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一、纸质合同归档：
1、一份合同完全结束后（包括合同选商、签订、履行、变更、付款等），在做完整归档，归档全部合同过程中产生的文件。
2、合同签订后，做合同签订前文件的归档；变更、付款等后期文件，作为第二部分归档。
二、电子档案归档
目前企事业单位都有合同系统，可以通过合同系统线上进行归档。
法律分析：合同的归档整理方法如下：在合同文本双方签字盖章完毕后，由合同承办人两日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专人两日内负责将其记录到合同台账，同时，法务部专人每两周应查对已经用印并录入合同编号的合同的归档情况，对于出现的异常情况应及时上报。
法律依据：《中华人民共和国民法典》第四百六十九条 当事人订立合同，可以采用书面形式、口头形式或者其他形式。书面形式是合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为书面形式。
合同档案如何归档
现今社会公众的法律意识不断增强，我们用到合同的地方越来越多，它也是实现专业化合作的纽带。知道吗，写合同可是有方法的哦，以下是我精心整理的合同档案如何归档，欢迎大家分享。
一、合同、协议档案是一个单位全部档案的重要组成部分。
它是企事业单位对外进行经营活动、对内进行人事管理的有效凭证，在维护企事业单位合法权益方面发挥着不可替代的重要作用。
（一）合同协议档案反映了企事业单位对外经营活动的情况，是处理经济纠纷、切实维护自身合法权益的有效凭证。合同、协议档案在我校的经营管理工作中发挥了重要作用，例如：2001年学校对外承包食堂，在承包期未满时，承包方就以利润微薄等理由要求退出，我校根据承包协议合法的没收了承包方交纳的押金，保证了校方的利益。又如：2003年我校建设教学楼，8月份与某工程队签订了《建筑施工合同》，合同中双方商定了钢材的价格，到了年底全国钢材价格猛涨，工程队向我校提出要给予钢材价格补贴的要求，并以停工相威胁；我校根据合同据理力争，最终工程队只好按照合同的规定继续施工并如期完成了教学楼建设。
（二）合同、协议档案也是处理人事问题的依据。反映企事业单位与员工聘用情况的合同、协议档案是人事档案的重要组成部分，是单位与被聘用者之间对考核标准、聘用时间、聘用待遇的事先约定，具有法律效力。前些年企事业单位内部往往是正式员工、招聘人员、内退人员、停薪留职人员、待岗人员、临时工等多种身份的人员并存，现在我国加大了企事业单位人事制度改革，各单位在处理停薪留职、待岗、内退人员的问题时，就必须以合同、协议档案作为参考依据；在实施全员聘任工作时，就更要注重做好合同、协议的归档工作。
二、影响合同、协议归档的主要因素
（一）从业人员法律意识淡保1999年我国制定并颁布了全国统一的《合同法》，合同、协议成为了具有法律效力的有效凭证。可是有些职工不学法、不懂法、更不会用法，不懂得在市场经济下合同所具有的法律效力，不了解市场与合同的必然联系和相互依存的关系，只顾到市场承揽业务，却不去签订合同或草签合同或签了合同也不及时归档，结果遇到纠纷就没有协商与调解的依据，或者依据不足，只好“哑巴吃黄连，有苦说不出”。
（二）从业人员对归档合同和合同管理相互依存的.关系缺乏认识。合同管理是合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止以或解除全过程的管理。合同产生在合同管理的前期阶段，在开始履行合同后，从业人员往往以为合同、协议的作用就到此为止了，忽视了合同、协议的归档工作；可是合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段，如果在履行阶段出现质量问题、经济纠纷，企业就无法利用归档合同来维护自身的合法权益。
（三）企事业单位合同归档管理制度不够完善，部分合同、协议仍处于分散状态。随着市场经济的发展和人事制度改革的推进，各企事业单位产生的合同、协议越来越多，在人们的法律意识、档案意识还不够稳固的现状下，缺乏对合同归档程序的明确规定，个别职能部门为了工作方便，签订的合同往往不顾及单位存档需要，将合同自行保管，造成分散管理。
（四）合同归档管理的信息化程度不高。很多单位签订的是纸质合同，合同归档后仍然以传统的纸质档案形式存在，没有按照现代化管理理念、应用先进的合同归档管理软件把合同以电子文件的形式归档管理。
档案合同管理岗位职责
工作职责：
1、负责公司人力资源、行政事务、企业文化、团队建设、管理体系等管理工作，保证公司内部管理工作顺利进行；
2、根据公司发展目标，制定部门工作计划，定期总结；
3、推行并完善公司的绩效考核工作，统计核算员工工资，准时购买员工社保，及时发放员工福利；
4、合理制定公司招聘计划，管理人才招聘渠道，做好人员招聘及人才储备工作；
5、随着公司发展，不断编制、更新、修正管理制度，并督促制度的落实执行；
6、定期组织公司培训及员工活动，及时了解员工思想动态，提供员工的归属感和凝聚力，调动员工工作积极性；
7、负责行政人事档案合同管理工作及领导安排的其他事务。
职位要求：
1、人力资源、行政管理、工商管理等相关专业大专以上学历；
