档案整理第三方服务(第三方档案管理服务)

　　档案管理业务外包有以下几个好处：

　　1、降低企业档案管理成本，提高档案利用效率

　　企业档案管理业务外包即将企业有关档案管理业务外包给档案专业服务机构，决定是否外包的一个重要因素就是外包成本是否高于内置成本。档案专业服务机构由于其服务内容的转移性和服务的规模化，决定了这些档案专业服务机构的成本远远低于企业单独进行档案管理业务的成本。用时，由于应用了专业化、高水平的管理技术与管理手段，外包后的企业档案利用效率也会大幅提高。

　　2、可以减少企业在档案管理工作的重复投入现象，降低企业管理风险

　　随着办公自动化程度和企业信息化程度的不断提高，电子文件和电子档案大量产生，这些数字化的文献对管理基础设施、管理技术和人员素质的要求比纸质文献的要求高得多。为确保电子文件信息的持续可读性，必须不断地对文件进行实时迁移，以适应新的计算机网络通讯技术，这些都需要大量的投入。

　　3、有利于促进企业档案信息化建设

　　实行企业档案管理业务外包，可借助于档案外包服务机构在设备、技术、专业人才方面的优势，加快企业档案信息化建设，促进企业档案信息化进程。

　　4、有助于提高企业核心竞争力

　　业务外包是企业管理的一种创新管理理念与管理方法，它的一个重要目标就是集中企业内部资源，着力提高企业核心竞争力。档案管理业务外包可以使企业从具有低附加值的日常的事务性档案管理业务中解放出来，能够更有效地运用其核心竞争力，把时间、精力和资源集中起来，致力于具有高附加值的战略环节。

　　广州银安金融企业服务有限公司成立于2013年1月，背靠中国人民银行广州分行，是广州银行电子结算中心的直属子公司，专门为银行、证券、保险、机关单位等机构提供会计、信贷、文书等凭证和档案的整理、扫描、寄存、保管、调阅等服务的专业服务公司。

　　2020专门设立数据影像部为客户提供档案整理装订、高拍仪影像扫描、数据录入档案目录等全方位、高品质的档案管理全流程生命周期延伸服务。

　　档案外包从服务需求内容上整体上分为2大类，劳务外包和专业外包；

　　劳务外包主要解决的是劳动力不足的问题，而专业外包则是解决档案管理过程中的管理流程、管理制度、专业档案的整理方案、迎接上级检查或档案执法检查的迎检方案、专业档案管理软件、档案知识管理和数据挖掘等方面的专业服务。

　　在实际过程的档案外包合作过程中，可能出现以上2种需求都包含的情况。从外包主体上可以分为档案馆（室）机关外包和企事业公司制外包2个主体类别，由于档案馆（室）主要业务是档案管理，并配备了专业人员，所以外包的需求大多是劳务需求型的。

　　企业和事业单位的由于档案作为支撑主营业务的模块，往往在知识储备和人力配备上不足，对专业要求比较高，所以往往需要进行管理咨询、整理扫描、软件规划等专业外包服务。

　　单位不能存档，个人档案应该放在哪里呢？影响退休领养老金吗？

　　现在，职工档案问题确实是一个困扰大家的麻烦。现在单位也怕麻烦，一般不给职工管理档案。这样职工的档案应该怎么办呢？

　　一般来说，非公有制企业和社会组织聘用人员的档案都属于流动人员档案。包括失业职工档案，未就业的高校毕业生或中专毕业生的档案案，自费出国留学或其他因私出国人员的档案，自由职业或灵活就业人员的档案等等。

　　如果属于国有企业，一般属于有档案保管权力。如果是非公有制企业，那么就只能向当地的公共就业和人才服务机构存档了。这些机构一般要承担流动人员人事档案的接收、转递、整理、保管等基本公共服务。

