企业档案整理规范(企业档案整理规范标准)

　　企业档案管理规定

　　第一章总则

　　第一条为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。

　　第二条本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。

　　第四条档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

　　第二章档案机构及其职责

　　第五条公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。

　　第六条档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。

　　第七条办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

　　第三章档案的管理

　　第八条整理办法：

　　1.方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

　　2.步骤：

　　A.收集

　　文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。

　　B.整理根据分类和成立时间整理。

　　C.分类根据下述分类方法分类

　　D.立卷区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

　　第九条过程管理：

　　1.属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。

　　2.属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。

　　第十条监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。

　　第十一条销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

　　第十二条公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。

　　第十三条在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

　　第十四条借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

　　第十五条分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。

　　第四章档案备份制度

　　第十六条公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

　　第十七条各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。

　　第十八条备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。

　　第五章处理条例

　　第十九条有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

　　1.毁损、丢失或擅自销毁企业档案

　　2.擅自向外界提供、抄摘企业档案

　　3.涂改、伪造档案

　　4.未及时上报归档或管理不善的档案管理者

　　5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)

　　第六章责任

　　第二十一条本制度适用于伟凡公司各员工各部门。

　　第二十二条本制度监督责任部门为公司办公室

　　第一责任人为各部门指定的资料员;

　　第二责任人为资料员所在部门的部门经理。

　　企业档案整理规范

　　业务资料管理规定

　　为提高公司档案管理水平，进一步加强业务资料归档的标准化和规范化建设，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

　　一、业务资料归档责任主体

　　综合业务部负责制定业务资料管理标准，对各业务部门资料归档工作进行指导、检查和培训，各业务部门负责各类专业性和具体性业务资料的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。已经办结的项目，由业务部门归档完毕后按照规定时间上交办公室统一保存。卷盒(夹)等耗材，统一由办公室调配，业务部门申领。

　　二、归档文件要求

　　1、归档文件材料内容必须真实、准确。

　　2、归档文件材料要符合文件制作要求，标题、落款、时间(年、月、日)、印章、正文与附件、正式发文的定稿和签发单、上级来文和承办单、请示与批复以及专项成套材料等必须齐全完整。

　　3、归档文件材料应质地优良、书写工整、字迹清晰。

　　4、归档的文件字迹要符合长期保管需要，应使用蓝黑或碳素墨水、优质油墨书写或制作，严禁使用易褪色的书写材料。如：圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝(红)墨水等书写材料。

　　5、归档文件材料纸张幅面应符合要求，一般文件材料应为A4纸，必要时可使用A3纸，但归档应折叠为A4纸大小。

　　三、整理要求

　　1、案卷题名

　　案卷题名要求简练、准确，能够概括揭示卷内文件的内容与成分。

　　案卷题名构成形式：

　　(1)符合规范的名称+业务类型

　　(2)出让宗地编号+业务类型

　　(3)时间+业务类型

　　2、卷内文件排序

　　(1)归档文件目录

　　归档文件目录是包含卷内文件题名及其他特征，并固定文件排列次序的表格。

　　(2)归档文件

　　卷内归档文件一般按重要程度或时间顺序排列。

　　密不可分的文件应依序排列，即正件在前，附件在后;批复、批示在前，请示、报告在后;正式发文在前，签发单在后;上级来文在前、承办单在后;文字材料在前，图样在后。重要文件的历次修改稿依次排列在定稿之后。

　　(3)备考表

　　备考表是对本盒案卷材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行说明的文件。

　　3、案卷装订

　　(1)卷盒

　　卷盒(夹)采用长×宽为315mm×235mm，其厚度可根据需要分别设置30mm、40mm或50mm的规格。

　　卷盒(夹)封面项目应包括：案卷题名、编制单位、编制时间、保管期限、密级、立卷人。

　　(2)案卷装订

　　案卷装订前要先去除卷内文件上的金属物(订书钉、大头针等);

　　文件没留装订线的要贴补加边，破损的要裱糊好，幅面较大的要折叠整齐;