2、三年以上相关工作经验；
3、熟悉人力资源6大模块，熟悉国家各项劳动人事法规政策，熟悉相关的实际操作运用；
4、具备解决突发事件的能力和较强的分析解决问题能力，熟悉办理社会保险、招聘、培训、绩效考核与绩效管理等工作；
5、具有较强的计划、组织、执行、沟通协调能力和人际关系交往能力，对企业规范化运作具备一定的见解；
6、具有良好的职业道德，踏实稳重，责任心强，有较强的沟通、协调能力，具备较强的书面和口头表达能力。
合同档案管理制度
为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步实现公司档案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。
一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件(含招标答疑、工程量清单)、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收意见书、竣工资料等。
二、档案资料管理原则
1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完整、完全和有效利用。 ①招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)、消防验收意见书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜管理; ②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本部张艳芝管理，招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)等影印件留存备查。
2、原则上所有原件只作存档，不予外借;
3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的责任和义务。
4、各项目部应及时移交档案资料，并以影印件的形式保存。
三、档案资料的移交
1、工程项目在中标后其招标文件(含招标答疑、工程量清单)由技术部负责整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存影印件备查;投标文件由成本部存档备查。
2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，由项目部或相关经手人将其所有原件移交材料部肖瑜存档;项目部及成本部分别留存影印件备查。
3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件备查。
4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完整的竣工资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档;项目部留存影印件备查。
5、档案资料移交时，必须注明文件名称和概要，移交双方签字确认后方为完成交接手续。
6、移交的档案资料由专管员整理保存，必须注明资料类型并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
四、档案资料的管理办法
1、档案管理人员要加强对档案资料的整理工作，并进行分类汇总，编制统计清单，以电子档形式备案方便查阅，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
2、项目部或个人档案资料查询可在项目部查阅影印件;确因工作需要须借出资料原件查阅，须经公司部门主管领导签字同意后，方可在合同管理员处办理相关借阅手续，档案资料原件无特殊情况不得外借。
3、档案资料的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
4、保存的档案资料每季度清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
5、借阅人不得涂改、伪造、撕毁档案资料，违者视情节予以处罚。
6、档案资料柜钥匙供2份，管理员1份，另一份由成本部杨鲜峰留存，以备不时之需。其他人不得擅自挪用档案柜钥匙，更不能私自复制。
7、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
合同整理归档最有效的办法是归档、汇总、留存电子版，然后建立客户评价系统，并定期汇总、整理、分类、分析。合同应交由企业档案管理部门进行归档，档案管理一般为法务部门或行政部门。合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总，共同完成登记工作。合同归档之前进行扫描，留存合同电子版，做到纸质文件与电子文件的统一。建立客户档案信息。通过签署合同得知的客户信息进行汇总，方便日后查询。然后，建立客户评价系统，并定期对合同进行汇总、整理，从不同的角度对合同进行分类、分析。
