印章档案整理(印章档案整理和保存)

　　印章档案整理

　　第一章总则

　　第一条目的

　　规范用印管理流程，加强对公司印章的刻制、改正与废止、使用及管理，明确相关用印手续及责任，保证用印工作顺利进行，特制定本规定。

　　第二条适用范围

　　本办法适用于公司各种印章的刻制、使用和销毁的管理。

　　第三条印章分类

　　(一)印鉴：公司向主管部门登记的或指定业务专用的公司印章。如:法人单位公章、财务/发票专用章、公司合同专用章等；

　　(二)职章：刻有公司总经理职衔的印章；

　　(三)部门章：刻有公司部门名称的印章。不对外使用的部门章需加注“对内专用”；

　　(四)职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印章。

　　第二章刻制与领用

　　第四条行政部负责印章的刻制、使用过程控制及销毁工作，印章保管人员的档案建立。

　　第五条申请刻章部门为具体印章保管、使用部门，公司公章、合同章由行政部指定人员保管，其他印章由相应部门领导指定人员保管。

　　第六条刻制：需求部门填写《刻章申请单》，将印章样式标明在表单中，经部门经理及总经理签字后，交行政部制刻。任何人不得私自刻制印章。

　　第七条制刻到位后，行政部将印章留下印模，建立《印章保管人员档案表》；印刻部门印章保管人员在《印章保管人员档案表》上签字确认后，印章由申请部门管理使用。

　　第八条行政部保留《刻章申请单》及《印章保管人员档案表》。

　　第三章使用管理

　　第九条每类印章必须确定唯一的印章保管人员，未销毁的停业、注销等停止经营单位的印章也必须确定唯一印章保管人员。

　　第十条需要使用公司公章，用印人员应先填写《用印申请单》，连同需盖章的文件、文稿等交部门经理和总经理签批后，即可用印。

　　第十一条公司合同专用章用于公司的采购、销售合同

　　按公司签订采购、销售合同的审批权限，凭审批结果用印，不用再单独填写《用印申请单》；合同专用章管理员要对有签字权限人员的签名留底，对签批的合同签字进行核对，无误后用印并填写用印审批台帐，并将《用印审批登记台帐》定期归档保管。同时，一旦发生岗位变动，需要将以上表格与新人进行书面交接。

　　第十二条需要使用部门印章，用印人员需填写用印审批登记台帐，连同需盖章的文件、文稿等交部门经理签批后，即可用印。

　　第十三条非本部门主管业务的用印，必须通过主管业务部门会签后才可用印

　　如，涉及招聘、招工资料（含签订、续签劳动合同）；调入、调出、聘任、解聘、开除、辞退人员等材料，必须通过企管部会签后才可用印；涉及公司设立、变更、注销等工商事务的用印，必须通过行政部会签后才可用印。

　　第十四条公章保管人员在用印后，对《用印申请单》编号、留存，并填写《用印审批登记台帐》，并将《用印审批登记台帐》定期归档保管。同时，一旦发生岗位变动，需要将以上表格与新人进行书面交接。

　　第十五条印章保管人员因请假、出差等情况出现离岗4小时以上（重要印章的印章保管人员离岗2小时以上）的，需将印章交主管部门领导或领导指定人员，并填写《印章交接单》，有交接记录，各种用印程序、规定必须交代清楚，方可离开。

　　第十六条印章保管人员请假、出差等返回后，接替人员应将接替期间的用印单据等一并交还印章保管人员。

　　第十七条一般情况下，不允许在空白信笺或空白文书上加盖印鉴，特殊情况需经行政部审核报总经理批准。对空白文书要编号，注明用途、附情况说明，并复印存档以及跟踪其使用情况，对未用完的空白文书应及时收回注销。

　　第十八条原则上公章、合同专用章不得带出外用。特殊情况下需带出外用的，需由经办人做出书面报告，注明用途、借用时间，经总经理批准后，方可带出外用。

　　第十九条上级领导无权强迫印章保管人员用印，对于该种情况，印章保管人员应立即拒绝，否则一切责任由印章保管人员承担。

　　第二十条印章保管人员对遇有自己不能掌握的新型或复杂用印申请要在用印前请示总经理，确认后方能用印。

　　第二十一条公司印章在遇到散失、损毁、被盗的情况，各印章保管人员应迅速向部门经理及行政部报告，并递交说明原因的报告书，行政部根据情况依照本规定的手续办理。

　　第四章销毁

　　第二十二条印章销毁由行政部统一负责，由行政部填写《印章销毁申请表》，总经理同意后，统一销毁，同时备案。

　　第二十三条印章保管人员保管使用的印章若损坏，按刻章申请程序办理。新章刻好后，原损坏印章应同时交还行政部，由行政部存档或统一销毁。

　　第二十四条对于停业、注销等停止经营单位的印章，要销毁的严格按要求销毁，需保留的要妥善保管，对保管期间的用印仍按规定严格执行。

　　第五章违规用印的处罚

　　第二十五条未将印鉴或加盖印鉴的空白文书（如合同等）进行妥善保管，导致印鉴或加盖有效印鉴的空白文书遗失或被盗用的，对文书保管人处以500元的罚款，由此造成的损失由空白文书保管人负责赔偿，构成犯罪的要依法追究刑事责任。

