监理档案管理方案及措施

　　监理档案管理方案及措施

　　监理档案管理方案及措施，并在档案管理中提出建议。

　　一、监理档案管理方案

　　1、确定档案管理负责人：监理档案管理工作的负责人应用监理部门的主管来确定；

　　2、建立档案管理制度：根据监理档案管理的需要，制定档案管理的制度，明确档案管理的职责，指定档案管理的责任人；

　　3、确定档案室位置：档案室应当安全、安静、易于管理，并且应当有足够的储存空间；

　　4、建立档案管理系统：按照档案管理的制度，建立档案管理的系统，形成档案管理的程序；

　　5、定期检查档案：定期检查档案的状态，确保档案的完整性，并及时修复损坏的档案；

　　6、定期备份档案：定期备份档案，确保档案的安全性。

　　二、监理档案管理措施

　　1、建立档案管理制度：根据监理档案管理的需要，制定档案管理的制度，明确档案管理的职责，指定档案管理的责任人；

　　2、建立档案管理系统：按照档案管理的制度，建立档案管理的系统，形成档案管理的程序；

　　3、定期检查档案：定期检查档案的状态，确保档案的完整性，并及时修复损坏的档案；

　　4、定期备份档案：定期备份档案，确保档案的安全性；

　　5、制定档案存放规定：明确档案存放的位置，规定档案的存放期限，以及档案的存放顺序；

　　6、建立档案访问系统：建立档案访问系统，确保档案的安全性，并记录档案的访问情况；

　　7、建立档案归档系统：建立档案归档系统，使档案的归档更加有序，方便档案的查找和使用。

　　建议：

　　1、建立完善的档案管理制度，并严格执行；

　　2、建立档案管理系统，形成档案管理的程序；

　　3、定期检查档案，确保档案的完整性；

　　4、定期备份档案，确保档案的安全性；

　　5、建立档案访问系统，记录档案的访问情况；

　　6、建立档案归档系统，使档案的归档更加有序；

　　7、定期清理档案，及时清理过期档案；

　　8、建立档案目录，方便档案的查找和使用。

　　如何做好监理文件档案档案管理各环节工作

　　监理过程实质上是信息档案管理的过程，监理工作的主要方法是控制，控制的基础是信息。监理档案管理是建设工程信息管理的重要工作，是监理工程师依据工程项目目标实施质量、进度、投资控制、合同管理、信息管理、组织协调以及安全文明施工监督的基础性工作，是“三控制、两管理、一协调”中的重要内容之一。随着改革的不断深入，信息档案管理的作用显得越来越重要。管好用好监理信息，能够促进监理工作的开展，对搞好监理工作具有极大的推动作用。因此在项目监理机构中一般都配备专人(专职或兼职)负责监理档案管理工作。下面根据本人在参与工程项目监理档案管理的实践，谈谈个人的认识。

　　一、监理信息管理的目的及内容

　　信息管理是指在工程建设过程中，监理信息的收集、加工整理、储存、传递与应用等一系列工作的总称。信息管理的目的就是通过有组织的信息流通，使决策者能及时、准确地获得相应的信息，更好地指导工程建设。信息管理的内容包括文件、档案、监理报表及计算机辅助文档等。文件信息主要是在工程建设过程中，上级有关部门的文件、工程前期有关文件、设计变更及工程内部文件。档案信息主要是在各种文件办理完成后，根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理，根据文件的作者、内容、时间和形成的自然规律等特征组卷。监理报表信息主要有开工报表、监理工程师检查记录表、监理工程师通知单、质量管理用报表、计量与支付用报表及工程进度用表。这些表格是监理工程师常用报表，反映了监理工作的开展及工程进展情况，是监理工程师进行决策的重要依据。

　　二、监理信息档案的特点

　　1.监理信息来源的广泛性。监理信息档案来自于业主单位、承建单位以及建立组织内部的各个部门；来自设计、招标、实施等各个阶段的各个单位乃至各个专业；来自质量控制、投资控制、进度控制、合同管理等各个方面。如果信息收集不完整、不准确、不及时，必然影响到监理工程师判断和决策的正确性、及时性。