　　将归档文件目录、归档资料左下取齐，用铆钉装订机装订牢固，注意不倒置、不散页、不压字。

　　4、电子文件刻录

　　归档完成之后，需将案卷文件的电子版本刻录在一次性写入光盘等耐久载体上，光盘标签写明年份和案卷题名，一并装入卷盒(夹)中。

　　金融企业业务档案管理规定

　　第一章总则

　　第一条为规范金融企业业务档案管理，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国商业银行法》《中华人民共和国保险法》《中华人民共和国证券法》等相关法律，结合金融企业业务工作实际，制定本规定。

　　第二条本规定所称金融企业业务档案，是指金融企业在货币金融、资本市场、保险、信托等金融业务办理及服务活动中形成并具有保存价值的各种载体形式的记录。

　　第三条本规定适用于在中华人民共和国境内依法设立的下列金融机构：

　　(一)政策性银行、商业银行、农村合作银行、城市信用合作社、农村信用合作社。

　　(二)证券公司、期货公司、基金管理公司及其依法设立的从事资产管理业务的子公司。

　　(三)保险集团(控股)公司、保险公司、保险资产管理公司、保险专业中介机构。

　　(四)信托公司、金融资产管理公司、企业集团财务公司、金融租赁公司、消费金融公司、汽车金融公司、货币经纪公司。

　　(五)从事汇兑业务、支付清算业务和基金销售业务的公司。

　　(六)其他经批准从事金融业务活动的企业。

　　第四条金融企业业务档案对维护金融企业和客户利益，保护消费者权益，防控金融风险，打击经济犯罪，保障国家经济安全，促进经济和社会发展等具有十分重要的作用，是金融企业档案的重要组成部分，是企业管理的基础，应当由企业档案部门实行集中统一管理。

　　第五条各级档案行政管理部门根据职责负责金融企业业务档案工作的指导、监督和检查;各级金融业务监督管理机构及其派出机构负责将金融企业业务档案管理工作纳入金融业务监督管理制度、流程，与业务同监管。

　　第六条金融企业档案部门或档案工作归口管理部门(以下统称“档案部门”)负责对本企业业务档案工作进行统筹规划、监督、指导和检查，各相关业务部门配合档案部门组织实施。金融企业所属各分支机构档案部门负责本分支机构业务档案管理工作，并对所属分支机构的业务档案工作进行监督、指导和检查。

　　第七条金融企业应当建立健全统一的业务文件材料归档管理制度;将业务文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入业务工作流程，列入业务工作或项目计划，列入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，列入企业考核体系和奖惩制度，确保业务文件材料的完整归档。

　　第八条金融企业应当建立健全业务档案保管、利用、鉴定、销毁等工作的相关制度，确保业务档案的真实、完整、有效和安全，满足企业在证据、责任、信息、存史等方面的需要。

　　第九条金融企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档或造成档案损毁、丢失、泄密等行为，进行相应的惩处。

　　第十条金融企业业务档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技能，并定期接受业务培训。

　　第二章业务文件材料的整理与归档

　　第十一条金融企业应依据法律、行政法规、国务院金融监督管理部门和档案行政管理部门的规章和规范性文件的要求，结合业务工作流程，制定本企业业务文件材料的归档范围和业务档案的保管期限表;当业务范围或工作流程发生变化时，应及时修订完善。

　　归档范围和保管期限的确定，应当满足国家对金融活动的监管要求以及维护企业利益和客户权益的需求;业务档案保管期限不得短于相关法律、法规明确规定的保管期限;电子业务档案的保管期限不短于同类纸质档案的保管期限。

　　第十二条金融企业档案部门应当按照遵循文件材料形成规律、保持文件材料之间的有机联系、便于保管和查找利用的原则，依据国家有关规定研究确定业务文件材料归档整理和分类编号方法，制订相关标准并保持相对稳定。

　　第十三条金融企业业务部门应当按照有关规定，将应当归档文件材料按要求进行整理、立卷，定期移交本企业档案部门集中管理，并办理归档交接手续。具体归档时间可根据业务工作特点确定，除国家另有规定外，最迟不应超过次年12月31日。

