料;

　　9、本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料;

　　10、本公司发布的各类广告、宣传材料;

　　11、本公司的`历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等;

　　12、外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料;

　　13、财务档案资料;

　　14、各种实物档案;

　　15、其他具有利用和保存价值的文件资料。

　　例如：

　　1)工程部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料(亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等);其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制;文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等;

　　2)客服部：合同评审记录、房屋租赁合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等;客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查及分析记录等

　　3)管理部及办公室：联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。

　　三、档案资料的归档要求

　　1、归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

　　2、一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，办公室以影印本归档。

　　3、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

　　4、子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

　　5、各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档，并保持其完好无损。

　　四、档案资料的归档时间

　　1、即时归档下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档：

　　1)公司规定的密级文件;

　　2)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等;

　　3)合同、协议书等正本及过程资料;

　　4)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料;

　　5)其他认为需要即时归档的资料。

　　2、定期归档

　　1)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交办公室;

　　2)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司办公室;

　　3、电子声像档案的归档

　　1)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

　　2)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次上传数据。

　　3)每年3月底前必须向办公室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，办公室核实后刻录成光盘并将数据上传到公司的云端保管。

　　五、档案保管

　　1、档案编号

　　1)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

　　2)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号规定》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

　　3)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

　　4)档案分类及编号的增补、修订等由办公室结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

　　5)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

　　六、档案管理人员职责

　　1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

　　2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

　　3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

　　4、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

　　5、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

　　6、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

　　7、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

　　8、不准转借，必须专人专用。

　　9、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

　　10、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

　　七、档案保密要求

　　1、档案管理员和借阅档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

　　2、档案分一般档案和有密级档案两类。

　　3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离办公室。有密级档案复制时，需经项目经理或副总以上领导批准。

　　4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经部门总监或副总以上领导批准。

　　5、外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

　　6、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

　　八、档案借阅、借出制度

　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

　　3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

　　4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

　　5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

　　6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

　　7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

　　8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

　　公司档案管理制度及流程

　　1、档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于企业各方面的利用。有专人负责档案统计工作,按要求填报档案统计报表,并做到迅速、真实、准确无误。

　　2、对企业的各项工作资料应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

　　3、企业应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。

　　4、保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照企业有关保密的制度和企业流程来进行管理。

　　5、鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法禁止擅自销毁档案。做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。

　　6、各种档案按组卷要求，由各部门立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。及时、准确地登记档案的移交和接收,作到账表相符。

　　7、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

　　8、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。

　　9、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。

　　单位档案怎么整理

　　通过档案名称及编号整理

　　1、档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。

　　2、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。

　　3、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

　　4、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。

　　5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改。

　　档号编定整理方法：

　　1、案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。

　　2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。

　　3、档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。

　　4、档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订则填写于右上角。

　　保存期限整理：

　　文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

　　1.永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。

　　2、10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。

　　3、5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。

　　4、1年保存：结案后无长期保存必要者。

　　5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

　　企业档案该如何整理？

　　每年的归档文件整理，各单位都很重视，但整理与编目不规范的还不少，原因是档案人员对归档文件分类、鉴定等技能掌握得不够好。

　　第一步清理文件，即把上一年收发文及帐外文件材料区分为：不归档、永久和定期。划分保管期限要结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（即国家档案局8号令）制定好本单位的档案保管期限表，对照条款，逐份文件进行鉴定。

　　概要地说，即便于实际工作中掌握的保管期限划分方法如下：

　　永久（Y）：

　　1.收文中针对性文件：A、看是否主送本单位即批复类文件；B、看内容是否反映本单位人与事，如任免、表彰、处分类文件。

　　2.收文中方针政策性文件，如决定、规定、办法、意见等。

　　3.发文中属本单位主要职能活动的重要的文件材料；本单位开展重大活动形成的文件材料。

　　4.注重“账外”文件材料的收集与归档（即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报，重要创建活动文件材料等）。

　　定期30年（D30）：

　　1.收文：上级主管机关下发的需要长期执行的方针政策性文件（如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等；非主要职能工作但要贯彻的政策法规；

　　2.发文：本单位形成的比较重要的业务文件材料（大致包括：内部管理制度，奖励制度，业务操作规程等）。

　　定期10年（D10）：

　　1.收文：上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考的文件；

　　2.本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件。

　　简单扼要地讲，区（县）级机关、文件数量比较大，特别是要进馆的单位，区分保期限期尽量按照国家档案局8号令的规定来；文件数量不多或比较基层的单位，可以往“自己”靠，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限可从长。

　　第二步按件装订：界定何为一“件”，具体见《归档文件整理规则》。“件”有两种，①为自然件，这很好界定；②适当的“组件”。文件材料已有电子文档的，可采用缝纫机轧边（固定）；后期要扫描加工的，推荐用不锈钢推订来装订，以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料，每件敲上“档号章”。

　　第三步排列文件：区分“党群”、“行政”、“业务”三大类之后在每类的二级类目下按事由排列文件。党群工作类下设二级类目，一般设：①党务、②工会，③共青团、④妇女工作、⑤学(协)会，在①下按时间排列文件，②③④⑤同上，文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目排列。

