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随着检察档案工作重要性的日益显现，基层检察院在加强领导、注重软硬件建设方面狠下功夫，采取措施强化档案信息化建设取得一定成效。但不可否认的是，基层检察院档案人才匮乏、档案制度不健全、利用率不高等因素制约了检察档案工作的进一步发展。随着档案电子化、信息化的快速发展，档案管理工作面临着全新的机遇和挑战，如何适应形势需要，提升检察档案管理水平，充分发挥检察档案为经济建设服务、为社会稳定服务的作用，是当前和今后一个时期摆在基层检察院面前的一个重要问题。下面，笔者就进一步做好档案管理工作谈几点肤浅认识。
一、强化领导，提高责任意识
加强组织领导，完善档案管理体制，是档案工作在新形势下顺利开展的重要保证。应明确分管检察长直接领导、办公室具体负责、其他部门协同配合的档案工作体系。注重检查档案工作进展情况，帮助协调工作中的矛盾，解决实际困难。每年度的工作计划、绩效管理考核办法、全年工作总结，院领导都要突出强调档案工作，真正做到档案工作与检察工作同部署、同检查、同考核。同时院领导还应重视提高干警对档案管理工作在检察工作中重要性的认识，增强干警主动参与档案管理的积极性。
二、注重培训，提高人员素质
档案管理工作是一项政策性强、业务面广的基础性工作，档案管理人员的素质是做好工作的前提条件和基础。一是注重加强专职档案人员培训，在思想上要求其具有强烈的责任心和良好的职业操守，能严格遵守各项规章制度，保守机密；在业务上要有较高的档案业务水平、业务技能，并具有一定的法律知识和电脑运用能力。只有真正做到以上几点才能成为一名称职的档案管理人员。同时应多安排档案管理人员参加上级检察院、档案局组织的档案业务培训，积极邀请档案局的有关领导具体指导，主动向先进单位学习，通过学习开阔眼界、拓宽思路、寻找差距、取长补短。二是注重加强相关部门档案责任人员培训。重视加强对各部门内勤，特别是档案责任人员的业务指导，有计划地开展培训，及时订阅有关档案管理书刊，督促其自觉学习，使他们正确掌握诉讼档案的收集、整理、装订方法，确保归档质量。
三、严把“三关”，提高档案质量
一要把好质量评查关。对部门上交的各类档案坚持原则，要严格把关，不符合归档要求的，及时指正，并督促整改；二要把好保管关，库存档案要定期和不定期经常检查，确保库房各项安全措施到位，保持库存档案整齐、美观、牢固，杜绝任何档案安全事故发生；三要把好利用关，重视档案利用工作，充分发掘档案资源，提高利用率，为案件的复查、专项检查、质量评查等提供全面、有效、良好、高效的服务。
四、健全机制，实现规范管理
加强制度建设，规范档案管理，是科学管理档案工作的保证。一要规范工作规程，依据《档案法》、《人民检察院诉讼档案管理办法》等要求，严格制定归档、保管、借阅等各项操作规范和工作规程，强化诉讼档案的管理，做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范，借卷登记审批手续齐备；二要规范通报制度，不定期地对各部门归档数量、质量情况以及超期未还或未办理相关手续等情况通报。
五、硬件投入，完善基础设施
进一步优化档案管理工作环境，在抓好软件建设的同时，尤其要注重硬件设施的达标，严格按照标准要求配置设施，为提高档案管理水平创造良好的物质条件。同时充分发挥现代化设备的作用，加强档案的全文数据库建设，在实现文书档案全文数字化的基础上，探索照片档案、诉讼档案、会计档案等资料的数字化。强化档案网络建设，充分发挥内部局域网优势，实现资源共享，进一步推进档案工作的信息化、现代化建设。
任何一个有一定存在历史的机构，都有一定数量的纸质档案，将这些纸质档案数字化，有利于管理与利用。
下面，将以检察院的纸质档案数字化为例，对档案数字化处理的基本程序与方法予以介绍。
创建档案管理分类架构
检察院的综合档案管理，分类架构一般为：
文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。
各级检察院可根据自身管理需要，进行更详细的档案分类管理。
取卷
从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：
准确记录所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。
档案定义
档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis已存在相关案卷信息，此步骤可省略。
关于档案定义的具体操作，前面已详细介绍，这里不再重复。
拆卷
拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis中执行拆卷操作。
拆卷的注意事项：
保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确。
保持案卷的清洁。
拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。
取掉案卷中的金属物。
将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描人员注意。
为了方便扫描及时与扫描人员沟通。
注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。
如有疑问，应及时向档案管理员进行咨询和沟通，不得擅自违规处理。
录入卷内文件信息
一份案卷，一般都由多份性质相同或相似的文件组成，即所谓卷内文件。
如果系统中已存在卷内文件目录，不必在录入，若无，则采用新建文件的方法，录入卷内文件属性信息。
扫描
对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入（上传）档案系统。
3Hmis的图片管理器内嵌扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件（但使用3Hmis提供的图片管理器更为简单方便），然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，3Hmis还提供了专门的批量引入工具。
如果检察院有更严格的数字化档案安全管理要求，并有专门用于归档的电子印章，可在扫描文件上加盖归档专用的电子印章。
扫描时的注意事项如下：
根据需要设置扫描文件的格式和分辨率，3Hmis可对各种常用格式的数字化文件进行管理。
对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或扫描方法进行扫描。
根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名（采用3Hmis图片管理器扫描时，将自动上传，股不需要存放在客户端）。
将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不重扫、漏扫、多扫，同时保证案卷的清晰度，对扫描结果不佳的页面进行专门处理。
1、档案材料的收集及整理、组卷要严格按照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》进行。档案材料的收集要尽可能齐全、完整，尤其是基本证据材料一定收录入卷，不可缺失，组卷要严格按照统一的规定进行。 2、案卷材料的排列和卷内目录的填写。案卷材料应严格按照实际诉讼程序依次排列，主要证据在前，辅助证据在后，印件在前，底稿在后。刑事、民事、行政、再审、申诉等案卷材料的排列顺序按照最高人民法院颁布的《人民法院诉讼文书立卷归档办法》规定排列。填写卷内目录时，除卷内目录所列项目应逐一填写外，案卷内的法律文书、相关证据材料均应逐一填写清楚。 3、检察机关侦查、起诉的刑事案件，应将起诉书连同侦查卷宗（包括证物等），一并移送人民法院，经法院判决后应将判决书送检察院一份。该案卷宗由人民法院存档保管。检察院可将提起刑事案件决定书、检举被告人决定书、施行强制处分决定书、向被告人宣告侦查终结笔录、起诉意见书或不起诉决定书、法院的判决书和裁定书、检察长所提出之抗议书和上级法院的裁定书等以及侦查计划和内部有关文件与书信等材料，存档保管。 4、公安机关侦查移送检察院向法院起诉的案件，经法院判决后除将判决书送检察院并抄送公安机关外，该案卷宗仍应由法院归档保管。
档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。
1、
基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。
2、档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。
3、应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。
4、标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。
5、人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。
