档案的收集整理立卷归档(档案的收集整理立卷归档方法)

　　档案的收集整理立卷归档

　　档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。匡易档案包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

　　这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。

　　档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

　　物业管理师管理务实要点：档案的收集与整理

　　（一）物业承接查验期档案的收集与整理

　　1、物业承接查验期物业管理档案收集的特点

　　（1）收集期间较集中，一般集中在物业承接查验阶段，并与承接查验同步进行；

　　（2）档案收集的技术要求高，涉及面广，对物业服务企业的技术力量是一个重要的考验，收集处理不全或遗漏，会对今后的物业管理工作造成长远的影响。

　　2、物业承接查验期物业管理档案收集的范围

　　物业承接查验期的档案收集范围较为明确，主要是权属资料档案、技术资料档案和验收文件档案，档案收集的索取对象较单一，主要是建设单位。

　　物业承接查验期的档案收集内容主要是被承接查验物业及其附属设施设备的权属、技术和验收文件，一般称为物业基础资料档案。

　　【题例】

　　1、物业承接查验期档案收集的索取对象较单一，主要是：（B）

　　A、施工单位B、建设单位

　　C、监理单位D、业主或物业使用人

　　2、物业承接查验期整理的档案是（）档案，这类档案比较重要，一般须长期存放。（C）

　　A、物业重点资料B、物业服务企业信息资料C、物业基础资料D、客户资料

　　（二）物业入住期档案资料的收集与整理

　　1、物业入住期物业管理档案收集的特点

　　物业入住期的物业管理档案收集工作重点集中在物业业主（或物业使用人），即未来的主要服务对象，档案资料收集的范围是业主档案资料和相关档案资料的收集。

　　（1）本阶段的档案资料收集来源于物业管理的服务对象——业主、物业使用人；

　　（2）本阶段的档案资料收集范围是物业业主、物业使用人的权属档案资料、个人资料等。

　　2、物业入住期物业管理档案收集的方式和程序

　　在组织接待业主、物业使用人入住期间，应同时组织好档案资料收集所必需的准备工作：

　　（1）设立档案资料收集整理工作小组，由该工作小组专责进行档案资料的收集和整理；

　　档案的收集整理立卷归档

　　（2）专责工作小组分为业主权属资料、业主、物业使用人个人资料档案分组并确定各自档案资料的收集范围以及相关表格和收集程序。

　　权属资料一般包括：房屋产权证、购房合同复印件等。个人资料一般包括：身份证和户口本复印件、联系方式等。

　　上述资料均应核对原件，并以核对原件后的复印件作为档案资料保存。档案资料收集后，应及时整理并归档。

　　（三）日常物业管理期档案的收集与整理

　　1、收集范围

　　日常物业管理期档案主要包括：物业运行记录档案、物业维修记录档案、物业服务记录档案和物业服务企业行政管理档案。

　　（1）物业运行记录档案的收集范围包括：建筑物运行记录档案和设施设备运行记录档案。

　　（2）物业维修维护记录档案的收集范围包括：建筑物维修维护记录档案和设备设施维修维护记录档案。

　　（3）物业服务记录档案的收集范围包括：小区及共用设施清洁服务记录、小区安全巡视记录、小区业主装修管理服务记录、小区增值服务记录、会所服务记录、社区活动记录和服务与投诉管理记录。

　　2、收集时间

　　有关的文件一旦实施完毕，应及时收集。一般可由相关业务部门收集立卷后，每月、每季或每年上半年向档案室移交。具体的移交规定，企业可根据自身情况来决定，但除一些需跨年执行处理的文件或某些特殊载体的文件时间可延长外，一般不应超过1年时间。手续办理完毕的文件，不能由承办部门或个人保存，必须向档案部门移交。

　　3、收集后的整理工作

　　在日常业务处理工作中，由行政部门或业务部门对于需要归档的文件进行不断地收集集中与系统积累。在每个条款下积累起来的文件，为立卷归档打下了初步的基础。当一年工作终了，必须在平时归档的基础上，进一步系统整理与编目。整理工作根据企业情况的不同，可由业务部门在档案移交前完成，也可移交后由档案室统一完成。

　　已立卷的案卷，应对卷内文件进行调整。查看卷内文件是否已齐全、文件之间的关联是否密切、文件的重要程度和保存价值是否基本一致、是否有重份的文件等，并对卷内文件进行必要的调整。

　　立卷归档的范围

　　《会计档案管理办法》第六条下列会计资料应当进行归档：

　　1、会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

　　2、会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

　　3、财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

　　4、其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

　　我国《档案法》第十条规定“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有”。

　　本条所指归档是将具有保存价值且办理完毕的会计资料，经过收集、鉴定、整理后形成档案交档案部门保存并提供利用的过程，旨在维护单位会计档案的真实完整和长期可用。

　　其中，电子会计档案归档，是指将办理完毕具有保存价值的电子会计资料及其元数据，经系统整理后，向档案部门或档案工作人员移交等的过程。办理完毕，是指达到对会计资料所含内容不允许再做修改的状态。

　　档案整理的工作程序包括收集文件材料，确定归档范围，归档分类，立卷（整理成件），分保管期限，文件排列，放置备考表，上架等。

　　我们大概看看其中的几和工序，文件材料的收集对象主要有：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。分年度按文件所形成的年度归档，不同年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。

　　不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。

　　分类，第一种方法：直接分保管期限。这种方法适用范围比较广，绝大多数单位只要按保管期限来分就可以了，每年编一个流水号。

　　第二种方法：在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案，将文件按分类方案进行立卷，一般采用年度问题，这种方法对文件资料比较多的单位适用。

　　然后应按其相互之间的联系，有条理地进行排列。

　　装订。

　　(1)按件装订：一般以每份文件为一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

　　发文装订顺序：正文-领导签发单-底稿；来文装订顺序：来文-单位处理签。

　　(2)去除金属钉，换不锈钢钉。

　　归档文件应依排列次序逐件编号。在文件首页右上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。可以用铅笔标记在首页的右下角，编目时直接录入每件的总页码。