　　根据人事档案的保管规定，职工档案不能经职工本人携带、流转。如果职工档案进入个人手中了，相关档案管理机构拒不接收是板上钉钉的事情。

　　一般这种情况，首先要将档案退回到进入个人手中的用人单位，让该用人单位负责清点核对档案内容，然后再按照职工档案的有关规定转递到需要接收的档案管理机构。

　　职工档案肯定会影响退休。现在我们职工退休，都需要对职工的就业记录进行认真核对，确保职工的就业情况跟社保实际缴费完全一致。尤其是一些视同缴费年限的工人、参军入伍的人、上山下乡知青，仅凭职工档案，就可以增加缴费年限多计算养老金。

　　另外，职工档案中还有职工身份的确定，关系着退休年龄，比如女干部可以55岁退休，女工人是50岁退休。

　　从事特殊工种满足相应年限，也必须要核定职工档案。

　　职工档案不能成为劳动者的负担。《劳动合同法》规定，用人单位应当自劳动者离职15日内为劳动者办理解除劳动关系、停保手续以及档案转递手续。一切都是应该有用人单位承担的。

　　随着电脑系统的越来越发达，很多就业记录等信息不再需要纸质版档案。相应就业记录材料都可以通过电脑查询进行补办。

　　除非劳动者因为到外地就业，办理社保关系转移的话，如果在外地退休那么需要纸质档案作为佐证。

　　在未来一段时间，如果公共就业信息全国联网，那么纸质就业信息档案的材料就没有收集的意义了。我们办理退休就可以仅仅凭借我就业系统中的电子记录就可以了。当然，没有电子记录之前的就业记录必须还是看职工档案的。

　　那个时候，职工档案将重点采集一个人的教育信息、入团入党材料、考核评价材料等等信息了。

　　第一、如果你是刚就业的大中专毕业生。你的人事档案暂时存放在县区人才交流中心。如果工作单位是行政事业单位，档案就会存放在人社局。如果在企业工作，企业人事部门保存你的档案。

　　第二、如果你是破产改制企业的职工。破产企业的还未到退休年龄的职工的档案会保存到人社局的失业科，退休职工的档案送到县区档案馆保存。改制后重组企业的职工档案一般在改制后的企业保存。

　　第三、如果你是行政事业单位的干部职工。一般干部的档案在人社局保存，领导干部的档案在组织部保存，工勤人员档案以前在本单位保存，现在也应该都送到人社局保存。

　　第四、单位不保存职工人事档案的。可能你的这个单位不是怎么正规的单位，应该是管理不完善的小单位。人事档案个人不能保存，你还是继续保存在人才交流中心。不会影响你的退休的。

　　楼主你好，单位不能存档，个人档案应该放在哪里呢？影响退休金待遇吗？单位不能存档，那么个人档案也是不能拿在自己手里的，一般情况下私营企业是不具备存档的一个权限的，所以说必须把自己的个人档案，存管在你户籍所在地的人才交流开发中心。

　　因为这个人才交流开发中心是具备档案托管权限的，并且是能够正常的认定你的个人档案的，在将来办理退休的时候都是需要使用到个人档案，所以说个人档案对自己来说是非常重要的。我个人档案对于自己的退休金是没有直接关系的，但是在办理退休的时候需要认定你的视同缴费年限的时候，就需要用到你的个人档案了，这个时候个人档案就起到至关重要的一个作用。

　　所以说个人当然也不能够轻易丢失，当然在你正常交纳基本养老保险的过程，对于你的退休金是有直接影响的，但是个人档案是不会影响到自己一个退休金的待遇的，所以说这一点完全可以放心，你只要正常的把自己的个人档案不管出去，不要保留在自己手里，那么就完全没有问题了。

　　企业单位原则上不存放个人档案。但个人档案是由企业劳动人事、或分管政治工作的干事，负责收集整理资料，登记编号后归档。亦依照管理程序、分阶段逐步完善、再按须分别存放或暂放：

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　　①、当年或当季发生的档案，会暂存企业备用。新招收、被分配、被聘用的干部、职工的个人资料，包括：体检表、报到通知书、劳动合同、退疫军人证、学历证、身份证…等各种复印件，经本人签字、经办人审核、验收、登记后，即会按须打码编号，装入个人档案袋。

