财务档案系统

财务档案管理的工作内容是什么
1.建立与公司相符的信息管理平台
　　对于公司内部的财务档案管理，需要进行对财务档案进行信息化管理。在进行管理的同时，需要向相关工作提供更为精确的信息化数据。在企业的内部设立与企业财务档案管理相符的数据平台。为各类档案管理提供信息资源，并且能够提升财务档案管理的水平和管理能力。让财务信息能够随时随地的进行平台保存。
　　2.设立公司信息化的防火墙，增强网络安全
　　财务档案信息化管理是公司的一项重要任务，在进行财务档案信息化管理的同时一定要注重信息化的安全性。企?I的财务信息是企业最重要的公司信息，必须要保证公司信息的安全性和保密性，对于公司的网络安全建设必须要加强信息技术，并且要对网络进行合理利用。与此同时要加强工作人员的工作能力，确保财务档案的安全性核对信息技术的使用能力。
　　3.完善财务档案管理信息化的操作工具
　　财务档案管理需要进行网络化的结合，通过网络化的平台进行对相关数据的采集和运用。相关财务档案信息化管理的资源要进行合理的分配。在财务档案管理信息化内部工作人员进行工作时一定要配备工作的工具，制定与公司财务信息相符的系统，考虑到系统的适合性和科学性，通过操作系统对平时的财务管理进行正确的管理。同时要提高系统的操作性能力，能够在进行相关管理中提供最准确的方案和计划。

档案管理系统解决方案

档案管理系统可以为企事业单位提供完整的现代化档案管理解决方案，解决传统档案管理耗时长、工作量大、易出错等痛点、难点，是一个功能强大、平台一体化的信息管理系统，具有以下亮点：
1、高效整合资源，发挥档案价值
通过数字化智能抓取与实时归档，对繁琐的档案信息进行收集与整合，实现档案信息资源的集中管控，促进档案的增值利用。
2、规范档案管理，降低管理成本
自动化、标准化、规范化档案全生命周期管理，解决传统管理方式导致的耗时长、工作量大、易出错等问题，提升档案管理效率。
3、信息安全管控，规避档案风险
多重档案信息安全管控机制，严格文档使用权限与安全控制，档案使用全过程信息化可追溯，规避档案信息遗失、泄漏等风险。
4、数据互联互通，构建资源平台
基于统一的数据标准，打破信息壁垒，将分散的档案数据统一汇总、集中处理，构建完整的档案资源信息共享服务平台。

推荐一款办公室档案管理系统

会博通综合文档管理系统

文档资料承载企业的发展记忆、经验以及成果，一般管理只停留在个人或部门层面，这些重要的文档会因为员工离职而丢失，因为时间推移而失去记忆，也会因为使用不规范而出现遗失、损坏，更有被恶意扩散导致形成损失的可能。

企业普遍会把文档管理理解成文件的备份和保存，变成了一个额外的工作，且不说员工会抵触，也没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合，往往难以达到理想的效果。

档案管理软件的档案管理一体化系统

对于上级来文，录入电脑后，可同时打印收文批阅承办笺和收文登记簿。打印收文登记簿像打印存折那样自动接上次打印，当然也可以指定本次打印起始行。收文序号由电脑自动编号，收文序号打印在收文登记簿上和收文批阅承办笺的右下角，便于向各部室分发文件时检索。本次录入数据可“提交”到数据库，供以后查询及入档时调用。如果收文登记簿或批阅承办笺不慎损坏或丢失，可从数据库中调出补充打印。 可以各部室行一个总号，如 *中银，也可以行多个号，如*中银财，*中银党。系统按年度自动对行文编号，包括行文序号和行文字号。行文登记后，可打印“行发文”和“行文登记簿”，“行文登记簿”可自动接上次行数或指定起始行数打印，也可积累一段时间后统一打印。登记时只需手工输入三项内容：“附件”、“主题词”和“标题”，其它内容在备选项中选择即可，如“主送”“抄送”“封发日期”等等，当然这需要你事先做一些必要的设置。本次录入数据可“提交”到数据库，供以后查询及入档时调用。 可以任选以下一种作为本单位的档案分类方案：“年度—机构(问题)—保管期限”分类法；“年度—保管期限—机构(问题)”分类法；“机构(问题)—保管期限—年度”分类法；“机构(问题)—年度—保管期限”分类法；“保管期限—年度—机构(问题)”分类法；“保管期限—机构(问题)—年度”分类法；“年度—保管期限”分类法。档案文件的来源分四类，即来自收文、来自行文、新增内容，进行档案录入时，对于前两种，只需录入相应收文（或行文）序号，即调出将相应文件，新增内容是指会议记录、领导讲话及其它未经本系统登记的文件，这类文件手工录入即可。档号、责任者等均为电脑自动产生。档号格式可以自定义。可打印的内容包括：归档文件目录，归档文件目录封面，归档文件封面、备考表、档案移交清单等。 可分别对收文数据、行文数据、合同数据、档案数据进行查询。可指定一个或多个条件进行查询，如对于收文数据可指定“标题包含文字”“文件所在年度”“文件字”等多个条件进行查询，所指定条件是“并且“关系。可打印查询报告，打印出所查询到的内容。 档案管理系统应具备档案的综合管理功能。系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，包括对档案数字化工作中的扫描、数据转换、修版、文字识别(OCR)、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能；文件或材料收集；档案整编（数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能实现根据主题词（或关键词）及分类号自动标引的功能）；检索查询；借阅管理；档案利用；档案编研；辅助实体管理(包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理)。主要功能一是通过与公文管理子系统的连接实现综合办公系统的收、发文在流转结束后进行预归档，通过系统提供的数据接口，将需要归档的信息传输至档案管理系统。二是通过对已有馆藏文书档案、科技档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案等的数字化，实现档案的全面自动化管理和提供不受用户站点限制的网络查询利用服务。根据当前IT技术在档案行业的应用潮流，参照国内数字化档案馆的应用需求，档案管理系统应包括以下几个方面的模块：●档案数据采集与加工模块●档案数据存储及管理模块●档案数据查询利用模块●系统维护模块●系统帮助模块●用户权限分配模块