　　第十四条金融企业文件材料归档一般一式一份，比较重要的或利用频繁的文件材料可适当增加份数。

　　第十五条业务文件材料中属于企业管理类的文件材料，原件存入管理类档案，在与之相关的业务档案中可存放复印件并标明互见号。

　　第十六条金融企业应当按国家有关规定进行档案著录。

　　第十七条纸质和电子文件同步归档的，在文件内容、相关说明及描述上应保持一致;仅为电子载体形式的业务档案，须遵照国家有关电子文件归档和电子档案管理的规定和标准执行。

　　第十八条金融企业建设业务信息系统时，应当有档案部门参与，由档案部门提出电子文件归档管理的相关需求，确保所形成电子文件能够归档，归档后电子文件符合电子档案管理要求。

　　第十九条业务工作人员岗位变动时，应当及时办理移交所负责业务工作的文件材料，并清退借阅未还的档案。

　　第二十条国内依法投资设立的金融企业有海外机构的应当建立海外机构业务档案管理制度。

　　第三章业务档案的管理

　　第二十一条金融企业应当配备符合档案保护和安全管理要求的业务档案保管装具和库房，并保证库房设施设备的正常运转。

　　第二十二条金融企业应当按有关要求做好电子业务档案的存储和安全管理，保证电子业务档案的真实、完整、安全和可用，并对重要业务档案进行异质、异地备份，确保业务档案安全。金融企业对档案信息安全负最终责任。

　　第二十三条金融企业将业务档案管理外包的，应当严格审核承包方的信息安全保障能力和资质。在签订合同协议时，应当明确有关档案安全保管、信息保密和提供利用等方面的责任和约定条款，以保障业务档案的安全与利用。

　　严禁将涉及国家秘密的业务档案外包或委托任何社会中介机构保管。

　　第二十四条金融企业档案部门应当做好业务档案管理的统计工作和对统计数据的研究利用，保证统计数据的完整性、准确性和连续性。

　　第二十五条金融企业应当建立业务档案管理信息系统，逐步提高对电子业务档案的管理水平。业务档案管理信息系统的功能应当符合国家有关规定。

　　第四章业务档案的利用、鉴定与处置

　　第二十六条金融企业应当编制业务档案检索工具，方便业务档案的检索与查询。

　　第二十七条金融企业应当对业务档案的查阅利用进行登记，对超权限利用应履行审批手续。

　　第二十八条金融企业档案部门应积极开展业务档案的提供利用服务工作，加强对业务档案的编研开发，满足企业金融业务活动和管理工作的需要。

　　金融企业必须为有关业务监管部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的业务档案。

　　第二十九条金融企业应当成立由主管领导、档案部门和业务部门人员组成的档案鉴定小组，对到期的业务档案按照有关规定进行鉴定并形成鉴定报告;对确已失去保存价值的到期业务档案，由企业负责人审批签字后方可销毁。销毁档案应当在指定地点并有专人负责监督。对被销毁的档案应当登记造册，并与鉴定报告一并永久保存。对虽已到期、但未结清债权债务或有其他未了事项的业务档案不得销毁。对国家和社会具有重要保存价值的业务档案应当延长保管期限。

　　第三十条金融企业因各种原因变更、终止的，应当按国家有关规定对业务档案进行妥善处置。

　　第三十一条未经档案行政管理部门许可，金融企业不得以任何方式和形式将涉及国家秘密的业务档案携带出境。

　　企业档案该如何整理？

　　每年的归档文件整理，各单位都很重视，但整理与编目不规范的还不少，原因是档案人员对归档文件分类、鉴定等技能掌握得不够好。为此，笔者对如何规范归档文件（即文书档案）的整理与编目提出了简明扼要的方法，供大家参考。

　　第一步清理文件，即把上一年收发文及帐外文件材料区分为：不归档、永久和定期。划分保管期限要结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（即国家档案局8号令）制定好本单位的档案保管期限表，对照条款，逐份文件进行鉴定。

