档案条

档案的封存是个人档案从单位转出前的最后一个环节。
首先根据档案法的规定，核对卷宗内的材料，然后在档案的封面上写上卷宗内材料的类别。在确认档案材料没有问题后，密封档案开口，然后由密封条单元将密封条贴在主开口处。最后，档案密封条的边缘会加盖公章。一般比较严谨的单位会在作品集的所有粘合部分加盖公章，加盖的公章数量不一，基本上至少两个以上，有的会更多。主要是防止有人私自打开文件。

上海市档案条例(2021修订)

第一章　总则第一条　为了加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进城市治理体系和治理能力现代化，根据《中华人民共和国档案法》等法律、行政法规，结合本市实际，制定本条例。第二条　在本市行政区域内从事档案收集、整理、保护、利用、信息化建设及其监督管理活动，适用本条例。第三条　坚持中国共产党对档案工作的领导。本市各级人民政府应当加强档案工作，把档案事业纳入国民经济和社会发展规划，将档案事业发展经费列入财政预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。第四条　档案工作应当遵循统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，留存城市记忆，便于社会利用，发挥存史、资政、育人的作用。第五条　本市鼓励和支持档案科学研究和技术创新，促进科技成果和区块链、大数据、人工智能等信息技术在档案收集、整理、保护、利用、信息化建设等方面的转化和应用，推动档案科技进步。第六条　市、区人民政府及有关部门应当采取措施，加强档案宣传教育，普及档案知识，传播档案文化，增强全社会档案意识。

　　广播、电视、报刊、网站等媒体应当开展档案公益宣传，营造关心、支持档案事业发展的社会氛围。第七条　本市推动长江三角洲区域以及其他省际档案工作交流与合作。

　　鼓励和支持参与国际档案专业组织和友好交流活动，加强档案领域国际合作。第八条　鼓励社会力量通过捐赠、资助、志愿服务等方式，参与和支持档案事业的发展。

　　对在档案收集、整理、保护、利用、信息化建设等方面做出突出贡献的单位和个人，按照国家和本市有关规定给予表彰、奖励。第二章　档案机构及其职责第九条　市档案主管部门主管全市档案工作，负责本市档案事业的统筹规划和组织协调。

　　市、区档案主管部门对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导，依法履行下列职责：

　　（一）制定本行政区域内的档案事业发展规划和档案工作制度规范，并组织实施；

　　（二）组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传教育、档案工作人员培训；

　　（三）组织、指导本行政区域内的档案信息化建设；

　　（四）开展监督检查活动，查处档案违法行为；

　　（五）法律、法规规定的其他职责。第十条　乡镇人民政府、街道办事处应当指定人员负责管理本机关的档案，对所属单位、基层群众性自治组织的档案工作实行监督和指导。

　　城乡社区档案工作在业务上接受档案主管部门和其他相关主管部门的监督和指导。第十一条　机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责统一管理本单位的档案，指导本单位各种门类和载体形式档案的收集、整理、归档工作，并对所属单位的档案工作进行监督和指导。第十二条　本市国家档案馆包括具有公共性质的综合档案馆以及专门档案馆。

　　综合档案馆负责收集、整理、保管、向社会开放和提供利用本行政区域内多种门类和载体形式的档案。

　　专门档案馆负责收集、整理、保管、向社会开放和提供利用特定领域或者特定载体形式的档案。第十三条　部门档案馆负责收集、整理、保管和提供利用本部门及其所属单位形成的档案。

　　企业事业单位档案馆负责收集、整理、保管和提供利用本单位及其所属单位形成的档案。第十四条　本市加强档案人才培养基地建设，实施档案人才培养计划，建立档案专家库，加强专家型和应用型人才培养，建设高素质的档案人才队伍。第三章　档案的管理第十五条　按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当加强档案业务培训，建立档案工作责任制，明确档案工作岗位、人员的职责，依法健全档案管理制度。第十六条　机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定，确定本单位归档范围和档案保管期限。

