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档案管理怎么做到数字化管理?
离不开人和物。提升档案人员的综合管理素质必不可少,而同时,现代化的管理软件和硬件设备更是能给档案管理工作带来事半功倍的效果。
设备是档案数字化管理中必不可少的内容,是影响档案管理工作效率的重要因素。因此,在推进数字化档案管理进程中,加大设备投入、积极引进现代化设备、及时更新计算机系统与程序是当下数字化进程中的首要方向。
除了要做好软件设备的优化,顺应档案数字化工作的发展不断推陈出新更好地为档案数字化服务,还要更新落后的硬件设施,并加强对硬件设备的保养,这样不仅可以延长设备的使用期限,还可以提升档案管理工作的质量与效率。
好的档案管理软件系统包括。影像加工扫描系统、数字化加工管理系统以及人事档案管理系统,在这样的环境背景下不断优化更新,顺应档案数字化发展成熟运用于各大档案整理行业的。
此外在硬件的创新研发上,还要有成熟的技术团队,专业解决档案数字化方向的技术问题,研发为档案人量身定制的档案盒打印机,其自动化程度高、操作简单、打印速度快、打印效果好、模板创建方便、数据导入便捷等优点,可满足档案服务行业大批量打印,企事业单位差异化打印的需求,极大提高了档案人的工作效率。
什么是档案数字化?
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。
它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。
主要负责对文件、图书资料进行整理、扫描、图像处理以及目录制作,工作区域是在办公室。档案数字化加工人员是扫描、录入的专业人员,组织电脑信息录入、文档资料扫描、文档图形图像处理、档案装订整理等,是档案数字化的专业人员。
数字档案可以有效地解决这些实际档案工作中的痛点。首先,数字档案可实现档案管理的数字化和自动化,便于检索和借阅,有效的提高工作效率。其次,数字档案可以联通档案孤岛,进行整合,实现资源联通共享。再者,数字档案可以使档案管理流程更加顺畅,系统可为档案的完整、准确、安全提供有力保障。
档案数字化可以提高档案信息化管理水平,有利于提高档案馆工作效率和现代化水平,有利于确保数字档案永久保存和安全保管,有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。
需要考取档案管理师。
申报条件
(具备下列条件之一)
一、助理档案管理师:
1、本科以上或同等学历学生;
2、大专以上或同等学历应届毕业生并有相关实践经验者;
二、档案管理师:
1、已通过助理档案管理师资格认证者;
2、研究生以上或同等学力应届毕业生;
3、本科以上或同等学力并从事相关工作一年以上者;
4、大专以上或同等学力并从事相关工作两年以上者。
三、高级档案管理师:
1、已通过档案管理师资格认证者;
2、研究生以上或同等学力并从事相关工作一年以上者;
3、本科以上或同等学力并从事相关工作两年以上者;
4、大专以上或同等学力并从事相关工作三年以上者。
档案管理员的岗位要求
1、具有高中以上的文化程度;
2、具有档案管理基础知识和工作经验;
3、工作心细,品行端正,原则性强;
4 、熟悉最新的档案管理相关法规,流程,认真负责,细致耐心,
5 、熟悉电脑操作以及各种档案管理软件文字表达以及逻辑能力优秀。
参考资料来源:百度百科-档案管理师
档案管理数字化介绍
一、数字化管理系统的概述
档案信息管理系统与网络信息管理系统共同组成了数字化档案管理系统。档案信息系统又由数字化处理系统、信息服务子系统和数据库管理子系统组成;信息发布子系统与Web管理子系统组成了网络信息共享系统。数字化档案管理系统是由现代的信息技术为基础,以档案为核心的内容,是以高效率、先进、便捷的模式,多用户的标准、安全有序的分布式档案集成的信息资源管理系统。
二、数字化档案系统的保存与管理
特殊性是数字化的一个性质,在存放与保管方式上,数字化管理与之前的档案管理具有很大的区别。在之前的档案管理上,仅仅是以纸质编码进行整齐的排放保存。而数字化却是利用光盘与储存器进行保存的。与传统的存储相比,数字化档案在存储方面具有大容量的扩充,并且在现实生活中不占据现实的空间,有效的节约了空间的费用。
在安全的问题上,需要实行一系列的方法和措施进行保证,对于数字化档案必须使其实现可以被利用和可识读性,在设备更新的时候必须实现旧的载体可以转换到新的载体上,还要注意非法情况的攻击与保密等工作的完善。另外要保证数字化档案不能过分的依赖载体,因为有的设备离开载体就不能使用的问题,因此,在存储的过程中,尽可能选用比较简单的格式进行存储,使数字化档案不依靠载体进行存在,这样才能让数字化档案进行长久保存。
三、数字化档案在管理方法的研究
在进行档案管理的过程中,必须充分的实现数据格式的统一,数据格式的统一是实现资源网络的必要条件,使档案信息的归档与查阅也可以比较顺利的进行,是实现档案资源共享的一个必然的条件。只有充分的达到标准化和规范化,数字档案才能更加有效的出现在人们的生活中。
在保证数字化档案的时候,应该首先保证格式与规格的统一,对数字化档案实施标准的运行,只有在标准下,才能正常的开展计算机应用下的社会服务等一些工作的正常进行。
这也是档案管理部门进行技术支持并降低财力的有效途径。
在档案的信息网络化中应该具备一些比较完善的计算机硬件设施,主要有:电话、计算机、交换机、终端设备、传真机、卫星设备和管线传输等设备。只有在软件方面实行较强的资源后才能保证信息化组织下的安全保密工作得以进行。实现软硬件兼备的档案管理工作,也必须调用一批技术精湛、懂网络技术、懂信息化的人才进行开发和操作,这样才能顺利地开展工作。
什么叫档案数字化,档案数字化的好处