　　概要地说，即便于实际工作中掌握的保管期限划分方法如下：

　　永久（Y）：

　　1.收文中针对性文件：A、看是否主送本单位即批复类文件；B、看内容是否反映本单位人与事，如任免、表彰、处分类文件。

　　2.收文中方针政策性文件，如决定、规定、办法、意见等。

　　3.发文中属本单位主要职能活动的重要的文件材料；本单位开展重大活动形成的文件材料。

　　4.注重“账外”文件材料的收集与归档（即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报，重要创建活动文件材料等）。

　　定期30年（D30）：

　　1.收文：上级主管机关下发的需要长期执行的方针政策性文件（如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等；非主要职能工作但要贯彻的政策法规；

　　2.发文：本单位形成的比较重要的业务文件材料（大致包括：内部管理制度，奖励制度，业务操作规程等）。

　　定期10年（D10）：

　　1.收文：上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考的文件；

　　2.本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件。

　　简单扼要地讲，区（县）级机关、文件数量比较大，特别是要进馆的单位，区分保期限期尽量按照国家档案局8号令的规定来；文件数量不多或比较基层的单位，可以往“自己”靠，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限可从长。

　　第二步按件装订：界定何为一“件”，具体见《归档文件整理规则》。“件”有两种，①为自然件，这很好界定；②适当的“组件”。文件材料已有电子文档的，可采用缝纫机轧边（固定）；后期要扫描加工的，推荐用不锈钢推订来装订，以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料，每件敲上“档号章”。

　　第三步排列文件：区分“党群”、“行政”、“业务”三大类之后在每类的二级类目下按事由排列文件。党群工作类下设二级类目，一般设：①党务、②工会，③共青团、④妇女工作、⑤学(协)会，在①下按时间排列文件，②③④⑤同上，文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目排列。

　　行政管理类下设二级类目，一般有：①组织人事；②政(事)务；③财产管理，①下按时间先后排列，②③同理。(政务：文字秘书工作；事务：后勤保障一类；财产管理即审计、会计、经费、车辆、设备、房产管理等工作中形成的文件材料)。

　　业务管理类：本单位业务管理工作中形成的文件材料，要根据各单位主管业务的不同情况，区分属类、排列文件。

　　第四步编号：永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号，一年一编（即填写档号章上的归档信息）。

　　第五步编目：按保管期限分别填写《归档文件目录》。

　　第六步填写备考表，装盒、填写脊背（可统一用数字、代码章印上，以保持整洁与美观。

　　单位档案怎么整理

　　通过档案名称及编号整理

　　1、档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。

　　2、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。

　　3、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

　　4、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。

　　5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改。

　　档号编定整理方法：

　　1、案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。

　　2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。

　　3、档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。

　　4、档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订则填写于右上角。

　　保存期限整理：

　　文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

　　1.永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。

　　2、10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。

　　3、5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。

　　4、1年保存：结案后无长期保存必要者。

　　5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

　　企业档案管理具体要求有哪些

　　一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

　　二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

　　四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　五、资料的收集与整理

　　1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

　　2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

　　3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

　　4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

　　5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

　　六、资料的分类与归档

　　1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

　　2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

　　七、档案的借阅

　　1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

　　2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

　　3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

　　4.档案借阅者必须做到：

　　①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

　　②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　　八、档案的销毁

　　1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

　　3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　　4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

　　5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

　　公司人事档案如何整理

　　建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

　　(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

　　(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

　　检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

　　(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：取出应转走的档案；在档案底账上注销；填写《转递人事档案材料的通知单》；

　　按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

　　(4)保卫保密制度。具体要求如下：对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。库房备有必要的防火、防潮器材。

　　库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。

　　(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量。人事档案材料收集补充情况。档案整理情况。档案保管情况。利用情况。库房设备情况。人事档案工作人员情况。

　　扩展资料：

　　1、员工基本信息登记。

　　这样的表格基本上会在员工刚进入一家企业的时候进行登记，有一部分为员工个人填写（例如：入职员工基本信息表、入职登记表等），还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》，包括劳动合同的情况。