　　机关、团体、企业事业单位和其他组织及其工作人员在职务活动中形成的纳入归档范围的各种门类和载体形式的材料，由文书或者业务部门收集、整理，定期移交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。

　　按照规定应当归档的材料，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。

山东省档案条例(2004)

第一章 总则第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，发展档案事业，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称档案法）和《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称档案法实施办法），结合本省实际，制定本条例。第二条 本条例所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、医学、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。第三条 本省行政区域内的国家机关、社会团体、企业事业单位和其他有关组织（以下统称单位）以及个人从事档案活动，均应遵守本条例。第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，建立健全档案机构，将档案事业建设列入本地区国民经济和社会发展计划，保障发展档案事业所需经费并列入财政预算。第五条 单位必须加强对档案工作的管理，为档案工作提供必要的条件，保障档案工作正常开展。第二章 档案机构及其职责第六条 省档案行政管理部门主管全省档案事业，对全省档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。
设区的市、县（市、区）档案行政管理部门，主管本行政区域内的档案事业，对单位的档案工作实行监督指导。
乡（镇）人民政府和城市街道办事处应当配备专（兼）职档案工作人员负责管理本机关的档案，并对所属单位和村民委员会、居民委员会的档案工作实行监督指导。
村民委员会、居民委员会应当在本区域内开展档案收集、整理、保管和利用工作。第七条 综合档案馆按照县级以上行政区划分级设置，负责接收、收集、整理、保管和提供利用分管范围内各种门类的档案以及其他可以由综合档案馆保管的档案。第八条 专门档案馆和部门档案馆的设置，应当符合全国档案馆设置原则和布局方案，根据省档案行政管理部门的统筹规划，由同级档案行政管理部门审核后，报本级人民政府批准。
专门档案馆负责接收、收集、整理、保管和提供利用专门领域或者特殊载体形态的档案。部门档案馆负责接收、收集、整理、保管和提供利用本部门及其所属单位形成的档案。第九条 企业档案馆的设置由企业自主决定。事业单位档案馆的设置，应当经过其主管部门批准。
企业事业单位档案馆负责接收、收集、整理、保管和提供利用本单位及其所属单位形成的档案。第十条 单位应当设置档案机构或者配备专（兼）职档案工作人员，负责集中统一管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督指导。第十一条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备相应的档案专业知识、接受继续教育和岗位培训。
管理属于国家所有的档案的工作人员应当持证上岗。第十二条 档案中介机构应当依法设立。
档案中介机构可以从事下列档案业务：
（一）档案业务咨询；
（二）档案整理；
（三）档案价值评估；
（四）档案技术服务；
（五）档案寄存保管；
（六）营业执照核准的其他档案业务。
档案中介机构应当遵守法律、法规、规章的规定并接受档案行政管理部门的监督。第三章 档案管理第十三条 单位及其工作人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家和省有关规定应当归档的，单位文书或者业务部门必须收集、整理，并按照规定时间交本单位档案机构和档案工作人员集中管理。任何个人不得将应当归档的材料据为己有或者拒绝归档。
任何单位或者个人不得伪造档案。第十四条 实行档案登记备案制度。档案行政管理部门应当对单位从事档案工作的机构、库房设备、档案藏量以及其他应予登记备案的事项进行登记备案。第十五条 举办重大经济、政治、科学、文化、教育、体育、民族、宗教等活动的，主办单位应当事前通知同级档案行政管理部门。主办或者承办单位应当收集和保护活动中形成的档案。新闻媒体应当妥善保管活动中通过摄影、录像、录音等方式形成的档案。主办或者承办单位和新闻媒体应当在活动结束之日起六十日内，到同级档案行政管理部门办理档案登记备案；不具备保管档案条件的，应当在活动结束之日起九十日内向同级综合档案馆移交档案。第十六条 科学技术研究成果的鉴定或者推广、产品试制、设备开箱、基本建设工程和其他技术项目进行鉴定或者验收时，应当有本单位档案工作人员参加。
县级以上人民政府确定的重点建设项目和重大科学技术研究项目的档案，应当由同级档案行政管理部门和有关主管部门验收。

