学校档案整理

学校档案整理

导语：档案是反映各个历史时期、历史面貌的真实记录。档案工作是学校教育事业重要的组成部分。一个学校的发展轨迹、文化积淀、管理水平、办学特色，常常可以从档案中反映出来。

一、把好“收集归档关”，拓宽归档类目，丰富馆藏资源

档案馆是永久保存档案的基地，收集工作是丰富馆藏的前提条件。档案馆要对全校档案员定期进行业务培训与指导，使之做好文件材料的收集、整理、归档工作，确保对有价值的、应归档文件材料完整、齐全、按时移交，这是档案管理员责无旁贷的责任。我校下发了《沈阳理工大学各部门档案归档范围》，使各部门、各学院明确责任，明晰归档材料范围，有力地推动了档案收集工作。2012年档案收集完整、齐全，共计1026件，接收实物档案129件，声像、照片档案498张，光盘60张。

今年，我校为做好归档难、归档率低的科研档案管理工作，同有关部门制定了《沈阳理工大学科学研究类档案实施细则》，明确规定，“结题证书”必须加盖档案馆公章才能进行结题项目经费清户，从这半年多的效果看，大大提高了科研项目档案的归档率和完整率。上半年共接收科研档案80卷，其中项目类档案48项，横向合同21项，纵向课题27项。

二、加快档案管理现代化进程，推动档案信息化、数字化建设

档案管理现代化，即是档案工作技术现代化、档案工作组织与管理现代化、档案干部知识化。加快档案管理现代化进程，就是要采取先进的.科学技术、管理方法和现代化设施，使档案管理的效率与质量同客观要求相匹配，把计算机纳入档案管理工作，用计算机录入和查询档案，馆藏档案以图像、数据、声音等多种形式存放在服务器的数据库中。

档案的接收将从纸质向电子档案的网络传递。同时，还应提高档案的开放意识，发挥档案管理软件网络查询和利用工作，实现对档案员网上授权立卷归档业务，经常下到基层对其进行业务指导工作，发挥档案工作作用。

为适应知识和电子信息技术迅速发展的新形势，保证档案工作为学校改革与发展和社会主义建设提供高质量的服务，我校档案馆极其重视档案信息化建设，并将实现档案网络管理列为馆内的重点工作。

为提高档案利用与共享，我校加大了档案管理软件的系统维护与升级工作，分期、分批进行了原有档案数字化文档录入工作，对纸质载体数字化扫描上传工作，完成了1953年至今的全部文书档案的目录级录入工作，上传2006年至今的全部文书档案，教学档案现正在录入中，声像档案也全部上传完成，我们还将继续推进科研档案和基建档案的录入工作，为实现档案数字化管理奠定基础。

三、以人为本，提供优质档案服务

学校档案馆努力发挥档案最大效益，在具体服务方式上广开档案利用的新途径，采用灵活多样的服务方式，改变被动服务局面，实行超前服务、定向服务、跟踪服务等方式提供档案利用，建立信息传递网络，完善档案基础建设，提高档案开发利用率，为学校各项工作服务。

学校档案馆今年共接待学历认证、成绩单查询、军工质量认证支撑材料、职称材料认定、校友信息查询等各类查询1400人次，利用档案1800卷，转递学生档案291人次，公证、外调教职工档案110人次。

摄制研究生学位照片427张，有序完成学生档案近4000份的整理、邮寄等工作。我们还配合各用人单位招聘毕业生工作，对毕业生在校期间的成绩、毕业证、学位证进行认定，提供真实可靠的信息，本着对用人单位负责，对毕业生负责的工作态度，认真履行工作职责，配合用人单位圆满完成招聘工作。

