办公室 文件整理

办公室 文件整理

办公室文管理方法：

1.资料尽量共享

对个人所有的资料和文件进行分类，不必要文件彻底削减，实行资料的共享化，防止信息的私有化，最大限度地减少部门文件量。

2.保管、保存、废弃的分类（制订废弃基准）

对部门所有文件的保管（放在办公室里），保存（放在文件仓库），废弃进行区分，把不必要的分类处理掉。

如何区分保管、保存、废弃呢？有一种方法可以参考。可以把每一张文件贴在墙上，进行比较—研讨—改善。关键是各个部门应明确规定废弃基准，根据基准废弃时，坚决不要犹豫。

3.推进无纸化

推进办公自动化，利用内部网络，对简单资料利用电子邮件等形式，实现无纸化浏览与审批。

4.计算削减成果

文件整理以后，不能忘记对成果进行确认。可按照下列方法计算文件削减率，并确认文件削减达成度。通常能够削减40%~50%进行保存、废弃，其他留在办公室保管（例如测定文件堆积高度的方法）。文件削减率（%)＝保存、废弃文件堆积高度整理之前文件堆积高度×100%。

5.会议资料的电脑化

会议资料要尽量电脑化，避免添加会议一结束就扔掉的资料。

6.废除前期业务

采用复印式或计算机化，尽量减少人工前期业务。比如会议中安排秘书直接用笔记本电脑记录会议的内容，可以避免先在纸上手工记录，再输入电脑的重复劳动。

7.使用电子白板

对会议内容、决定事项，为了避免人工抄写记录，利用电子白板记录并复制下来。对输出记录整理成Word文件，也是一种抄写只会增加人工和浪费时间，不如直接使用。

办公室文件资料的整理分类技巧有哪些？

1.存放有序，固定位置

在办公室内，各种文件档案、公文包、名片盒等物件按自己的方式摆置在文件筐内，贴上标签；或按使用频率、重要程度固定保存在抽屉内的相应位置。

2.要删的文件暂时先留着

在桌面建一个“临时文件夹”，暂时没用的都扔进去，一段时间(一个月)后集中处理；

若非永久性删除可在回收站找到，回收站可定期清空，清空前查看是否有意外删除的文件。

3.随时做好PlanB

列出已有物品的清单，存于某个地方(如备忘录)。

4.将经常使用的文件夹放到桌面

在桌面创建快捷方式。

5.电子文件建档

选择一个常用的电脑盘（如D盘、E盘等），建立文件夹，对每一电子文件进行详细命名，之后按照自己的分类习惯（如时间、用途、部门等）归档同一类型文件。

6.定期备份资料

每周或每月及时备份，备份途径为云备份或移动硬盘备份。

7.在名片上写清详细信息

在名片背后(微信的备注描述页)写清楚对方的详细信息，如认识日期、接触场所、对方特征、介绍人等。

8.手机号码备注要详细

以公司名称/职位+姓名的方式作为备注名称。

9.活用手账的两个重点:及时写，多次看

一有约定就立刻写上，每天多次查看任务完成情况。

10.客户的名称要加上职称、称谓

在名称后注明“XX总”，表示尊重。写邮件也一样。

11.手账上方注明日期和主题

给每个记录注明时间和主题，查找时就多了两个关键变量。

12.所有的信息注明来源

为每条从外部获取的信息注明来源。

13.勤于找出问题、总结经验

提前15分钟到约定的地点，联系好招商，提前熟悉目标楼盘，准备好自己稍后要陈述的资料，然后等待客户的到来。

14.记下经常去的餐馆

用你熟悉的APP记下附近适合还不错的餐馆。

15.组织商谈的注意事项

打电话时一定要确认好：对方负责人的姓名/商谈的内容时间地点/出席的人员名单/商谈需要准备的资料，对方的联系方式。

特别重要的会议一定要之后发一封邮件再次确认。

16.准备2个笔记本

只要两个笔记本，一本做重要任务制定，一本做各种记录。

17.给用过的笔记本制作索引

在笔记本第二页记下写笔记的时间，重要主题。

18.给笔记本足够的留白

开始就在笔记本上划出一条直线，右边的空白不能现在写，随时空出一行。

19.以金字塔原理记笔记

做完笔记后，在笔记顶部写下结论。

20.利用“5W2H”整理重点内容

做笔记要有框架：谁(WHO)-因为啥(WHY)做了什么事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?时间(WHEN) -地点(WHERE) ?用了多少钱(HOW MUCH)?

21.将工作的“PDCA”记下来

按照Plan (计划) →Do (执行) →Check (回顾)→Action (改善)去记下来，用心去总结，找提升方法。

如何整理办公室的档案资料

一般来说办公室的资料分为两种，一种为纸质文件，另一种为电子文档，两者文件分别有不同的整理方式。
1. 纸质文件资料。尽量别留， 或者扫描或者用“CS”的ocr录入电脑，确保留下重要的文件。
其次建议购4孔A4活页文件夹及配套透明活页文件袋(可以在科力普省心购平台看看，是晨光旗下专门的办公用品采购平台，品类很多，需要可以私聊)和打孔机。能打孔的文件，打孔直接放入文件夹；不能打孔的文件，装入透明活页文件袋，放入文件夹；
资料卡片、票据、照片、信函、明信片、名片，有专用的A4活页文件袋就买了用，没有的可以在科力普省心购平台搜放邮票用的硬卡内芯，装入活页文件袋后放入文件夹。建议用标签贴好外壳，分门别类放好，会非常整齐。
2.电子文档。首先， 名称要统一。所有的文档都要以关键词+时间地点的形式进行命名。其次，每一层次的文件夹一般不超过3个。并且定期做好备份和清理，置办个上T的移动硬盘，也建立对应的文件夹，每月初将上月的电脑里的东东往里更新备份一份，极好。注意：名称统一很重要，加上年月日时，再变文件夹或换电脑都不怕重复。

办公室文件该怎么归档？

这个的话，就有很多中的归档方式了，主要看你的办公文件都是什么样类型的办公文件了，你可以按照文件的类型来分类了，比如每个部门的文件，都归纳放在一起，有些部门文件比较多的话，就在对部门的文件进行分类的，而且在分类的时候，注意可以进行下备注，可以在一些文件的上面，用便利贴写上一些简单的著名，这样的话，以后找起来的话，也会比较快一点，甚至以后办理离职或者转岗交接的时候，也会比较方便的。

还有就是可以依照文件的时间来归档的，毕竟有些文件要是比较旧的话，可能就不常用到，如果再找的时候，还要按照一个类型的文件一个个去翻的话，就比较累了，而且很浪费时间，效率也不高的，你可以按照时间分类，每年的文件放在一起，夹张纸隔开了，而且可以时间最近的放在最上面，时间最久的放在最下来，拿起来也方便。

还有就是可以按照重要新和不重要性来归档，如果是一些类似很重要的合同文件的话，就需要单独的放在一起了，甚至可以说直接放在保险箱里，避免文件的丢失造成重大的影响，其他不重要的文件，就可以采用其他的方式归档了，这样的话，也能防止工作中出现差错了。

不管是你采用那种的归档方式，一定要注意的就是尽量规定起来，以后都用这种方式归档，不要随意的更换，而且主要是自己写一下自己采用的归档方式，以及放置的位置，这样的话，也方便别人也采用这种方式，避免给你增加了工作负担。