山东省档案条例

第一章　总则第一条　为加强档案管理，发展档案事业，保护和利用档案信息资源，促进社会主义精神文明建设，为国民经济和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关法律、法规，结合本省实际，制定本条例。第二条　本条例所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条　本省行政区域内的国家机关、社会团体、企业事业单位和其他有关组织（以下统称单位）以及个人，均须遵守本条例。第四条　各级人民政府应当加强对档案工作的领导，建立健全档案机构，把档案事业的建设列入本地区国民经济和社会发展计划，保障发展档案事业所需经费并列入财政预算。第五条　单位必须加强对档案工作的管理，为档案工作提供必要的条件，保障档案工作正常开展。第六条　档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用。第二章　档案机构及其职责第七条　省档案行政管理部门主管全省档案工作，对全省档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。
　　市（地）、县（市、区）档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，对单位的档案工作实施监督和指导。
　　乡（镇）人民政府和城市街道办事处应当配备专（兼）职档案工作人员负责管理本机关的档案，并对所属单位和行政村的档案工作实行监督和指导。第八条　国家综合档案馆按县级以上行政区划设置，负责接收、收集、整理、保管和提供利用分管范围内多种门类的档案。档案收集范围由省档案行政管理部门制定。第九条　国家专门档案馆由省档案行政管理部门提出意见，报省人民政府批准，在大、中城市设置，负责接收、收集、整理、保管和提供利用特定领域或者特殊载体的档案。档案收集范围由省档案行政管理部门会同有关主管部门制定。第十条　省和计划单列市有关行业主管部门经同级档案行政管理部门审核同意，报同级人民政府批准，可以设置部门档案馆，负责收集、保管和提供利用本部门及其直属单位形成的档案。档案收集范围由省档案行政管理部门会同有关主管部门制定。第十一条　大中型企业、高等院校符合《企业档案馆申报登记办法》和《全国档案馆布局原则和设置方案》的，经其主管部门批准，并报同级档案行政管理部门备案，可以设置企业事业单位档案馆，负责收集、保管和提供利用本单位及其所属单位形成的档案。第十二条　单位应当设置档案机构或者配备专（兼）职档案工作人员负责统一管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作进行检查和指导。第十三条　档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，并接受档案行政管理部门的定期培训。第三章　档案管理第十四条　单位及其工作人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家和省档案行政管理部门的规定应当立卷归档的，必须收集齐全和立卷，并按规定时间交本单位档案机构和档案工作人员集中管理，不得据为己有或者拒绝归档。第十五条　举办重大的政治、经济、科学、文化、体育、外事、宗教等活动的，应当通知同级档案行政管理部门。活动中形成的档案应当收集和保护。有关单位和个人应当在活动结束之日起六十日内到同级档案行政管理部门办理档案登记。第十六条　科学技术研究成果、产品试制、设备开箱、基本建设工程和其他技术项目进行鉴定或者验收时，须有本单位档案工作人员参加。
　　县级以上人民政府确定的重点建设工程和重大科学技术研究项目的档案应当由同级档案行政管理部门和有关主管部门验收。第十七条　单位必须按照下列规定向有关档案馆移交档案：
　　（一）列入省综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满十五年，向省档案馆移交；
　　（二）列入市（地）、县（市、区）综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满十年，向市（地）、县（市、区）综合档案馆移交；
　　（三）列入专门档案馆收集范围的档案，自形成之日起满一年，向专门档案馆移交；
　　（四）列入部门档案馆或者企业事业单位档案馆收集范围的档案，于形成的次年六月底前向部门档案馆或者企业事业单位档案馆移交。