　　2、员工入职相关审批文件。

　　3、员工各类证件。

　　这一类档案很多传统企业会用复印件，不建议仅保留复印件，因为防止有修改争议，当然更重要的是可能会被毁损，尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。

　　包括但不限于：入职体检合格表、上家企业离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、不购买住房公积金申明、试用（实习）工作总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利确认函（开始入职没有签署）、转正申请、每年度工作总结等。

　　5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表。

　　6、员工在企业里的岗位异动记录。

　　7、员工调薪、奖惩记录。

　　8、劳动合同及保密协议等相关文件。

　　公司档案管理制度

　　第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　第二条档案管理机构及其职责

　　1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

　　2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

　　3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

　　4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

　　第三条归档制度

　　1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

　　2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

　　3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

　　4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

　　5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

　　6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

　　7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

　　第四条档案保管制度

　　1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

　　2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

　　3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

　　4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

　　5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

　　6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

　　7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

　　8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

　　9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

　　10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

　　第五条档案借阅制度

　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

　　3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

　　4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

　　5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

　　6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

　　7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

　　8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

　　第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

　　企业档案管理有哪些制度

　　一、建立健全各项规章制度是做好档案管理工作的重要保障。

　　档案管理是企业各项业务的基础工作之一，档案管理与业务管理具有不可分性，任何业务的发生，必然形成原始的文件材料、帐薄、凭证等资料，这就需要以一定的方式进行保管。而且任何业务活动，又必须遵照一定的方针、政策、原则，而一定的方针、政策、原则又是依据档案材料形成的。因此说档案管理和业务管理是密不可分的。

　　同时，档案还是了解我行发展史、掌握企业发展过程的一个重要途径，因此，强化各类档案数据的管理，保证档案的完整性、真实性、可信性和保密性是档案管理工作的重要内容。

　　随着企业各项管理制度和业务的发展，档案管理中也需要对其内容陈旧、不能适应业务发展需要的规章制度进行更新，因此应及时根据档案管理的实际情况，对《档案管理员岗位职责》、《档案人员工作守则》、《档案保管制度》、《档案保密制度》《档案鉴定、销毁制度》、《档案借阅利用制度》、《库房管理制度》等各项制度重新进行梳理和完善。通过对相关管理制度的进一步梳理，可以使档案管理制度更加完善和健全，使系统档案管理工作向规范化、标准化进一步迈进。

　　二、加强“硬件”建设，完善档案设施是做好档案管理工作的重要基础。

　　搞好档案工作必须有一定的设施做保证。要有合适的库房、阅览室、档案人员办公室，按照有关规定，做到库房、阅档室、办公室三分开，并配置微机、温湿计等设备；并配备用于防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光、防有害气体等九防的必要设施，为档案开创良好的条件。

　　当前，随着业务发展速度的加快，各类档案的数量也在加速增加。相比较而言，档案的硬件建设速度与业务发展的速度在某种程度上还不是非常匹配，这种不匹配特别体现在基层行处。近年来，年年不断新增的档案使档案库房日显紧张。解决这一问题：

　　一方面需要加快硬件建设，积极推行集中化管理的新模式；另一方面，也要做好到期档案的鉴定和销毁工作。对超过保管期限的档案内容、完整程度、利用价值等方面进行分析，按规定做好鉴定工作，筛选出无保存及利用价值的档案进行销毁处理，以便于腾出更多的存放空间。

　　三、坚持档案工作与业务发展工作相结合是做好档案管理工作的核心。

　　档案的收集整理、保管和利用等都是为企业业务服务的，因此档案管理中最重要的就是要积极开展档案的利用工作，千方百计地提高服务质量，编制各种检索工具，采用新技术和先进的工作方法以满足业务工作对档案的需要。

　　随着企业事业的不断发展，当前案卷数量也越来越多，数量的庞大给保管和利用带来了很多困难；同时我行的文书档案目前还采用电子档案和纸质档案并存的双轨制，工作量非常大。加强档案的现代化管理，能有效地解决档案管理中存在的这些问题。

