天津市出台机关文书类电子文件管理技术规范

　　近日，《天津市文书类电子文件元数据规范》和《天津市文书类电子文件数据存储结构规范》（以下简称两个《规范》）出台。两个《规范》经天津市市场和质量监督管理委员会与市档案局组织的项目评审会评审，顺利通过验收，并于2017年2月1日起施行。

　　两个《规范》的出台为推动天津市机关电子文件管理工作提供了技术保障，为业务应用系统、电子文件管理系统、档案管理系统的研制开发、操作使用和运行维护提供了统一的技术规范，为机关数字档案馆建设提供了规范。

　　《天津市文书类电子文件元数据规范》结合了天津市电子文件管理实际，从文件实体、机构人员实体、业务实体和实体关系4个层面，对电子文件全程管理产生的元数据项进行定义和说明，其结构完整，内容科学。

　　对文书类电子文件形成、办理、归档、移交和长期保存的文件生命周期进行了规范，对电子文件全过程管理的元数据设计、捕获和著录提出了一般要求，其它门类的电子文件可参照执行。《天津市文书类电子文件数据存储结构规范》采用树型目录的形式对归档电子数据进行组织，从机关电子文件归档、移交过程所需数据文件信息组织方式、存储结构及基于XML数据体描述规则和方法进行描述，有效保证电子文件真实性、完整性、可用性、安全性要求，其结构合理、可读性强。

　　该《规范》对文书类电子文件归档、移交及电子数据迁移工作提出了具体要求，给出了设计实例，是电子文件脱离原系统进行归档、移交的规范性数据组织形式，保证电子数据脱离原系统的可读性。

　　此次出台的两个《规范》紧联系，相辅相成，互为补充，数据存储结构规范是元数据规范的具体展示，共同记录天津市机关电子文件从产生、流转、归档、移交和长期保存的全部信息，保证电子文件在迁移、交换、移交、备份及长期保存时的可读性及与平台无关性，为全市电子文件管理工作向规范化、系统化发展奠定了基础。