　　譬如：等待企业领导研究分配工种、确定岗位，对应职务、按需分工、落实工作任务、合并对应工资，再登记编入职工花名册，供季末年终统计呈报人事报表…等使用之需。亦短期内的个人档案，暂存于本企业劳动人事部门的保险柜内…。

　　②、职工多年未变动的个人档案，应存放在企业主管局档案室。且配备有专职、专业档案管理人员，并分工和落实责任到头；企业主管局会严格遵循档案管理法规、制度，作出档案索引、目录、编号或代码。以利查找或运用。

　　③、企业职工的补充档案，暂存于经办人或劳资部门办公室。例如：职工的续签合同、任职通知、调资晋级的档案（文件、方案、卡片、批复意见），一经审批完善后，由企业分管人员，按人数、档次或级别逐步整理，再专人呈送到主管局，由主管局审核确认后，再分别归入个人档案袋内。

　　但是：若资料暂未被列装入袋之前，需要调用档案时，会有某种资料不完整的现象出现。这属于正常的特殊情况，

　　④、调用、借阅、转移或退出原企业的个人档案，必须经过档案员、分管领导登记审批，并注明使用时间、归还日期、调出的去向与目的地…。若在被借出期尚未归还时，将会产生错觉或误会，亦误为档案丢失。

　　⑤、职工被批准退休后，其档案将统一存放于社保局档案室。

　　虽有档案存放于不同地点，或等待归档…。只要没有出现差错或丢失，是不会影响退休养老金的；而影响退休、或领取养老金资格、或系数变化的问题，有以下五种情况，供你逐项参考掂量：

　　①、参加工作时间。直接涉及到职工的参保时间、或参保起点，或视同工龄。

　　②、参加投保时间。直接关系到缴费年限、缴费基数、或缴费龄。

　　③、出生年月日。直接关系到法定退休年龄，是否可以办理退休手续的问题。

　　④、缴费标准的高低（最低下限为0.6，上限为3.0）。会直接影响计发退休金，标准与额度的问题。

　　⑤、职工（参保人）档案中的姓名、性别、身份证编号，若有字迹潦草、马虎、字迹不清、或使用了同音字、别字或出现差错…。不能与身份证、户口簿完全高度一致者。这将直接影响领取养老金的身份或资格。

　　据此，掌握了职工档案与养老金的相关作用，或其重要性。即可助益办理退休手续。

　　前几年，我们这个地方破产、倒闭企业的下岗职工个人档案，都移交到人社局，由托管中心专人负责管理。

　　上级如果有关于下岗职工、离退休人员的新政策、人社局、社会保险事业处，都会在第一时间通过服务大厅这个平台，利用滚动字幕视频，发布新的政策、退休、缴费信息。

　　服务窗口的工作人员也会为你解答各种问题，所以说，个人档案放在人社局托管中心，相对来说还是比较安全的，不影响办理退休和领取养老金。

　　枣庄人社局今年也开通了“枣庄人社手机APP系统和12333”智询通，扫描二维码，届时也可以直接查询相关的资料和信息，异地也可以进行资格认证了。

　　单位不能存档，个人档案应该放在哪里呢？影响退休领养老金吗？实际上：档案保管需要具备相应的资质，单位不能存档，一是可以放到单位所在地或者户口所在地的档案管理部门统一保管；二是可以委托具有保管资质的第三方服务机构代为保管。一般来说，没有人事档案，也是可以办理退休手续的。只不过，涉及视同缴费年限、特殊工种、职称待遇等问题，还需查阅人事档案，进行认定，否则会影响养老金的计算。下面结合问题，做具体分析，希望能够对你有所帮助！

　　一般来说，具有党委的企业，是可以独立管理人事档案的。对于规模比较小的单位，是不具有管理档案的资质。所以，单位不能存档，一般可以通过以下两种方式来解决：

　　1.可以放到单位所在地或者户口所在地的档案管理部门统一保管。职工本人可以携带劳动合同、身份证等材料，到单位所在地或者户口所在地的档案管理部门，办理档案转递手续即可。