　　行政管理类下设二级类目，一般有：①组织人事；②政(事)务；③财产管理，①下按时间先后排列，②③同理。(政务：文字秘书工作；事务：后勤保障一类；财产管理即审计、会计、经费、车辆、设备、房产管理等工作中形成的文件材料)。

　　业务管理类：本单位业务管理工作中形成的文件材料，要根据各单位主管业务的不同情况，区分属类、排列文件。

　　第四步编号：永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号，一年一编（即填写档号章上的归档信息）。

　　第五步编目：按保管期限分别填写《归档文件目录》。

　　第六步填写备考表，装盒、填写脊背（可统一用数字、代码章印上，以保持整洁与美观。

　　公司人事档案如何整理

　　建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

　　(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

　　(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

　　检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

　　(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：取出应转走的档案；在档案底账上注销；填写《转递人事档案材料的通知单》；

　　按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

　　(4)保卫保密制度。具体要求如下：对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。库房备有必要的防火、防潮器材。

　　库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。

　　(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量。人事档案材料收集补充情况。档案整理情况。档案保管情况。利用情况。库房设备情况。人事档案工作人员情况。

　　扩展资料：

　　1、员工基本信息登记。

　　这样的表格基本上会在员工刚进入一家企业的时候进行登记，有一部分为员工个人填写（例如：入职员工基本信息表、入职登记表等），还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》，包括劳动合同的情况。

　　2、员工入职相关审批文件。

　　3、员工各类证件。

　　这一类档案很多传统企业会用复印件，不建议仅保留复印件，因为防止有修改争议，当然更重要的是可能会被毁损，尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。

　　包括但不限于：入职体检合格表、上家企业离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、不购买住房公积金申明、试用（实习）工作总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利确认函（开始入职没有签署）、转正申请、每年度工作总结等。

　　5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表。

　　6、员工在企业里的岗位异动记录。

　　7、员工调薪、奖惩记录。

　　8、劳动合同及保密协议等相关文件。

　　公司行政部整理档案一般包括哪些档案？纸质和电子档各有哪些？

　　档案电子档案与传统档案管理工作现状，可知其中存在着一定的问题：

　　（1）档案管理工作流程有待进一步的优化与规范；

　　（2）档案管理人员专业水平有待提高，电子档案与传统档案管理工作创新性任重道远。同时，由于实际工作中档案管理机制不完善，加上其它因素的干扰，可能会造成档案流失或者档案信息保存不完整现象的出现；

　　（3）传统档案受到当前发展形势的影响，自身的应用范围受到了一定的制约，即纸质档案管理工作面临着较大的挑战。相对而言，电子档案由于受到计算机网络及各类信息技术的支持，实际的应用范围正在扩大。与此同时，为了更好的加深对传统档案与电子档案的深入理解，应了解二者的相关特征。

　　传统档案的特征为：易识别、存储形式直观，但在长时间的保存中可能会丢失或者损害；电子档案的特征为：档案信息保存工作效率高、管理成本低、档案利用时可共享、对保存场地的面积要求低等。

　　电子档案与传统纸质档案在管理中的区别

　　结合电子档案与传统纸质档案的特征及实际的应用概况，可知二者在归档方式方面有所差异。具体表现在：电子档案管理中由于采用了可靠的电子编码技术，能够进行快速的修改，且不会留下痕迹，其载体并不固定。实际操作中若采用了一些原始凭证的关键信息，可对档案进行修改。

　　因此，电子档案归档中应注重数字签名、信息认证、身份认证及保密机制等技术措施的合理运用，确保文件在保存与处理的过程中不会出错，增强电子文件的真实可靠性，确保电子档案的法律凭证地位不受影响；相对而言，传统纸质档案归档方式较为简单。

　　通过相关部门出具的证明，可对既有的档案材料进行修改，修改的过程中由于其为纸制品，缺乏严格的验证程序，材料的保密性要求并不高。

　　归档时间不同

　　当文件办理完成后，电子档案可随时进行归档，或在一定的时间内进行统一归档，文件形成后可在计算机网络及信息技术的支持下传送给档案部门，并需要通过电子数码签名的方式进行身份认证，最终由档案管理工作人员进行登记。在管理电子档案的过程中，需要进行访问限制，确保档案资源的高效利用。

　　在这样的档案管理工作模式下，确保了档案的高效归档及完整性，避免了档案流失；传统纸质档案管理工作中需要相关部门进行统一整理，并定期对所有档案进行更新整理，管理中的流程性突出。

　　保管方式及分类、编目等方面的不同

　　电子档案与传统纸质档案在保管方式方面的区别有：电子档案中保存文件的可读性易受到文件载体、新存贮介质的影响，需要在计算机网络及信息技术的支持下进行操作完成。

　　同时，档案部门接收到电子文件后应进行格式转换，确保电子档案的统一保存；传统纸质档案保管中需要对纸制品材料进行存储，管理中占用一定的空间，并需要严格控制存储环境，实际的管理工作难度大。

　　电子档案与传统纸质档案在分类、编目等方面的不同表现在：电子档案文件比较特殊，需要档案部门接收到电子文件后进行唯一的文件编号，并给出相应的分类号与档案号，其中采用了全方位的检索工具，方便了用户查询，减轻了档案管理工作量；传统纸质档案管理中需要消耗大量的人力、物力资源，管理中可能会出现人为错误。