《中华人民共和国民法典》 第四百六十九条 当事人订立合同，可以采用书面形式、口头形式或者其他形式。书面形式是合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为书面形式。
合同归档对企业的作用是什么
企业的目标是对利润的追求，合同是企业对外行为的规则。企业的利润是企业一个经营期间的劳动成果，在这个经营过程中企业会订立各种各样的合同，如果每份合同通过履行都能带来利润，那么企业便实现了自己长期经营管理的目标，因此加强合同的动态管理，防止在合同的订立、履行，监督等各个环节发生各类法律风险才能为企业带来经济盈利。因此，合同是企业经营管理的载体、是企业的利润之舟。企业是通过自己的行为来获取盈利的。企业的行为可分为外部行为和内部行为。作为企业在对外实施行为时应当遵循合同的约定，也就是按照协议双方签订的协议办事，而协议的签订所依照的是国家的法律法规，因此，加强企业的合同管理可以保证企业依法治企，不至于在实施对外行为时受到不必要的各类惩罚。
如何进行合同档案管理
合同的相应负责人应了解正常的合同程序，规范合同的形式，必须起到合同材料搜集的齐全并保管和移交给档案部门，从合同的特点可以清楚地知道，合同必须有全面的关联材料，不可随意拟定，应该按照标准的合同规范走，这样可以减少企业与相关主体的纠纷情况。档案部门也要随时进行合同档案的整理与归纳，确保合同的完整性。公司要制定相关的规定，每年在规定时间内进行合同的审查以避免可能发生的情况。
企业正常的档案管理，是将其分散到档案管理的两大类型当中，因此我们应该进行改革与创新，根据每一个企业的不同特点进行合同分类管理，其中包括在每一个档案分类中对合同进行单独分类，建立单独的归档处理，打破以往过于分散的合同归档，也可以按照《合同法》合同种类的相关规定进行合同归档管理，这样档案就清楚明确了。
各个部门的相关负责人对合同必须重视起来，建立合同确立意识。档案管理人员也必须要有严谨的工作态度，认知到合同是公司企业发展关键，也是企业发展的记录者。其应该对合同进行精细规划，可以对合同进行统一的编号处理，每一份合同都有自己唯一的标号，方便查找与保管。
一、合同档案的收集
合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看,在一个法人单位,不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办,甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节;从合同成立看,合同送交所有责任方签署完毕后方才成立,流程多周期长。受内外因素的影响,合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象,从而给档案部门的收集工作带来一定困扰,直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。
如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定:“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”而依目前国内惯例,合同签订成立基本以签订方盖章为准(签订方皆为自然人除外) 。可见,盖章环节是合同档案收集的关键。如果在合同用印环节即注意对合同进行编号登记,作为追索合同文本的凭据,有助于提高合同收集归档率。
对一个全宗单位而言,较为科学有效的方式是实行统一格式的合同审批单。审批单记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息,由合同经办部门填写,附合同文本一并办理审批流转(一式三联,格式如下) 。待合同签署成立后,第一联供档案部门作为合同审批材料,与合同文本一并归档;第二联存财务部门,作为记账凭证;第三联可由合同部门作为专项资料保留。在合同用印阶段,文书部门(或档案部门) 直接在合同审批单编号,并留下第一联备案存查,督促合同经办部门在合同正式签署完毕后及时办理移交归档手续。使用合同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过程信息,又使得合同管理流程更加规范严谨。采用这一方式,并通过制定配套的合同管理和移交制度,则合同档案的归档率得以有效保证,有助于从根本上解决合同档案收集难的现象。
二、合同档案管理模式
在国家机关和企业档案分类体系中,都未将合同档案作为一个单独的管理门类。换言之,在立卷归档阶段,合同一般依据其性质、类别和承办机构等特征,被分别纳入不同的档案管理门类。这自然有其一定的合理性和科学性。例如将采购合同、工程合同、融资借贷合同分门别类进行归档有助于保持设备档案、基建档案、会计档案的成套性与系统性。但是,随着合同数量的激增、合同凭证的频繁调用以及合同信息资源的深层次开发,传统做法已无法很好
地满足对合同进行集中查询、综合统计以及编研开发的需要,与当前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少单位出于业务工作考虑,往往指定合同部门或财务部门负责管理本单位合同档案,这也给合同档案管理带来一定风险性。首先,合同管理人员(一般为兼职) 档案专业知识有限,合同档案管理水平参差不齐;其次,合同存放于业务部门不利于保管使用和到期鉴定销毁;第三,一旦组织机构或工作人员发生调整变动,往往容易造成合同散失。因合同凭证丢失导致经济诉讼失利的案例并不鲜见。目前,随着社会信用体系的构建,不少地方开始推行