　　目前，档案管理部门是不收取档案保管费用的。档案管理部门只负责保管人事档案，一般不会帮你整理档案材料。也就是说，后续如果你有其他需要放进档案的原始材料，档案管理部门只是负责将材料装进你的档案，而不会负责具体装订、整理等工作，他们仅负责保管职能。

　　2.可以委托具有保管资质的第三方服务机构代为保管。你也可以将个人的人事档案，委托第三方具有档案管理资质的服务公司，代为保管。

　　需要注意的是：第三方服务机构是要收取档案保管服务费的，他们除了保管你的档案以为，你还可以要求他们帮你整理和装订人事档案。但是，保管和整理需要支付两笔费用，相对于存在档案管理部门而言，存放在第三方服务机构需要额外支付一定的费用。

　　一般来说，人事档案会影响到：出生时间的认定、参加工作时间的认定、视同缴费年限的认定、特殊工种的认定、女职工、女干部身份的认定、职称和荣誉等特殊待遇的认定。如果你涉及上述问题，都需要提供人事档案，否则，是很难进行认定的。将会直接影响你退休后的待遇。

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　　1.切记：人事档案不要放在个人手里，更不要私自拆封。否则，档案管理部门和第三方服务机构一般是不会接收的。因为，你有档案造假的嫌疑，等到你退休的时候，也会造成不必要的麻烦。

　　2.人事档案对个人来说，还是比较重要的。但是，未来随着社会的发展，人事档案将逐渐向电子档案过渡，目前参加工作的职工，很少涉及视同缴费年限等问题。所以，人事档案固然重要，没有档案，也许会影响退休养老金的计算，但是没有人事档案，一样还是可以办理退休的。

　　单位不能存档，个人档案应该放在哪里呢？如果是大学毕业的学生，可以将自己的档案落到所在地区人才交流中心，统一管理，统一缴费。如果是自由职业者，可将档案放在所在地区劳动保障部门，由当地的劳动部门统一管理，统一缴费。无论档案放在人才交流中心，还是放在劳动保障部门，只要按时缴纳基础养老保险金和医疗保险金，不断缴，不停缴，到了退休年龄完全可以正常办理退休，不影响退休金的领取。

　　〔职说社保〕观点:单位不给员工存档案的问题普遍存在，至于有无档案影不影响养老金的多少，得看档案里有没有【视同缴费年限】，这1类人无档案年少领2万左右养老金，看看有没有你。

　　1.何为档案？

　　这里说的职工档案，一般是指人事档案。档案主要是记录一个人的主要经历(学习及工作)、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用。在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时，一般会需要使用档案。

　　2.单位不能存档，员工档案存到哪里去？

　　如果是刚毕业的学生，需要由学校协助转递；如果是原单位可以存档，新单位不可以存档的职工，则需要原单位配合转递档案。一般来讲，没有单位接收档案，需要把档案由原存档机构转递到户籍所在地人力资源和社会保障局人事档案管理科或者当地独立存在的人才公共服务中心。

　　如果参保人档案无【视同缴费年限】，其实有无档案根本不会影响参保人办理退休，领多少养老金。

　　但是，如果参保人档案有视同缴费年限记录，没有档案可能少领或者领不到养老金。

　　1.何为视同工龄年限？

　　【视同工龄年限】是指参保人在强制实行养老保险制度之前，国家政策规定认可的连续参加工作年限，以及可被认定为视同工龄的其他情形的工作年限。

　　以北京为例，一般普通企业自【1992年10月1日】起开始实行养老保险制度，意味着1992年10月1日作为视同工龄与实际缴费年限的分界点。即1992年10月1日前的连续工作年限计入视同缴费年限，1992年10月1日后只有实际缴纳养老保险，才可以认定缴费年限，退休时领取养老金。