　　2.信息量大。由于监理信息档案牵涉面广、协作关系复杂，使得监理工作涉及大量的信息。监理工程师不仅要了解国家及地方有关的政策、法规、技术标准规范，而且要掌握工程建设各个方面的信息。既要掌握计划的信息，又要掌握实际进度的信息，还要对他们进行对比分析。

　　3.动态性强。监理信息档案管理的过程是一个动态的过程，监理工程师实施的控制也是动态控制，因而大量的监理信息都是动态的，这就需要及时的收集和处理。

　　4.有一定的范围和层次。业主委托的范围不一样，监理信息也不一样。工程实施过程中，会产生很多信息，但并非都是监理信息，只有那些与监理工作有关的信息才是监理信息。不同的工程项目，所需的信息既有共性，也有个性。另外，不同的监理组织和监理组织的不同部门，所需的信息也不同。

　　5.信息的系统性。监理信息档案是在一定的时间和空间范围内形成的，与监理活动密切相关。而且，监理信息的收集、加工、传递以及反馈是一个连续的闭合环路，具有明显的系统性。

　　三、监理信息档案管理的重要性

　　1.监理信息档案是工程建设过程的记录，是监理在工作中可查询的文字依据，是对工程评估验收的依据。

　　项目建设在整个实施过程中，每天都发生各种各样的情况。在监理工作中，大量监理记录包括质量记录、工程计量、工程款等渗透到监理工作的各个方面，及时将这些监理信息进行收集、整理，形成文字的档案是监理工程师进行目标控制的基础和客观依据。监理工程师充分利用监理档案解决矛盾，处理纠纷，协调各种关系，促使目标的实现。

　　监理信息的收集就是将监理工作中发生的原始数据收集起来，是重要的基础工作。因此，一定要尽可能的全面，尽可能的准确。档案的整理是将收集到的原始数据、档案经过科学、系统的整理、归档，进行必要的统计分析，形成文字的档案，并根据监理工程师的需要及时提供。监理工程师就可依据这些档案迅速地作出判断，解决工程实施中的问题。

　　实践证明凡经过科学、系统整理提供给监理工程师的信息档案就能较好的对问题作出准确的判判；相反，提供给监理工程师的档案杂乱、零散，监理工程师就难以对问题作出准确的判断，更谈不上作出准确的决判。

　　合同管理是贯穿监理工作始终的一项中心任务，在工程实施的过程中或工程完工后，往往会出现一些争议的问题。如经业主同意补签的工程计量，往往承包单位报的量偏大而且提供的依据不足，此时监理根据平日在监理日志或监理检测记录、监理通知、监理旁站记录等记载可以较准确的提供依据，作出合理的审核结果。

　　同样，对一些问题的描述也可通过查询监理档案作出较全面准确的评价。当然，监理最终的质量评估报告的结论意见，一是依据施工单位自检结果和监理抽检结果，二是通过专业检测，试验单位提供的检测数据，三是对施工过程控制的评价。其中一、三都是依据监理档案提供数据、文字的记载得出的结论。

　　工程施工监理档案管理流程

　　监理档案的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施。那么我为大家分享整理的工程施工监理档案管理流程，欢迎大家阅读浏览。

　　一.监理档案的管理

　　1.监理档案必须及时整理、真实完整、分类有序。

　　2.监理档案的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施。

　　3.监理档案应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。

　　4.监理档案的编制及保存应按有关规定执行。

　　二.监理档案的范围

　　建设工程基本档案和具有监理人员签字及盖章的技术与管理文件，项目监理机构一般都必须收集存档备查。

　　三.监理档案的内容

　　1.根据《建设工程监理规范》的规定，施工阶段监理档案应包括以下内容：

　　(1).施工合同文件及委托监理合同;

　　(2).勘察设计文件;

　　(3).监理规划;

　　(4).监理实施细则;

　　(5).分包单位资格报审表JL-A003(附相应证明文);

　　(6).设计交底与图纸会审会议纪要;