四、注重提高档案管理人员的工作素质

要想提高档案管理人员工作素质，必须做到以下几点：

1.爱岗敬业，培养良好的职业道德

要想把档案工作做好，良好的职业道德是前提条件，还要有较高的思想觉悟，同时还要具备服务意识，只有这样，档案工作才能做实做好。

2.具有开发信息资源的能力

积极开发档案信息资源为各项事业服务，这是档案事业的根本宗旨，也是实现档案和档案工作自身价值的根本途径。档案工作人员一定要具备开发档案信息资源的能力，把“死”档案变成“活”信息，真正实现档案自身价值。

3.具有一定的开拓创新意识

档案管理的最终目的是要把档案资料应用到社会生活和经济活动中去，使之发挥更大的价值，这就要求档案人员具有开拓创新的服务意识，充分利用档案信息资源，做好档案信息资源的开发利用工作，使档案资料在工作中发挥更大的作用。

总之，提高档案工作人员素质，意义深远而重大，只有档案工作人中整体素质不断提高，才能做好档案服务工作，适应时代发展和进步。

如何做好学校文书档案的管理工作

如何做好学校文书档案管理工作
一、高校文书档案管理中存在的问题
1、文书档案立卷质量不高
高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证，也为编写校志等提供宝贵资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌；反之，档案残缺不齐，就不能很好地反映一所学校的工作原貌，如严重不齐全的，反映的将是支离破碎的情况，直接影响将来的编史修志等工作。
2、档案材料归档措施不到位
近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向：一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的；另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存。
3、管理工作人员积极性不高
有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心，或者缺乏文书档案管理方面的知识，致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。
三、解决高校文书档案管理问题的措施
针对高校文书档案管理工作中存在的问题，笔者谈一下自己对高校文书档案管理对策的一些看法。
1、加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接
文件是档案的前身，文件质量的好与坏直接影响到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化，不能五花八门；严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外，强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节，“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度，它不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。
2、做好高校文书档案现代化归档工作，杜绝错误倾向
办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技术在工作中的普遍运用和迅速发展，公文中不可避免地将出现大量的电子文件，这些新型文件要归档，就必须借助现代化的管理平台，建设一个全新的电子文件管理系统，同时让这个系统能够与其他信息管理系统实现信息的优化配置与共享，使得高校的文书、档案管理工作纳入到整个信息管理工作中。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候，文书工作人员或档案员必须要努力提高自身的认识，更新陈旧的观念，不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式，使得文书档案管理工作不断地向纵深领域发展，不仅要继承传统的优秀做法，而且做到开拓进取，与时俱进。
3、提高高校文书档案管理人员的专业技能
高校文书档案管理工作人员要不断加强学习，充实和提高自己的档案管理业务和计算机应用能力水平，要积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论。另外，科学技术特别是信息技术的迅猛发展也对文书工作和档案管理提出了新的更高要求，管理工作人员要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主动性，坚持素质教育、终生学习的理念，不断提高新的学习目标、任务和要求，主动学习信息技术、现代管理等相关专业知识，掌握和提高应用计算机、外语、网络技术的能力和水平，努力打造成为管理型、技术型和复合型的专业人才。
4、提高文书档案管理工作人员的积极性
学校首先要重视档案管理工作，建立健全规章制度，加强档案整理工作的检查监督，做好宣传工作，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作；其次要增强文书档案管理工作人员的责任感，把好人员变动关、调入关。要培育文书档案工作人员的工作热情，提高脚踏实地、实事求是的工作作风和工作态度，把好业务技能关，要及时对从事档案管理的专兼职人员进行档案业务培训。

学校档案管理工作如何做好

导语：档案是反映各个历史时期、历史面貌的真实记录。档案工作是学校教育事业重要的组成部分。一个学校的发展轨迹、文化积淀、管理水平、办学特色，常常可以从档案中反映出来。