　　国有企业和县属集体企业的固定职工(非临时工)，自【1998年1月1日】起，实行企业和职工个人共同缴纳基本养老保险费制度，意味着1998年1月1日之前，非违纪除名之外，都可以按国家规定计算为连续工龄的时间，认作为“视同缴费年限”，退休时领取过渡性养老金。

　　2.举例说明，没有档案少领多少养老金？

　　王大爷，1960年生，1978年在国企单位上班，于1998年下海经商，按照历年社平工资的100%为缴费基数，正常缴纳职工社保，2020年1月法定退休年龄60周岁时累计缴纳22年，个人账户储存额为12万元。

　　则王大爷退休当月养老金为:

　　基础养老金:7855(1+1)2 22%=1728.1元；

　　个人账户养老金:120000 139=863.31元；

　　过渡性养老金:7855 1 20 1%=1571元；

　　小结:视同缴费年限20年，按照北京市社平工资100%档缴纳社保22年的王大爷，退休当月可以领到1728.1+863.31+1571=4162.41元。如果王大爷有档案，即使存在户籍所在地，也可以在退休当月借阅审核并认定1998年之前的视同缴费年限，则退休当年每月可以多领1571元，一年就多领18852元。

　　单位不能存档，并不意味着档案就可以自己拿着，不用存在人才或者社保局档案科了。如果档案中有可以证明视同缴费年限的材料，不存在指定机构，就可能造成死档，像王大爷一样20年工龄就可能一年少领18852元养老金呢。

　　所以，有人事档案且存在视同缴费年限的职工请注意，就算单位不能存档，也要妥善把档案错至户籍所在地。

　　待到退休前一个月借阅审档认定视同，实际养老保险缴费不足15年，视同缴费年限可以凑，累计缴费超过15年就可以领到养老金；如果实际缴费年限超过15年，视同缴费年限可以多领过渡性养老金。

　　总之，保存好档案，认定视同工龄，才能多领养老金，避免吃亏。

　　国有企业单位，一般都有档案室，员工档案一并存入，为退休人员提供材料，现如今，个体私有企业，不具备存档条件，哪么，就有当地派出所户籍室保管，到退休时，可提供个人档案材料。

　　单位不能存档，个人档案应该放在哪里？影响退休领养老金吗？相信很多朋友对于档案存放这件事情还是比较困惑的，因为并不是所有的企业都具备存取档案的资格，比如一些民营企业就是不具备档案管理权限。然而档案又是我们人生当中很重要的一份资料，我们是需要妥善进行管理的。下面，我将针对个人档案的存放地点、是否影响养老金以及档案存放的流程做简要分析，希望对大家有所帮助。

　　一、单位不能存档，个人档案应该放在哪里？

　　首先，我们要先明确一点的就是，我们个人的档案是不允许放在自己手中的。如果长时间放在自己的手里，就会有自己修改档案的嫌疑，导致其变成一个无效的档案。所以，如果我们所在的企业不能存档的话，我们第一可以将档案放在我们户籍所在地的人才交流中心或者当地人力资源与社会保障局的档案管理部门；第二个是可以放在第三方委托的档案保管机构。

　　（一）档案放在户籍所在地的人才交流中心或者当地人力资源与社会保障局的档案管理部门

　　1、优势

　　档案放在人才交流中心或者档案管理部门最大的优势就是比较可靠。因为都是当地人力资源下设的部门，档案放在那里，有专业的人员进行保管，存取是有自己的一套严格的流程。所以不管是我们将来准备考公务员还是事业编制，档案放在那里对日后档案的调取提供了比较大的便利。并且档案的保管费用相对来说也比较低，有的地方针对档案的管理是免费的。

　　2、存取流程

　　（二）档案放在第三方委托档案保管机构。

　　我们也可以将我们的档案放在第三方的委托档案保管机构那里。但是第三方委托需要收取一定的保管费用。优势是我们可以让他们帮我们去对我们的档案进行一定的整理归纳与订装。而放在人才交流中心或者档案管理部分只是帮我们进行档案的保管，不会进行相关的档案整理装订工作。