内蒙古自治区档案条例

第一章　总则第一条　为了加强档案管理，有效地保护和利用档案，为自治区经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，结合自治区实际，制定本条例。第二条　自治区行政区域内的机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人在档案收集、管理、利用活动中，必须遵守本条例。国家有特殊规定的除外。第三条　本条例所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、教育、文化、民族、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第四条　各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划，保障档案事业的发展。
　　机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人都有保护档案的义务。第五条　各级人民政府、档案行政管理部门和有关主管部门对有下列情形之一的单位和个人予以表彰或者奖励：
　　（一）在档案的收集、整理、保护和开发利用方面成绩突出的；
　　（二）在档案学研究、档案宣传、档案教育中做出重要贡献的；
　　（三）将重要或者珍贵的档案捐献给国家的；
　　（四）举报、制止档案违法行为，查处档案违法案件表现突出的；
　　（五）热心资助档案事业事迹突出的；
　　（六）在其他方面对档案事业做出突出贡献的。第二章　档案机构及其职责第六条　旗县级以上档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，依法对本行政区域内的档案工作进行统筹规划，组织协调，监督和指导。
　　苏木、乡镇人民政府和城市街道办事处分管档案工作的领导和工作人员负责管理本机关的档案，并对所属机构、嘎查、村民委员会和居民委员会的档案工作实行监督和指导。
　　机关、团体、企业事业单位和其他组织根据需要设立档案工作机构或者配备档案工作人员，统一保管本单位的档案，对所属单位的档案工作实行监督和指导，并提供必要条件，保障档案工作的正常开展。
　　各级档案行政管理部门应当对非国有企业、事业单位的档案管理提供指导和各种形式的服务。第七条　设置旗县级以上的综合档案馆，必须经同级人民政府批准；设置专门档案馆由同级人民政府依照国家有关规定批准，并报上一级档案行政管理部门备案；设置部门档案馆要经同级档案行政管理部门审核，由同级人民政府批准；设置企业档案馆，要经自治区档案行政管理部门审核，依照国家有关规定进行登记；事业单位设置档案馆由其主管部门依照国家有关规定批准，报同级档案行政管理部门备案。
　　各级各类档案馆负责收集、整理、保管和提供利用管理范围内的档案。第八条　档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识取得档案管理资格证书。直接从事蒙古语言文字档案管理的工作人员应当具备使用蒙古语言文字的能力。第九条　各级各类档案馆要根据管理少数民族语言文字档案的需要，设立专门机构或者配备兼通少数民族语言文字的人员。集中保管少数民族语言文字档案的各类档案机构要配备翻译人员。第十条　从事档案鉴定、评估、咨询等中介服务的人员，必须经自治区档案行政管理部门认定资格。
　　设立从事档案鉴定、评估、咨询和其他服务的社会中介机构经有关部门批准后，向同级档案行政管理部门备案。第三章　档案的管理第十一条　档案所有权根据形成档案单位的所有制性质确定。档案中涉及知识产权归属的，依照国家法律、法规确认。
　　个人在非职务活动中形成的档案或者以继承、受赠等合法方式获得的档案归个人所有。第十二条　对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照国务院《机关档案工作条例》、《科学技术档案工作条例》的规定，向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中统一管理。任何部门和个人不得拒绝归档或者将应归档档案据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。第十三条　行政区划的变动，组织机构的建立、变更和撤销以及具有重大影响的活动，有关单位的档案机构或者档案工作人员必须及时报告档案行政管理部门，对应当归档的文件材料进行收集、整理和归档。
　　对科研成果、产品试制等技术项目进行鉴定或者对建设工程进行验收所形成的档案材料应当交本单位档案机构进行验收归档。
　　重点工程项目的档案，由有关主管部门会同同级档案行政管理部门进行验收。
　　国有或者国有控股企业发生兼并、转让、租赁、出售、破产，必须按照国家和自治区有关规定，确保档案的完整、安全和有效利用。