一、学校档案管理工作的现状

现代社会不断快速发展，学校的档案管理也得到了不断发展和变化，这是学校档案管理所面临的主要客观环境。目前部分学校对于档案管理的重要程度缺乏认知了解，档案意识不够强，只在乎教学科研工作，而不重视档案管理工作，认为档案管理工作与学校其他的工作之间没有必然联系，仍将建立档案当做一个过程形式，仅仅以存根当做最终目的，很少翻阅、检查和研究，导致档案内容流失，严重存在着档案资料不全的现象，使之无法挥发出其自身所存在的可利用价值，导致档案管理工作既浪费了大量的人力和物力又得不到任何的效用。

二、学校档案管理工作中存在的问题

1.管理手段落后，人员水平较低。档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为了学校工作的重要环节。在学校的档案管理过程中，管理的工作量普遍较大，一些数据及信息资料都异常复杂。

学校档案管理人员的文化水平虽比普通单位的管理人员水平偏高一些，但真正科班出身、从事档案管理工作的专职档案人员却很少，大部分都没有受过全面的档案管理专业培训，对于档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效利用的意识，操作上也都是传统的、低效率的方式，极少运用计算机等现代化技术进行管理。

2.硬件设备不全，档案内容流失。学校的有限资金大多都投入到了教学工作中，对档案管理工作的硬件设备投入少之又少，档案管理工作必备的条件难以落实，部分学校就档案管理工作必备的工具都无法购置齐全，档案错归乱放、随意归档，严重的甚至造成档案材料发生霉变或者虫蛀，严重影响档案的完整度，造成内容缺失。

三、如何做好档案管理工作

档案管理工作是提高学校工作效率和进行教育教学的重要基础和必要条件，以下就三个方面简单呈析如何做好档案管理工作。

1.健全机构，加强重视

学校要成立以最高负责人为组长、各级教研同志共同参与的档案工作小组，建立健全档案室，认真研究和解决档案管理工作中所涉及的设备等硬件问题，改善档案管理条件和工作环境，建立网络信息化档案管理，使档案管理工作与学校其他各项工作同步发展。学校要结合学校实际情况，组织校工作人员学习与宣传做好档案管理工作对学校的重要性，使大家增强档案意识，形成人人重视档案管理工作，自觉维护学校档案管理工作的氛围。

2.改善条件，分类管理

大多数学校都在应用多媒体技术实现教学工作的现代化，而档案管理工作的条件却很落后。学校档案大部分都是纸质资料，保存起来具有一定的困难，这就要求学校改善档案管理条件、改进档案管理设备、加快档案管理技术的现代化步伐，配备档案现代化所需的计算机、扫描仪等高科设备。

除了改善档案管理条件外，分类管理在档案管理工作中也有着不可替代的重要性。学校档案以学生和教师为主要单位，数量庞大且类别纷繁，为了便于后期的管理、查找及使用，档案管理工作人员可根据不同的'对象、内容对档案进行分类管理：人事档案。

以个人为单位，记录学校人员的工作历史、道德品质、工作业绩等内容;文史资料档案。以详实的文字和图片形式，记录学校的创建及发展轨迹;学生档案。这是学校档案里最重要的部分，真实的记录着每位学生在校期间的学习生活，是学生最真实的履历记录，也是学生日后工作供各工作单位组织、选拔、任用的重要依据。

3.培养能力，强化素质

学校档案管理人员作为档案管理工作中的核心重点，必须跟上时代的要求和学校发展的需要，要不断加强业务能力培养，拓宽知识面，努力提升自己本身的素质修养，以便加速档案科技进步，推动档案事业发展。

具备专业的管理知识

一个合格的档案管理人员不仅要深入钻研专业知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，学习相关的理论知识，提高自己的工作的能力;具备一定的语言基础及写作能力。作为一名管理人员，相关的文字编辑是主要的工作内容，因此管理人员要具备一定的内容编写能力;具备较高的政治素养。档案管理人员管理着各种各样的档案，其中包括学校的科研活动资料、教学的计划以及内容、人事变动等重要记录，这就要求档案管理人员必须树立正确的人生观，坚定政治立场，关心学校发展，竭尽全力确保档案内容安全;具备严谨的工作作风。