财务档案文件保管外包安全吗？

财务档案外包的安全性，要找到正规的档案外包企业
1档案实体安全
首先，档案库房建筑是档案保管中长期起作用的因素，因此，建筑应符合《档案馆建筑设计规范》，达到“十防”要求，即：防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体，库房要有足够的面积，遵循适用、经济、美观的原则。其次，对于档案装具要便于调阅、取拿方便、整齐划一、合乎规范。档案保管的设备也要一应俱全，如去湿机、加湿器、空调、通风设备，并定期检查保养。
2档案信息安全
档案是载体和信息内容的统一体，档案价值的发挥要依赖于其信息内容，在档案业务外包过程中档案信息内容的安全问题面临严重的挑战。因此，在档案外包时，承包方的工作人员会接触到档案，未有装盒的文书档案内容信息直接暴露在整理人员面前，这就给档案信息安全带来威胁，所以企业要在外包之前做足充分调研，了解档案外包机构人员的保密意识是否强，机构内部是否建立了保密制度、定期给员工培训。
相关制度的完善性
没有规矩不成方圆，没有制度管理就没有约束。档案外包机构要有科学合理的管理制度，明确划分责任，保障日常工作有章可循，有据可依，确保在外包过程中每个环节可追溯，档案安全工作顺利开展。
档案安全防范是一项常抓不懈的工作，确保档案安全责任重于泰山，我国档案外包行业刚刚起步，各个机构管理水平参差不齐，所以在档案外包过程中要格外注意以上几个方面，选择正确的档案外包机构可以为企业的档案管理工作推波助澜。

会计档案如何整理？

会计档案整理步骤如下：
（一）决算报表

1、按“卷”整理。一册（本）为一卷，编制一个档号，档号构成：全宗号-目录号-案卷号。
2、编页号：以有效内容的页面为一页。单面书写的文件材料在其右上角编写页号，双面书写的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角编写页号。
3、填写会计档案盒的封面及盒脊
（1 ） 全宗名称：全宗名称相当于立档单位的名称，填写时和会计凭636f707962616964757a686964616f31333361323563证盒正面上的“单位名称”要求一致。
（2）案卷题名：由整理会计档案的人员自拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别。
（3）起止时间：填写形成本盒会计档案的起止年月日。
（4）卷数、张数：填写本盒内会计档案的总卷数和总张数。
（5 ）保管期限：按照《会计档案保管期限表》填写该盒会计档案的保管期限。
（6）全宗号、目录号
（7）案卷号：填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止号，在案卷起号和止号之间用“一”隔开。
（8）盒号：暂不填。
（9）填写会计档案盒盒脊项目。
4、录入电子文档管理系统（1）点“档案著录”中的“案卷著录标引” → 点“添加”→ 档案类别“会计档案” →二级类目“财务报告类” →保管期限“永久” →年度“2016” →题名2016年决算报表” →文件开始时间→文件截止时间→件数（该卷盒内文件份数）→载体数量（最后一个页号）→点保存。

（二）会计账簿1、有页号的可不再另编页号。
2、其他操作与决算报表一样，只是目录号不同。银行存款帐、现金日记账使用同一目录号，案卷号连续编。
3、如果银行存款帐、现金日记账几年记在一个账簿上的，则用完后归档。（最多两年使用一册账簿）
4、总账、明细账与银行存款帐、现金日记账操作步骤一样，只是目录号不同。
5、录入电子文档管理系统
步骤同“年度决算报表”，只是二级类目选“会计账簿类”.
（三）会计凭证1、排列：按年度的先后排列，同一年度内按月份的先后排列。
2、会计凭证的编号：
每本凭证一个档号,全部编完,年度与年度之间拉通编。会计凭证封面有档号的填在档号处，没有档号的填在会计凭证封面左上角空白处。
3、装盒并填写：
编号完成后，按顺序装入会计档案凭证盒，装满一盒再装下一盒。填写会计档案凭证盒封面及盒脊。根据会计凭证封面的有关项目对应填写，填写方法与会计凭证封面一致。
（1）单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。
（2）会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转账会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。
（3） 时间：填写本盒会计凭证所属年月。
（4） 起止时间：填写本盒会计凭证的起止年月日。
（5） 归档时间：填写单位内财务部门向档案部门移交会计档案的年月。
（6） 立卷人：填写整理本盒会计凭证的人员姓名。
（7） 保管期限：根据财政部和国家档案局1998年颁布的《会计档案保管期限表》确定填写该案卷的保管期限。
（9）全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。
（10） 目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。
（11）案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。
（12） 会计凭证盒盒脊填写方法
盒脊项目与正面有关项目对应填写。
4、录入电子文档管理系统
步骤同“年度决算报表”，只是二级类目选“会计凭证类”，并录入凭证起止号。