　　档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大,而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。在实际工作中要尽量发挥计算机等现代化管理方式，尽量减少手工操作，以便提高工作效率，更好的服务于建行发展的需要。

　　企业档案室管理规范应该怎样制定？

　　一整套完整的制度体系包括：工作规章、管理制度和业务规范三部分。

　　工作规章主要宏观明确档案工作管理体制，文件材料的形成与归档责任、档案管理、鉴定、开发方法、档案管理相关奖惩等，这是总纲。

　　管理制度针对各门类档案制定管理办法；各业务环节制定工作制度等。

　　业务规范则主要制定档案整理细则、档案分类方案、档案归档范围及保管期限，以及针对特殊载体档案的要求。

　　重要参考文件：最新的是《企业档案工作规范》，在里面对其他的规范有引用，可参考。

　　怎样做好企业档案管理

　　导语：随着我国社会经济的不断发展，档案管理工作也在随之一同发展，在不断更新着管理概念及管理方法，能够全面、真实地反映各单位的整体发展状况和工作成果。做好档案管理工作，不仅可以为单位管理人员提供及时了解内部情况的整体资料，适时调整策略及决策;而且，还可以为社会和有关各方对其准确认定提供有效依。

　　一、目前企业档案管理上存在的一些问题

　　近些年来，从总的方面来看，企业档案管理工作已基本纳入到企业管理的范畴内，并发挥出了较为明显的作用。然而，由于现代化企业制度的逐步建立和企业自身的不断发展壮大，企业档案管理工作却没有相应跟上。

　　究其原因，方方面面。总体讲，包括：一部分企业对档案管理工作认识不到位，没有给予足够的重视，致使档案管理人员队伍较为薄弱，尤其缺乏专业的档案管理人员，无法适应新形势下企业发展的需求;

　　加之有关各项规章制度不健全，职责划分不明确，档案保护措施不当，时有丢失损坏的现象发生，文档收集不全，整理工作滞后等等问题都不同程度地存在。以上问题如不及时有效地解决，对企业的健康和长远发展都是十分不利的。

　　二、如何有效加强和完善企业档案管理工作

　　(一)建立健全企业档案管理机构制定完善有关的规章制度

　　1.及时设置企业档案机构在设置企业档案管理机构上，要充分考虑企业的性质、规模的大小、档案业务数量，并根据相关规定做出正确的选择。企业档案的设置与调整应本着以下原则：企业可根据自身的实际情况和需要自行决定，要考虑到与企业今后的发展相适应，确保企业档案的完整、安全及有效利用，还要兼顾到档案管理成本等问题。

　　2.档案管理工作人员的配备随着科技的进步和企业的发展，在企业档案管理方面，也提出了更高的要求。像业务能力的提升，理论水平的加强，设备与设施的配备，各项管理措施的完善等等。具体讲，主要是以下几个方面：首先应选好企业档案管理部门的负责人，这一点十分重要。因为作为档案部门的负责人，如果不具备较高的专业理论水平，可靠的政治素养，较强的管理及业务能力，是很难胜任此项工作的。

　　其次是对具体的档案工作人员的要求也不能降低，热爱档案工作是先决条件，一定的文化和业务知识及工作经验是基本的保证。为了能尽快使企业档案工作人员不断提升业务能力，适应企业发展的需要，对档案工作人员要进行定期的专业知识和操作技能的培训，以不断提高业务技能和档案管理水平，使其成为一名合格的企业档案管理工作者。

　　3.加强和完善各种设备设施档案管理设施的完备，是档案管理的基础性工作，应当加以重视，不能凑合。这方面的设备设施包括：建立专门的档案专用库房，配置足够使用的档案排架与卷柜，配齐必要的设备及工具用品，建立健全与完善防火、防盗设施及措施，并要求指定专人负责管理与维护。

　　由于近些年随着计算机网络技术的迅速发展与广泛应用，使企业在档案整理、存储、保管及使用上提供了极大的便利，从而大大提高了效率，并收到了事半功倍的效果。但同时也对网络信息安全和企业档案管理工作者提出了更高的要求，务必使我们充分认识到问题的重要性。

