e6档案管理系统

e6档案管理系统

应用价值一：节约成本 提升效率目标：E6应用，成功帮助企业解决内部“成本居高不下，怎样减少不必要的费用支出？”的问题。案例：在一项行业调查中显示，一家年收入2.5亿美元的公司可通过提高文档管理、协同办公效率而每年节约超过600万美元的成本。如今，企业组织推广和开展业务的方式正飞速发展。企业虽然已逐渐意识到需要更为深入地了解信息与文档工作流，但实际上对与此相关的具体支出情况仍知之甚少。这种现象在很大程度上是由于企业尚缺乏对其可见成本和不可见成本的整体认识。此外，企业高管对文档管理战略能够对节约成本、增加效益、推动业绩所产生的正面影响认识还不够充分。如何将文档和流程中所包含的信息作为公司的核心资产加以利用正成为企业的重要课题。 应用价值二：“危机投资” 防患于未然目标：E6应用，成功帮助企业解决“机密外泄防不胜防，安全问题如何保障？”的问题。案例：去年国内媒体纷纷报道的浙江凯恩纸业技术失窃案就是一个惨痛的教训。据有关报道声称，此次技术外泄案件使凯恩股份的直接损失高达上千万元，间接损失不可计量，并且还使其行业领先地位受损。其实，这样的商业机密外泄案件远不止这一起。青岛某铸造机械厂就曾发生或类似的事件。据介绍，该铸造厂内部安全管理体系十分健全，几十年来，从未发生过任何失窃事件。可就在前不久，几名技术人员以加班为由，将几块包含重要技术图纸的硬盘拆卸带走，并另起炉灶。当时引起了轩然大波，也令该厂的领导们开始重新审视安全管理体制。 应用价值三：省时省力 低成本高效率目标：E6应用，成功解决企业“'小时间造就大浪费，谁为企业支出买单？的问题。案例：在企业中，经常会听到员工有这样的呼声：我的文件放哪里了，怎么找了半天都没找到？我当时保存时文件名是什么来着，给忘记了，现在可怎么找啊？天啊，我都找了2个小时了，可是还没找到，谁来帮帮我啊？电脑上这么多盘，每个盘下这么多目录，这一个个双击打开找，得找到啥时候啊？假如每个员工浪费20分钟/天在查找、重复起草文档、整理资料等这些工作上，那么日积月累，每年浪费的是多少呢？大家可以根据自己公司情况计算下。 应用价值四：沟通更顺畅 工作更高效目标：E6应用，成功解决企业“'跨部门、地域的协同办公，沟通困难、效率低下怎么办的问题。案例：北京的经理和广州的经理就一个项目正在进行交流沟通，交换想法，电话交流了一个多小时了，还没有结果，但是巨额的电话费用就这样产生了......销售人员小张和研发人员小李互相推诿责任，小张说之前让小李按照客户的需求修改产品，客户要求演示，小李说没有接到这个工作安排，目前没有做这个任务，告诉经理后，因为没有依据经理也没法判断这件事情的责任该谁来负，看来项目计划又要泡汤了。 应用价值五：规范流程 高效协同目标：E6应用，成功解决企业审批流程混乱、时间地域地址导致文件审批搁置，工作怎样按时完成的问题。案例：老总们可能每天早晨也都会遇到这样的情况：办公桌上堆积的单据还没有审批完，又会有一些紧急的单据需要处理。在时间紧急的情况下，比如一笔市场活动的款项费用，由于需要老板审批的文件太多，因此根本没时间细看这批费用用在哪里，怎么用的，就签下了自己的名字。结果很多时候，钱就这样打了水漂。由于太多的文件审批积压在领导的手上，这样首先导致的问题就是：文件审批的流转速度变慢，一个简单的审批可能要等很久才能批下来，有时候甚至是一份重要的客户合同，因为审批搁置而丢失一个大客户。