档案管理工作集政治性、科学性为一体，同时还有较强的服务性，同时还是一项复杂繁琐的工作，保持严谨的工作作风是做好这份工作的基本条件，一旦因为不小心造成档案遗失，将会给学生甚至学校带来不可估量的损失。

档案的利用率在实际工作当中利用得越高，其所发挥出来的作用就会越大，人们对于档案的认知和重视程度也会进一步加强。随着现代化技术在档案管理工作领域的广泛应用，档案管理工作的技术含量在不断增加，档案管理人员的工作水平也在不断提高，管理手段不断改进，开发利用不断创新，不断为学校的教学和科研工作提供优质服务，学校的档案管理工作一定会展开新的局面。

如何做好中学档案管理

导语：档案是反映各个历史时期、历史面貌的真实记录。档案工作是学校教育事业重要的组成部分。一个学校的发展轨迹、文化积淀、管理水平、办学特色，常常可以从档案中反映出来。

一、中学档案管理的现状

1.种类繁多，利用率

。“麻雀虽小，五脏俱全”，一个学校就是一个大社会，在这个大社会中，形成的材料种类非常多，它几乎囊括了所有种类的档案，即文书档案、教学档案、科技档案、科研档案、基建档案、财会档案、声像档案、实物档案等等。

所以学校档案门类多，内容复杂。但是中学工作主要是以教学为主，领导主要是抓教学，虽然档案工作也在开展，由于档案本身的特点是时效性差、利用率低，加之领导重视不够，导致档案的价值得不到充分的体现。

2.管理工作被动，缺乏主动性

在当前市场经济条件下，学生的成绩和学校的升学率倍受“宠爱”，而档案工作不同于其他工作，它不能够马上产生经济效益，人们对档案工作也不重视，这种情况在整个档案界普遍存在。况且在以教学为主要活动的学校工作中，平时又要应付各种各样的检查和评估，档案的收集工作往往是被动的，材料不齐全，难以及时归档。档案工作开展缓慢，缺乏积极主动性。

3.管理人员专业性不强，缺乏经验

多年来，由于高校开设档案专业的班级较少，培养的档案专业人才与岗位需求失调，这就造成很多单位不可能招到档案专业人员，再加上学校的主管部门不重视，中学管理档案的大多不是专业人员，很多是老师转岗或兼职的，这样的现实，使得中学档案管理人员专业性不强，缺乏必要的理论指导。

二、中学档案的利用需求

1.学校本身的教学需要

学校最主要的活动就是教学活动，围绕着教学活动产生了各种各样的材料，这就是中学档案收集的主要范围。比如教学方面，针对老师教学中复习的.需要，教务处把每一个备课组每一次考试前出的试卷，考试中出现的问题，考试后质量分析等都集中起来按学年度归档，极大方便了老师的教学、查阅等工作。

再比如德育方面，在学生毕业的时候展示出学生三年来活动的图文资料。按照这方面的需求，就要求平时做好这方面材料的收集，作为德育活动的档案。学校档案的种类繁多，在专兼职档案工作人员有限的情况下，学校应根据教学的需要，组织专人各自负责一方面的档案收集、整理工作，让全体教师充分利用学校档案的有利条件，助力做好教学工作，将被动的档案工作化为主动。

2.教师评聘职称的需要

在中学，教师的主要任务是教学，当然在教学过程中，教师评聘职称也是教师重要的任务之一。为了老师评聘职称的需要，建立教师业务档案是每个学校档案工作中的重要组成部分。

我校建立教师业务档案，是以每个老师为单位，按照职称评定的需要收集相应的材料，这些材料包括：教师基本情况登记表(各种学历、学位证书、教师资格证书、任职资格证书、普通话、计算机等级水平考试、继续教育等等复印件);承担教育教学基本情况表(任教班级、担任班主任、教研组长、备考组长、行政职务等证明材料);承担教科研情况表(论文获奖、汇编、担任课题等);获奖情况(获奖文件、证书等等复印件)。每学年度考核时，将每位教师当年晋级、获奖、继续教育培训等材料更新情况补充到个人的业务档案中，为老师日后评职称提供方便。