　　为了保证档案信息的完整与安全，就必须制定科学严密的电子文档安全管理体系，行之有效的操作权限管理体系，充分完善电子文件流转跟踪登录管理技术。应该讲，各项硬件设施的完善是做好企业档案管理工作的基本物质保证。

　　4.依法治档及完善各项规章制度认真学习《档案法》，坚持依法治档，建立健全档案工作中的各项规章制度并加以认真贯彻落实，是档案管理工作中的重中之重。应当说，依法治档是做好企业档案管理的重要内容，也是一项基础性工作。

　　只有真正实现企业档案管理的法制化、制度化和常态化，档案管理才能发出应有的作用，从而有效地维护好和利用好档案，使之更好地为企业的发展做出服务。这里需要强调的是，所制定的各项规章制度都必须符合国家的'有关法律法规，并结合本企业的实际情况，不但要具体、规范，还要有较强的可操作性。

　　要明确档案管理主要负责人和专职档案管理工作人员的具体职责，做到有章可循，按章办事，以利于监督、检查和落实。

　　(二)加强企业档案的规范化管理

　　科学与规范化的档案管理，是企业档案部门做好档案管理的一项重要内容和措施。我们必须认识到，企业档案不单单是某一企业的信息资源，同时也是国家档案信息资源的重要组成部分。

　　企业档案管理工作的基本内容，就是针对企业的各种形式的档案信息材料的形成、积累、整理以及归档的管理、监督和指导以及档案的收集、保管、统计、鉴定等，以达到企业档案信息资源开发利用的目的。

　　(三)做好企业档案的安全与保密工作

　　企业档案工作和其他类型的档案工作一样，都承担着严守国家机密和企业秘密的重要职责，具有十分的保密性。认真做好企业档案的保密工作，不但维护了国家的安全和利益，同时也最大限度地保障了企业自身的经济利益与合法权益。为此，作为一名合格的企业档案管理工作者，必须严格遵守相关的法律法规和保密纪律。具体讲，应做到以下几点：

　　一是要认真加强档案库房的管理。因为良好、正规的库房设施建设，能有效地预防和减少外部不利因素对档案造成的损害。档案库房的设置从保密方面考虑，应严格按照国家有关规定单独兴建，而且不应设在办公楼的最底层;库房要与办公室、阅览室分开;库房的门窗应设置专门的加固防护措施;库房应执行严格的管理制度，有专人负责，无关人员一律严禁入内。

　　二是加强绝密档案的管理应该说，绝密档案的管理是整个档案保密工作中的重中之重，因此应将绝密档案同其他一般档案分开保管，并设有保险柜、保险锁、防盗器等，以确保绝密档案的安全。绝密档案管理人员应有高度的责任心、事业心，政治上可靠，作风上严谨，严格遵守规章纪律。

　　三是加强规范化管理作为企业档案管理人员应认真履行职责，恪尽职守，工作中确保档案资料不损坏、不丢失、不散乱，充分做到档案的完整与安全，利于查询，及时有效地为企业提供服务。