　　第二十六条对于其他不按要求用印的，每查出一次，全公司内通报印章管理员并处以50元的罚款，同时印章保管人必须立即整改到位，否则加倍处罚。

　　第二十七条对于多次查出问题，多次都无法整改到位的印章保管人，免去其印章保管人资格，同时作为工作业绩的一部分在人力备案，作为不再续聘该人的内容之一。

　　第二十八条部门领导对本部门使用印章出现的用印问题负连带责任，处以100-1000元的罚款并全公司内通报；情节严重者，将按渎职予以免职。

　　第六章附则

　　第二十九条本制度解释权和修改权在公司行政部。

　　第三十条本制度自发布之日起生效。

　　作废印章如何归档

　　处理方法如下：

　　1先到工商局挂失。办理相关文件的变更。

　　2通知所有往来客户，特别是合同执行中的客户，公司公章已更换，请客户注意来函的真实性。

　　3将公章样式通知所有相关单位。

　　4将更改后的公章样式拿到相关税务、商务部门等更改留样。

　　5原来的公章可以交由档案部门保存或毁掉。

　　《印章治安管理办法》

　　第八条企业事业单位、民政部门登记的民间组织、村（居）民委员会和各协调机构及非常设机构需要刻制印章的，应当凭上级主管部门出具的刻制证明和单位成立的批准文本到所在地县级以上人民政府公安机关申请办理准刻手续。

　　无上级主管部门的，应当凭登记管理部门核发的营业执照、登记证书或者所在地公安派出所出具的证明，到所在地县级以上公安机关申请办理准刻手续。

　　办理准刻手续的经办人员，需持刻制单位的委托证明和本人身份证明；办理人名章准刻手续的，同时提供名章所刻人名的身份证明。

　　县级以上人民政府公安机关自接到申请之日起三个工作日内作出是否核发准刻手续的决定。对符合条件的，出具准刻证明；不符合条件的，书面通知申请单位并说明理由。

　　第十五条印章停止使用后，使用单位应当在十日内将印章全部交回上级主管部门或登记管理机关封存；逾期不交的，由上级主管部门或登记管理机关予以收缴。上级主管部门或登记管理机关对交回和收缴的印章要登记造册，并于十日内送备案或批准刻制的公安机关。

　　公安机关对交回和收缴的印章，需预存两年，无特殊情况的，预存期满后予以销毁。

　　印章档案整理

　　单位印鉴信息留存日期一般多长时间

　　一般15年。

　　印章档案的保管期限分为永久和定期两种。印章档案在整理过程中，一般可根据印章档案的历史时期（建国前、建国后）、印章属性（机构、个人）、机构类型（党政机关、社会组织、企业、事业单位等）或人物类别等特征组织分类。一般单位为定期的15年。

　　送检公安部的样章有什么标准呢？

　　（1）GB／T28181－2011《安全防范视频监控联网系统信息传输、交换、控制技术要求》是由公安部科技信息化局提出，由全国安全防范报警系统标准化技术委员会（SAC／TC100）归口，公安部一所等多家单位共同起草的一部国家标准。

　　印章档案整理

　　（2）该标准规定了城市监控报警联网系统中信息传输、交换、控制的互联结构、通信协议结构，传输、交换、控制的基本要求和安全性要求，以及控制、传输流程和协议接口等技术要求。该标准适用于安全防范监控报警联网系统的方案设计、系统检测、验收以及与之相关的设备研发、生产，其他信息系统可参考采用。

　　扩展资料：

　　强制性行业标准：

　　（一）药品行业标准、兽药行业标准、农药行业标准、食品卫生行业标准；

　　（二）工农业产品及产品生产、储运和使用中的安全、卫生行业标准；

　　（三）工程建设的质量、安全、卫生行业标准；

　　（四）重要的涉及技术衔接的技术术语、符号、代号（含代码）、文件格式和制图方法行业标准；

　　（五）互换配合行业标准；

　　（六）行业范围内需要控制的产品通用试验方法、检验方法和重要的工农业产品行业标准。