档案整理外包

档案整理外包

档案管理外包有什么好处

档案管理外包有什么好处
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

一般整理档案外包怎么收费

150—180元/个。档案外包是指企业的档案叫专门管理机构管理，整理档案外包收费需要看公司年生成的档案数量，通常是150—180元/个。档案外包是某一机构将原本由自身承担的部分业务剥离出来，以合同方式委托给其他机构完成，以降低成本、提高效率的行为。

档案管理外包有哪些规范？

档案外包从服务需求内容上整体上分为2大类，劳务外包和专业外包；
劳务外包主要解决的是劳动力不足的问题，而专业外包则是解决档案管理过程中的管理流程、管理制度、专业档案的整理方案、迎接上级检查或档案执法检查的迎检方案、专业档案管理软件、档案知识管理和数据挖掘等方面的专业服务。
在实际过程的档案外包合作过程中，可能出现以上2种需求都包含的情况。从外包主体上可以分为档案馆（室）机关外包和企事业公司制外包2个主体类别，由于档案馆（室）主要业务是档案管理，并配备了专业人员，所以外包的需求大多是劳务需求型的。
企业和事业单位的由于档案作为支撑主营业务的模块，往往在知识储备和人力配备上不足，对专业要求比较高，所以往往需要进行管理咨询、整理扫描、软件规划等专业外包服务。

请问公司档案外包怎么弄？

公司档案外包管理
在企业档案及相关业务中，因为涉及各种为企业发展所考虑的因素，企业对进行外包的档案业务有时也有所侧重。企业一般会将不涉及企业机密、专利等内容的非核心的档案及相关业务或与企业业务无关的档案业务进行外包。具体外包的档案业务大致可以分为以下几类：
（1）档案保护的外包。这项业务包括企业档案文献以及特殊载体档案的编目、考订、修裱修复、保管与维护。档案在长时间的日常管理和使用中会有一定的破损，特别是特殊载体的档案，破损程度更为严重，需要经常对档案进行修裱、修复。在企业档案工作人员结构中，掌握这项技能的档案人员所占比例较少甚至不存在。即使存在会技术保护的档案人员，也因为器械设备不足而无法进行修裱或修复，因此企业需要将这些业务进行外包，获取更专业的保护。对于某些小企业而言，因资源的有限，档案文献的编目、考订也是需要通过外包来完成的。
（2）档案的数字化。大量公司、企业面临着将档案数字化的问题。这个过程对于许多企业来说需要大量人员及必需的设备，而这些人员和设备在数字化之后又面临闲置的问题。因此，许多企业将这项工作交由专业机构或单位完成，通过外包的形式解决数字化过程中所遇到的各种问题。例如太平洋保险（集团）股份有限公司从2007年8月起，进行长期的档案业务扫描外包工作，从而达到将档案数字化，提高业务档案利用率，更好的保护原始的纸质档案，为档案利用提供安全便捷的服务等目的。国泰君安公司为减轻各营业部的档案电子化处理压力，降低档案在分散情况下因调阅、存管情况下造成的损毁、遗失风险，特别将档案电子化业务外包。
（3）档案的日常使用业务。档案的日常使用业务也可以进行外包。例如上海仁通档案管理咨询公司就开展了寄存、整理、查询、快递、销毁业务，除此外还包括对备份文件的保存等工作。特别是到期销毁的档案业务，许多企业为了方便，更为了销毁档案的专业性，将此项业务交由其他专业机构或有专业设备的企业完成。
（4）档案馆后勤业务外包。后勤业务包括：物业管理、运输业务和其它后勤服务等。包括企业档案馆内及周边环境卫生、借阅室清洁消毒、库房温湿度调节、杀菌消毒、档案馆安全保卫等。这些工作与档案相关但与企业业务无关，为了避免其影响企业的工作，往往采用外包来完成这项工作，充分利用外部资源，利用外包企业的专业优势，将自身的薄弱环节交由外部完成，提高档案的整体业务水平。
（5）人员的培训和教育工作外包。包括档案馆工作人员的岗前培训和继续教育。档案事业在不断前进发展，档案业务因此也不断丰富，档案工作人员特别是企业内档案工作人员因为企业的发展也面临着对档案更高的工作要求，因此，需要对企业内档案工作人员不断培训，岗前培训是为了使员工更好的适应企业的工作环境，继续教育是为了使员工在企业发展中更出色的完成工作任务。

财务档案文件保管外包安全吗？

财务档案外包的安全性，要找到正规的档案外包企业
1档案实体安全
首先，档案库房建筑是档案保管中长期起作用的因素，因此，建筑应符合《档案馆建筑设计规范》，达到“十防”要求，即：防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体，库房要有足够的面积，遵循适用、经济、美观的原则。其次，对于档案装具要便于调阅、取拿方便、整齐划一、合乎规范。档案保管的设备也要一应俱全，如去湿机、加湿器、空调、通风设备，并定期检查保养。
2档案信息安全
档案是载体和信息内容的统一体，档案价值的发挥要依赖于其信息内容，在档案业务外包过程中档案信息内容的安全问题面临严重的挑战。因此，在档案外包时，承包方的工作人员会接触到档案，未有装盒的文书档案内容信息直接暴露在整理人员面前，这就给档案信息安全带来威胁，所以企业要在外包之前做足充分调研，了解档案外包机构人员的保密意识是否强，机构内部是否建立了保密制度、定期给员工培训。
相关制度的完善性
没有规矩不成方圆，没有制度管理就没有约束。档案外包机构要有科学合理的管理制度，明确划分责任，保障日常工作有章可循，有据可依，确保在外包过程中每个环节可追溯，档案安全工作顺利开展。
档案安全防范是一项常抓不懈的工作，确保档案安全责任重于泰山，我国档案外包行业刚刚起步，各个机构管理水平参差不齐，所以在档案外包过程中要格外注意以上几个方面，选择正确的档案外包机构可以为企业的档案管理工作推波助澜。