“重合同,守信用”企业认证工作。收集、分析合同各阶段执行情况,加强对风险的控制能力,使动态管理合同成为一种新的管理形式和需求。
鉴于合同档案所具有的特殊属性,笔者认为合同档案的管理模式须分层次进行。第一层次,实现合同安全统一管理。建议由档案综合管理部门对合同档案文本实行集中管理,统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作,避免档案缺散流失。第二层次,开展合同执行情况跟踪管理。由合同部门(或财务部门) 负责及时记录合同履行、变更、废止等完备信息,并及时收集相关交易凭证(票据) 装订备查。在分类归档方式上,理想做法是合同文本归档一式二份:一份用于档案部门正常分类归档,维护各类档案的系统完整;另一份提供合同部门(或财务部门) 建立合同执行信息记录。为了便于统计查询和开发利用信息,后者可以采取灵活多样的分类和排列方式,实行动态管理,列为专项业务资料保管。当然,机构规模较小的单位也可结合本单位机构设置情况,指定档案部门行使上述“二合一”的合同管理职能。 三、合同档案保管的划分
对于合同保管期限,存在两种极端的看法。一种片面夸大合同的重要性,将合同不分主次轻重一律列为永久保管;另一种则相反,认为合同都有履行期限,全部列为短期保管则可。事实上这两种做法在认识上都存在误区,不利于合同档案的科学管理和有效利用。划分合同保存期限时,要联系合同价值进行综合分析。
例如,对一般经济合同而言,合同标的、履行期限是重要参考指标;合同作为技术文档时,它所依附的设备仪器、土地不动产等使用年限应作为考虑因素;有的合同具有深远的社会影响(如反映重大经济和社会意义的合资合作协议等) ,可以考虑列入永久保管。近年来,经济纠纷案件呈现上升之势,因此合同争议的诉讼时效也在参考之列。可见,尽管鉴定合同价值并无具体标准可循,划分保管期限也不宜一概而论,只要善于综合各方面信息,运用经济的、法律的眼光和动态观点看问题,就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。 四、对变更、撤销和失效合同的管理
对变更、撤销和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲点,容易被忽视。事实上,由于合同具有法律意义上的特殊凭证效用,对其变更与解除也应慎而处之。
《合同法》规定,当事人协商一致的,可以变更合同。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准(解除) 登记手续的,依照其规定。因此,对已签订或生效合同进行变更、撤销或解除时,要参照法律规定办理有关审批程序和登记手续,并在合同签订方共同见证下将合同文本全部回收,统一办理变更或销毁。必要时还需对履约执行情况作出相关书面说明,双方确认后备案存查。避免因疏于管理或随意处置造成受控合同流失,而造成不必要的经济纠纷或损失。
五、合同档案信息资源的开发
长期以来,合同管理中存在的上述现象制约着合同信息资源的深入开发和有效利用。在编研方式上,除了采取传统的分类统计、数据汇总、比较分析等方式对合同档案开展一次、二次编研外,还要紧密结合社会利用需求,发掘其独特的信息内容。应当注意到,伴随世界经济一体化和中国加入WTO ,构建各个层次的信用管理体系已逐渐成为社会以及企业界的共识。
积极开发合同档案资源,找准切入点,是档案编研领域新的增长点。合同管理作为信用体系管理的重要组成部分,应当与信用体系互动互惠,从而发挥更大的现实意义。 首先,合同管理对信用档案体系的形成和完善具有积极作用。建立社会信用体系的目的在于整顿和规范市场经济秩序,形成诚信为本,操守为重的良好风尚。其功能实现方式之一就是对社会、企业、个人诚实守信或违法违约行为进行惩恶扬善。对企业自身而言,通过收集本企业在工商、信贷、税收、合同、社会公益等方面的成果(包括所获得的资质证书、凭证及相关资料等) ,构筑本企业信用体系架构,可以树立和展示本企业良好的资信形象,提升信用等级。尤其是在合同管理方面,通过规范的合同管理,取得政府部门认证的“重合同守信用”企业称号,无疑对树立、宣传本企业的良好信用大有裨益。因此,完善的合同档案管理有利于丰富社会和企业“信用管理体系”成果。
其次,在合同管理中引入信用管理机制,有利于提高科学管理水平,避免损失。例如,合同签订前,对签约方资信(信用等级) 进行信用调查和分析评估;合同执行中,对合同执行情况进行跟踪监督、分析评价,及时发现风险并采取应对措施;合同履行后,对合同执行情况进行统计汇总,发掘有效信用信息,确定(修改) 客户信用标准,建立动态的客户信用等级等。从而使企业具有一定的识别、评估和规避客户信用风险的能力。从这个意义上说,合同档案也是企业建立“客户信用管理体系”的重要信息流。可见,合同档案信息资源的开发一旦与资信体系的建立相结合,两者相得益彰,将会焕发出长久的生命力。积极探索二者建立关联的模式、方法和深度,并加以提炼开发,恰恰是合同档案编研新的切入点。