　　二、档案对我们养老金的计算与领取有什么关系？

　　（一）视同缴费年限需认定工龄。

　　视同缴费年限指的是在未实行养老保险实际缴费年限之前，按照国家规定而计算的连续工作年限。通俗来讲国家在过去还没有开始执行养老保险的缴费制度，也没有实际缴费年限的累计，工人的一些待遇的发放也是通过工龄去进行确认的，在实行养老保险实际缴费年限累计制度之后，为了保障这一部分人退休后能领取到养老金，保障社会的公平性，所以，即使当年我们实际上并没有缴纳养老保险的记载，但国家也当我们缴纳了养老保险。所以说，视同缴费年限当中缴纳的并不是我们的社保费，而是视同缴纳了年限。一般来说，视同缴费年限有两个分界点，一个是1992年之前，一个是1996年之前，不同地区的规定有所不同。

　　所以因为我们前期没有养老保险实际缴费年限的记载，我们视同缴费年限的确认主要是通过工龄，而工龄的确认，则需要用到我们的人事档案。通常来说，我们会通过个人档案中的招工证明、转正定级表、报到证等来确定我们的工龄。如果说，我们个人档案丢失或者档案无效的话，就白白损失了缴费年限的累计，会影响我们养老金金额的。

　　（二）职工身份的确定

　　国家对于我们领取养老金的年龄是有硬性的要求的。以企业职工身份参保的，男职工需要达到60周岁，女职工需要达到55周岁，女性干部身份需要达到55周岁才可以办理退休手续，具备领取养老金的资格。而身份的确定，也是需要看我们个人档案的。一般需要验证我们人事档案中的转干登记表、招干登记表、转正定级表等相关资料确认我们的退休年龄。不同退休年龄在我们基础养老金计算中所对应的计发月数是不同的，比如60周岁退休计发月数为139个月，55周岁退休计发月数为170个月，50周岁退休计发月数195个月，一般来说，计发月数越小，我们的退休后的养老金越少

　　（三）特殊工种的确认

　　一般来说，从事井下、高空、高温、特重体力劳动和有毒有害的工种定为特殊工种。如果从事特殊工种行业并满一定的工作年限，我们是可以提前退休的。一般来说，男性满55周岁，女职工满45周岁，女干部满50周岁就可以提前办理退休手续的。而从事退休工种的认定及相应工作年限的确认，也必须要核定我们的职工档案，需要查看我们档案中的特殊工种岗位登记表、工资表、工作证明等进行认证申请。

　　三、是不是所有退休都需要认定档案？

　　并不是。自国家开始全面实行养老保险制度，按照实际的缴费年限确认我们养老金领取资格后，其实档案对我们退休的影响就比较少了。并且随时国家信息化水平逐渐发展，现在很多地方都开始实行电子化档案，所以，如果不涉及上文所写的特殊工种确认、职工身份确定、视同缴费年限确定的，档案对我们养老金的领取是没有什么影响的。只要我们达到了国家所规定的退休年龄，养老保险缴费年限累计满15年，我们就可以办理退休手续，具备按月领取养老金的资格。

　　综上所述：

　　1、档案是不能在我们自己手里存放的，如果企业没有保管档案的权利，我们可以选择存入户籍所在地的人才交流中心、档案管理部分或者存入国家授权的第三方委托保管档案机构，进行档案的存放。

　　2、并不是所有养老金的领取都需要看我们的人事档案。一般来说，涉及到特殊工作、视同缴费年限、职工身份的确认时才会看我们的档案，其余的大部分都是通过我们养老保险的实际缴费年限进行资格审核。

　　3、如果涉及到视同缴费年限的，在退休之前，一定要去办理工龄认证，否则即使我们有视同缴费年限，在退休时，也是无法合并计算到我们养老保险的缴费年限里面的。

　　以上就是我对于这个问题的看法，感谢您的阅读。

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