　　5档案工作体制

　　5.1组织系统

　　企业应建立分管档案工作领导、各部门和项目负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络。

　　5.1.1档案工作领导

　　确定分管档案工作的企业领导；确定各部门、各项目主管档案工作的负责人；确定档案部门的负责人。

　　5.1.2档案部门

　　根据企业规模和档案工作实际需要设置档案部门。档案部门统一管理企业各类档案，行使对企业档案工作的监督、指导、检查职能。

　　大型企业应设立具有独立职能的档案机构。

　　5.1.3档案人员

　　根据工作需要在档案部门配备专职档案人员，在各部门、各项目管理部门配备专职或兼职档案人员。

　　5.2工作职责

　　企业应对档案工作职责进行划分，明确企业、档案部门、档案工作领导、档案人员和文件形成者责任。

　　5.2.1企业职责

　　5.2.1.1建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划。

　　5.2.1.2将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门领导及有关人员进行考核。

　　5.2.1.3维护和确保档案真实、安全，预防突发事变及灾害的发生，并随技术进步为档案工作持续发展提供技术和设施、设备保障。

　　5.2.1.4在企业资产与产权变动时，同时提出所涉及档案的处置要求。

　　5.2.1.5按规定向相应单位移交档案。

　　5.2.2档案部门职责

　　5.2.2.1贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。

　　5.2.2.2统筹规划和负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。

　　5.2.2.3指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作。

　　5.2.2.4监督、指导、检查本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。

　　5.3岗位职责

　　5.3.1分管档案工作的企业领导，统一领导本企业的档案工作，负责审查批准档案工作规划、计划，对企业依法开展档案工作负总责。

　　5.3.2各部门或项目档案工作的负责人，负责审核本部门或项目档案工作计划，对本部门或项目归档文件材料的齐全、完整、准确负责。

　　5.3.3文件形成者应对归档文件材料的准确性、有效性负责，并按规定向本部门或项目专兼职档案人员移交。

　　5.3.4各部门、项目及专项工作的专兼职档案人员负责收集、整理本部门或项目归档的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，对文件材料的归档质量负责。

　　5.3.5档案部门的档案人员，负责档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、提供利用工作，监督、指导各部门和项目文件材料的归档工作，对所属单位档案工作进行监督、指导与检查，对档案管理工作质量负责。

　　5.4人员要求

　　企业应配备遵纪守法、忠于职守、具有档案专业及相关专业知识的人员从事档案工作。档案人员应保持相对稳定，符合专业技术或管理人员要求。

　　5.4.1档案人员的配备应与企业生产、经营、管理和发展需要相适应。

　　5.4.2档案人员应具备大专以上或同等学识水平。

　　5.4.3档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历或同等学识水平。

　　5.4.4档案人员应定期进行在职培训。

　　6档案工作制度

　　6.1档案工作制度体系

　　企业档案工作制度体系由工作规章、管理制度、业务标准规范组成。

　　6.1.1工作规章

　　企业应将文件材料收集、归档及档案管理要求纳入到企业相关的管理制度中，同时将企业档案工作规定、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案等作为企业管理制度的重要组成部分。

　　6.1.1.1企业在制定产品开发、科研管理、设备管理、基建工程管理等制度中应提出相应的文件材料收集、归档及档案管理要求。

　　6.1.1.2档案工作规定是企业档案工作的基本要求。其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件材料的形成、积累与归档要求，档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等，规定中应明确体现“三纳入”、“四参加”、“四同步”的要求。

　　6.1.1.3档案工作责任追究制度应对相关岗位和人员违反文件材料收集、归档及档案管理要求，发生档案泄密、造成档案损毁等行为提出责任追究和处罚措施。既可单独制定，也可纳入到相关的管理制度中。

　　6.1.1.4档案管理应急预案，对可能发生的突发事件和自然灾害制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序和转移地点。

　　6.1.2管理制度

　　根据档案工作各环节需要，制定相关制度。其中文件材料归档、鉴定销毁、保密、利用、移交、电子文件管理、科技档案补充更新等制度等需要其它部门配合档案部门贯彻实施；档案保管、统计，档案管理系统操作，库房管理等制度主要是档案部门和档案人员贯彻实施。

　　6.1.2.1文件材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求以及控制归档质量的措施。

　　6.1.2.2鉴定销毁制度应明确鉴定工作的组织及职责、鉴定方法、鉴定时间和销毁要求。

　　6.1.2.3保密制度应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者承担保密的责任。

　　6.1.2.4利用制度应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）档案的要求。

　　6.1.2.5移交制度应规定档案移交范围、移交对象、移交内容、移交程序及手续。

　　6.1.2.6电子文件管理制度应对本企业计算机应用系统中形成的电子文件、数据库提出归档、管理和利用要求。

　　6.1.2.7科技档案补充更新制度应明确科技档案补充更新原则，补充更新程序和方式、违规处罚原则。