电子档案管理系统的系统功能

集中存储：为企事业单位搭建海量文档集中存储的平台，实现统一的文档共享。目录结构：支持树形目录结构，可无限创建文件夹和子文件夹结构。可自定义目录排序。组织内部所有成员可轻松的实现文件的安全共享与查看。文档排序：支持根据文档的标题、大小、日期、上传人等属性进行排序。显示模式：支持目录以列表模式或缩略图模式显示。全文搜索：E6全文搜索及高级搜索引擎帮您快速从海量资料中精准查找所需文件。文档编辑器：可直接在系统浏览器中创建、阅读和编辑Office文件，无须改变现有的任何操作习惯，无需下载或安装软件。多文件上传：E6支持文件的批量上传及压缩包导入，实现文档资料的快速轻松存储管理，支持Office文档、PDF、图像、音视频和图纸等各类型文件。版本管理：E6强大的版本管理功能，文档关联多版本，避免错误版本的使用，同时支持历史版本的查看、回退与下载。自动编号：系统提供25种变量，可自由组合设计编号规则。配合规则进行条件匹配可实现灵活的编号效果。文档审计：文档审计信息描述了文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有文件的操作情况。Office集成：E6与Office无缝集成，可直接在系统中新建、阅读、编辑各类Office文件，包括Word、Excel、PowerPoint、WPS、Visio等格式。摘要及缩略图：系统会自动为上传的Office文档、txt、pdf等类型文件生成摘要；系统支持为图片、音频、视频类文件增加摘要及缩略图，便于预览查看。摘要及缩略图功能简化了操作，用户无需逐个打开文档即可快速预览文档内容。锁定保护：E6除了提供权限控制保护外，还提供锁定保护机制，文档作者和管理权用户可将文档锁定，确保文档不被随意修改。当文档需要修改或删除时，可以解锁，保证文档的正常操作。文档链接：支持将文档发送至常用文档，用户无需每次在打开各个目录中查找； 支持将文档发送至目录，方便其他部门查阅；支持将文档发送至指定用户从而协同完成工作； E6与电子邮件集成，支持直接将文档发送至Email，无需登录邮箱及手动上传附件，操作简便、非常实用。关联文档：文档新建或上传后，系统会自动或手动为文件生成唯一编号，支持文档的批量关联。E6支持通过文件唯一编号，实现文档与相关文档、图纸、图片及其它格式附件进行关联，点击链接即可一键快速查看。系统会自动为上传的Office文档、txt、pdf等类型文件生成摘要；系统支持为图片、音、视频类文件增加摘要及缩略图，便于预览查看。摘要及缩略图功能简化了操作，用户无需逐个打开文档即可快速预览文档内容。规则应用：系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的操作。规则两个主要功能：一是将文档自动归档到规则指定的目录下，实现规范化管理；二是：文档自动发起审批进入流程，实现文档审批自动化。权限管理：提供权限控制机制，可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作，实现文档安全共享。存储加密：文件采用加密存储，防止文件扩散，全面保证企业级数据的安全性和可靠性。模板管理：支持在系统中创建大量Office模板文件，授权给用户使用。用户在新建文档时，可调用授权的模板。系统自动统一规则命名文档，实现文件名标准化管理。文档借阅：E6支持将公共文档和个人文档进行借阅管理，借出过程中可控制用户访问权限。被借阅用户会收到系统发送的即时消息通知。系统支持根据时间对借出的文档自动进行收回处理。多媒体查看器：E6除了管理文档外，还支持多媒体数字资产的存储及管理。您可以直接在系统中预览图片、播放视频、音频。支持的格式包含：gif、jpg、png、 bmp、psd 、ai 、tif 、mp3、wav、wma、flv、mpg、 avi 、wmv、mp4等。CAD图纸管理：E6为了满足工程建筑、房地产等行业的需求，支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多种文件格式的在线预览及管理，减少等待预览及审核图纸的时间。纸质文档电子化管理：E6除了可以管理电子文档、多媒体文件、CAD图纸外，还支持纸质文档电子化管理。通过扫描仪将纸质文档转化为电子的图片或者PDF存储至系统。Office无缝集成：E6与Office无缝集成，系统操作与本地操作无异，无需改变任何习惯，即可快速上手熟练使用系统，可多人协同编辑文档，多版本管理，提高工作效率。扫描仪集成：与扫描仪紧密集成，通过扫描仪将纸质资料转化为电子的图片或PDF文件存储。减少通过文件柜或抽屉查找纸质文档所花费的时间，降低纸质文档可能被损坏、丢失的风险或正在被另一用户使用而重复复印造成大量纸质成本的浪费。

推荐一款办公室档案管理系统

会博通综合文档管理系统

文档资料承载企业的发展记忆、经验以及成果，一般管理只停留在个人或部门层面，这些重要的文档会因为员工离职而丢失，因为时间推移而失去记忆，也会因为使用不规范而出现遗失、损坏，更有被恶意扩散导致形成损失的可能。

企业普遍会把文档管理理解成文件的备份和保存，变成了一个额外的工作，且不说员工会抵触，也没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合，往往难以达到理想的效果。

致得E6协同管理软件在局域网和互联网中怎么是使用？版本又如何升级？

1、安装完成后，在开始——程序——致得E6协同文档管理系统——打开致得E6协同文档管理系统。
2、默认登录用户名为admin 密码为admin。
3、局域网访问：如果您安装时端口默认选择80，则只需输入您的IP或者计算机名称即可成功访问。如果您安装时选择别的端口，则局域网计算机要访问E6时，需输入您的IP:端口或者计算机名称:端口
4、需要注意的是，您需要在防火墙中添加例外，将该端口对外开放。操作步骤：控制面板——Windows防火墙——例外——添加端口。
5、互联网访问：鉴于互联网访问操作的复杂性，具体操作可查看压缩包内自带的E6快速安装实施指南第六章内容。

档案管理的作用和意义是什么？

档案管理的作用和意义是什么？

档案管理的作用和意义

1、准确反映企业的成长历程

档案记录着企业成长的点点滴滴，何时开业，创业者是谁，何时盈利，何时扩张，战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。企业发展何时平稳、何时动荡，原因何在，也可以从中找到规律和解答。