档案数字化是一种新型的档案信息管理模式,它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。
1.代替原件使用,有效延长原件的保存时间。
2.数字化副本分地保存。要长期或永久保存的重要档案,用数据备份的方法制成多份数字化副本的备份分地保存。
3.恢复档案材料模糊褪变的字迹。对字迹出现模糊扩散或褪变的档案,可经过计算机扫描等处理技术恢复模糊褪变字迹。
4.提高办公效率,数字化档案管理使资料能及时归档,并尽快提供利用,从而提高办公效率。
5.提高经济效益,数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,不仅节约了保管费用,节省了占地空间,而且查阅方便迅速,避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
档案数字化加工流程
前期档案整理
档案借出
从档案室接件,填写档案移交清册,一式两份。拿到档案后,开始核对档案数量,数量核对无误后签字确认,将档案拿回加工现场。
目录数据准备
按照各类档案整理规定的要求,在档案管理系统著录目录数据。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、日期、起止页号等,应进行修改。
拆除装订
在不去除装订物情况下,会影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
页面修整
破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,褶皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。
档案扫描
扫描方式
(1)根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台,或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描。
(2)纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案,可采用高速扫描方式以提高工作效率。
扫描色彩模式
(1)扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
(2)页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插图的档案,可采用黑白二值模式进行扫描。
(3)页面为黑白两色,但字迹清晰度差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,可采用灰度模式扫描。
(4)页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案,可采用彩色模式进行扫描。
扫描分辨率
(1)扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
(2)采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时,其分辨率一般应设为200-300dpi。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。
图像处理
图像数据质量检查
(1)对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理。
(2)由于操作不当,造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时,应重新扫描。
(3)发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像。
(4)发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。
纠偏、去污、图像拼接、裁边处理
(1)对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。
(2)对图像页面中出现的影响图像质量的杂质,如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
(3)对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性。
(4)采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间。
图像存储
存储格式
(1)采用黑白二值模式扫描的图像文件,一般采用PDF格式存储。
(2)采用灰度模式和彩色模式扫描的文件,一般采用PDF格式存储。
图像文件命名
(1)纸质档案目录数据库中的每一份文件,都有一个与之相对应的档号,以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。如图像文件较大,不便于网络浏览,可拆分为多个图像文件,文件名后增加A、B、C等区别。
(2)分别建立文件夹,以文件档号命名,并存储对应图像文件。
数据挂接
将每一份纸质档案扫描所得的图像存储到相应档号的文件夹后,认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同,图像文件的页数与档案目录数据库中文件的总页数是否相同等。通过每一份图像文件所在文件夹的名称与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性,建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。