档案整理和档案数字化(档案整理和档案数字化加工前处理)

　　档案整理和档案数字化

　　1、您好，很高兴回答你的这个问题；

　　2、档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享；

　　3、档案数字化是数字档案建设*基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务；

　　4、档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

　　一、术语和定义

　　1、数字化

　　用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。

　　2、纸质档案数字化

　　采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

　　3、数字图像

　　表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵（或其他）网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。

　　4、黑白二值图像

　　只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。

　　5、连续色调静态图像

　　以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。

　　6、分辨率

　　单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英时点数（dpi)表示。

　　7、失真度

　　对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。

　　8、可懂度

　　数字图像向人或机器提供信息的能力。

　　9、图像压缩

　　清除图像冗余或图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。

　　二、纸质档案数字化基本要求

　　1、基本原则

　　纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

　　2、数字化对像的确定原则

　　应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。

　　1）符合国家法律法规的原则

　　纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。

　　2）价值性原则

　　属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。

　　3、基本环节

　　纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

　　档案扫描

　　1、扫描方式

　　1)根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

　　2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

　　2、扫描色彩模式

　　1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

　　2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。

　　3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。

　　4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。

　　3、扫描分辨率

　　1)扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

　　2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

　　3）需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥300dpi。

　　图像处理

　　1、图像数据质量检查

　　1)对图像偏斜度、清晰度、失真度进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

　　2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

　　3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

　　4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　5）认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

　　2、纠偏

　　对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

　　3、去污

　　对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。

　　档案数字化工作流程

　　数据关联

　　以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。

　　将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图象文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。

　　档案数字化工作流程

　　档案数字化整理和档案一般整理有区别?

　　从描述上看档案数字化整理和档案一般整理有区别?

　　1、调档工作会在确认被录取之后才进行，报名时不需要考虑档案的问题。

　　2、被录取之后及时跟录取院校的研究生院（或研究生部）联系修改档案所在地址就可以了。

　　3、考研现场确认的时候还可以修改报名信息，档案地址发生改变的话可以进行更改。

　　4、被录取后会拿到学校研招办出具的调档函，也有个别院校是通过直接邮寄给档案所在地的方式调档的。

　　5、档案可以按照规定放在人才市场，考研填写档案存放单位时填上相应的人才市场，最后复试通过后调档函就到这个人才市场取档案。

　　什么是档案数字化？

　　档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。

　　它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

　　主要负责对文件、图书资料进行整理、扫描、图像处理以及目录制作，工作区域是在办公室。档案数字化加工人员是扫描、录入的专业人员，组织电脑信息录入、文档资料扫描、文档图形图像处理、档案装订整理等，是档案数字化的专业人员。

　　数字档案可以有效地解决这些实际档案工作中的痛点。首先，数字档案可实现档案管理的数字化和自动化，便于检索和借阅，有效的提高工作效率。其次，数字档案可以联通档案孤岛，进行整合，实现资源联通共享。再者，数字档案可以使档案管理流程更加顺畅，系统可为档案的完整、准确、安全提供有力保障。

　　档案数字化可以提高档案信息化管理水平，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久保存和安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。