2、防患企业商业秘密外泄

企业档案无不涉及商业机密，如果没有统一管理，任凭管理人员个人处置，势必容易丢失，丢失就有泄密可能。档案不仅要统一管理，而且还有要保密意识。

3、决策制订的参谋和帮手

企业做决策、出方案，往往都要查找历史数据，进行同比分析或方案对比，没有档案就无法进行。档案管理良好的企业，死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开档案资料。

4、企业文化的活标本

很多企业搞企业文化建设总喜欢请专家帮忙，殊不知，企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映。是企业员工自己培养创建起来的，是不假外求的东西。做好档案管理的企业，在整理完善企业文化时，不需要搜索枯肠，不需要绞尽脑汁，不需要编造，只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善，企业文化的基本内容就有了。再结合企业发展史上的重要事件的整理、以及优秀员工代表的事迹总结，企业文化就丰富起来了。

5、企业宣传的资料库

档案管理好的企业需要进行宣传时，只需在档案室调取资料就行了，不需要临时抱佛脚，打乱正常工作，也不需要像演员彩排似的，劳命伤财，准备道具、背景。档案管理好的企业，宣传资料真实可信，对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。档案管理实在是一举多得的事情。

6、员工成长的断代史

很多企业员工进来时一张表，出去时还是一张表。更有甚者，这个员工一走，这一张表也不知什么时候就消失得无影无踪了。这实在是大错特错的事。人事部门对于已经离职的`员工档案应该定期移交档案管理部门。离职员工不一定都是企业的敌人，说不定哪一天企业的员工成了名人，他的档案可就成了珍贵史料。这有点夸张，但并非没有可能。人事部门应该加强员工档案管理，每年补充、更新员工档案内容，准确及时记录员工成长的脚步。员工在企业多少年，档案就应该记载多少年的主要成长历程。企业人事档案应该成为员工成长的断代史。

综上所述，实现档案管理规范化，可以提高档案业务工作的效率、降低档案管理者的劳动强度，降低管理成本。而实现档案管理的电子化，更是可以将档案管理达到事半功倍的效果，使用电子软件管理档案通过网络就可以随时随地的进行档案检索、借阅，亦可进行档案业务管理工作。不仅可以提高效率，还能减少档案丢失、泄密的危险。也能为企业变革管理,配合组织、流程、信息一体化的整合,集团档案知识管理将从传统档案管理模式转化为以价值为导向的档案知识管理模式,以实现企业战略为目标的价值管理模式,达到集团档案知识管理模式的进一步创新。

致得E6协同文档管理系统基于6E的设计思想，以"协同办公、文档管理"为核心，将文档管理、纸质文档管理、多媒体管理、图文档管理、安全加密、协同办公等各种应用与管理全面整合，各功能间相互关联，全程无缝管理，实现高效协同办公、轻松企业运营。

电子档案管理系统的基本概念

电子档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，电子档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。《电子档案管理系统》是特力惠电子有限公司2000年最新推出的网络版企业档案管理系统，运行于微软的Windows NT网络环境，支持微软公司的Windows NT4.0、Windows 98等操作系统。该系统目前广泛应用于国内的一些大型企业，以及众多的大中型设计院。《电子档案管理系统》符合档案管理要求和使用习惯，符合国家计算机光盘档案存储标准，符合国家档案局颁发的档案分类标准。适于建立各类档案的光盘管理系统，如党群工作、行政管理、经营管理、技术管理、生产、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、干部职工等类的档案。可对档案数据库进行备份，可设定档案密级，可按部门按专业按用户级别检查访问权限。日志库自动记录对档案库的所有检索、调档、增加、删除、修改等操作。分类表、数据库结构、记录格式、统计项目、报表格式等都可由档案管理员根据企业的实际情况设定。可存储管理和浏览多达200多种存储格式的各类文件资料，例如图纸文件、CAD文件、彩色图像文件、lotusl-2-3表格文件、word格式文件、文本文件等。声音、录像等多媒体文件也可存储于光盘档案中。可将档案存储于光盘中，支持WORM、MO、RW、CDR等光盘，支持多光盘系统和可移动光盘。MS SQL ServerOracle、Sybase 等数据库都可直接连接。采用流行的客户/服务器结构，运行于Windows98/NT网络环境，可与企业网和Internet网相连，并提供WWW方式的浏览服务。具有系统设置、权限管理、数据录入、整编组卷、检索利用、借阅、销毁、制作标准光盘、统计报表、数据转换十大模块。可在网络环境下实时浏览检索到的档案文件、图像、图形等，还可在权限允许范围内下载档案。可将档案部门现有的档案目录管理系统中的数据直接转入新的企业档案管理系统，可在系统中继续管理上传文件，提供借阅、归还、催还等功能。企业档案管理系统是一套用于企业和工程设计单位的计算机光盘档案管理系统。它不仅可以将各类档案资料压缩存储于光盘之上,而且可以在网络上实现全电子化的档案管理和检索查询，提供实时的浏览和下载利用,将光盘存储、图纸智能化处理与档案管理有机地结合在一起，可使用户真正甩掉纸介质图库。该系统既能管理文书档案，也能管理科技档案及其它档案。目前，市面上最著名的知识库管理系统还有致得E6协同文档管理系统、炜邦图文档管理软件、德雅文档管理系统、易度文档管理系统。