3.编撰校史的需要

我校是一个有一百二十多年历史的百年老校，办学历史悠久，但是由于历史原因，以前领导重视不够，导致以前的档案没有得到很好的保存。为了吸收历史教训，我校在2012年决定编撰《毓英园》这一校刊，每学期一期，把一学期开展的重要活动以图文的形式编撰下来，包括：功勋人物、校园动态、探索园地、校友之窗、榕树下、光荣榜、心灵驿站等栏目，围绕这一刊物平时收集材料，基本上囊括了一学期学校的重要活动，材料齐全。

4.其他特殊需要

我校是福建省体育传统项目(排球)重点培养学校，同时还是省毒品预防教育基地示范校等等，根据学校的办学特色，收集特色档案。按照每个特色项目验收的标准来收集整理档案，为日后复查或学校做宣传展览提供详实的材料依据。另外，外部对于学样档案工作的依赖也很多，如校友需要，由于我校历史悠久，校友很多，遍布海内外，每年校友联谊活动特别多，为此专门收集整理校友档案，比如校友活动照片，校友活动材料，校友荣誉录，知名校友档案等等。

三、针对需求加强中学档案的管理

1.提高认识、统一规范

档案即是宝贵的历史史料，查阅档案可以知现在。学校档案工作是一项综合性的工作，它不是某一个处室，某一个人员的工作，它贯穿在整个学校工作当中，所有人都与它有关，不管老师还是学生都与之有关联。

因此，从校级领导到中层行政，再到专任老师，再到学生都必须有档案意识，都要加入到学校档案的工作当中。有了这个意识，就必须有一个统一的规范，根据《档案法》的相关规定，我们学校按照自己的办学特色，制定了《毓英中学各处室兼职档案员工作职责》、《毓英中学各处室归档范围和保管期限》、《毓英中学档案分类大纲和编号方法》、《毓英中学教师业务档案归档范围和保管期限》、《毓英中学体育传统项目(排球)归档范围和保管期限》、《毓英中学知名校友档案归档范围和保管期限》等等。

2.针对需求、建立特色

针对不同的需求，我校建立了与之相一致的特色档案。学校最为重要的档案工作便是学生的学籍档案管理，我们在做好常规学籍档案的整理、归档工作之外，还利用学籍档案做好毕业生的跟踪，制作毕业生花名册以便做好校友档案，为开展校友活动提供依据。

另外，根据我校是省体育传统项目(排球)重点培养学校，我们建立了与之一致的特色档案，这为每年体育传统校的检查验收，对外交流，总结经验提供了极为便利的条件。

3.积极主动、发挥实效

学校的各种档案蕴藏着十分丰富的价值，中学档案工作人员要积极主动地查找整理出学校最具特色的历史档案资料，编辑成各种媒介，开放式地供学校的教师和学生观赏，会使档案发挥出更多的功效。

同时，学校领导和档案工作者应该创新档案工作思路，以充分利用现有学校档案服务于学校各部门工作，服务于学生的德育工作，让优秀的学校档案成为爱国主义教育的新阵地。只有我们抓住档案辅助和促进学校发展这一目标，沿着“需求”将工作开展下去，中学档案工作才有动力。

按需求来做，学校档案工作就不会处于被动状态，而是获得大家的认可，使其发挥出最大的实效，同时也会促使中学档案工作做得更好，全面为学校各项工作服务。

总之，中学档案工作由于其种类繁多，加之领导重视不够，档案管理人员素质不高，各个学校档案管理经验很少相互交流，严重滞后了中学档案工作的进步，针对本校的需求来加强档案工作的管理，建立本校特色档案，对促进学校档案工作的发展具有重大的意义。