　　(7).施工组织设计(方案)报审表;

　　(8).工程开工报审、复工报审及工程暂停令;

　　(9).主要施工机械设备报审档案;

　　(10).测量核验档案;

　　(11).建筑材料、构配件、主要工程设备选型的报审表JL-A006、JL-A008、JL-A007(附相应的证明文件);

　　(12).检查试验档案;

　　(13).工程变更档案;

　　(14).隐蔽、检验批验收记录SG-013、SG-T×××;

　　(15).工程进度计划;

　　(16).工程计量单和工程款支付证书;

　　(17).监理工程师通知;

　　(18).监理工程联系单、监理备忘录JL-B002、专题报告JL-B005;

　　(19).会议纪要;

　　(20).来往函件;

　　(21).监理日志;

　　(22).监理月报;

　　(23).质量缺陷和质量事故的处理文件;

　　监理档案管理方案及措施

　　(24).分项工程质量验收记录SG-024、分部工程质量验收记录SG-023、SG-026、SG-027、子分部工程质量验收记录SG-022;

　　(25).索赔文件档案;

　　(26).竣工结算审核意见书;

　　(27).工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告;

　　(28).监理工作总结。

　　2.根据《建设工程文件归档整理规范》和国家有关规定要求，项目监理机构还应将以下档案归档：

　　(1)工程项目监理招标投标文件档案;

　　(2)项目监理机构的组织形式、人员构成、总监理工程师的书面任命档案、总监理工程师及专业监理工程师调整的书面通知档案;

　　(3)项目监理机构对工程材料的见证检验档案;

　　(4)旁站监理记录;

　　(5)建设单位按委托监理合同约定提供的办公、交通、通讯、生活设施、常规检测设备和工具的清单及完成监理工作后的移交清单档案。

　　3.特殊工程应根据建设单位的保密要求，按约定档案归档。

　　四.监理档案的立卷

　　项目监理机构应将监理档案一般按单位工程及施工时间顺序分类、编目、立卷、归档。案卷装具采用统一无酸纸卷盒(盒内应有档案目录)。监理档案按以下要求进行分类、分册(原则上按单位工程组卷，根据工程实际适当合并)：

　　1.第一册《建设工程项目基本档案》

　　(1).委托监理合同;

　　(2).施工合同(含各类合同，如分包合同、供货合同等);

　　(3).建设工程监理报审表;

　　(4).施工许可证;

　　(5).项目监理机构组织形式、人员构成、总监理工程师的书面任命材料及人员变更档案;

　　(6).勘察设计文件(照片);(备注：应注明盖档案章有效或无效);

　　(7).设计交底及图纸会审会议纪要;

　　(8).设计监理审核报告;

　　(9).工程开工报审表JL-A001(附单位工程开工报告GS-002，报告内要求的附件完整、施工现场质量管理审查记录表JL-A014);

　　(10).工程暂停令JL-B001;

　　(11).复工报审表JL-A009;

　　(12).施工组织设计(方案)报审表JL-A002;

　　(13).监理招投标文件;

　　(14).施工招投标文件;

　　(15).工程洽商文件;

　　(16).四川省建设工程项目监理机构工作考评手册。

　　2.第二册《项目监理机构工作档案》

　　(1).监理规划;

　　(2).监理实施细则;

　　(3).建设监理工作月报表JL-C002;

　　(4).监理工作总结(专题、阶段和竣工总结);

　　(5).施工监理日志JL-C004;

　　(6).旁站监理记录表JL-C003;

　　监理档案管理方案及措施

　　(7).监理备忘录JL-B002;

　　(8).监理工程师通知单JL-B003;

　　(9).会议纪录JL-B004及来往函件;

　　(10).专题报告JL-B005;

　　(11).监理台账(含监理设施配备台帐、监理技术档案配备台帐);

　　(12).收、发文登记表;

　　(13).工程档案的照片及声像档案;

　　(14).监理工作联系单;

　　(15).有关工程协调档案;

　　(16).其它监理档案(含工程质量保修期的监理档案)。

　　3.第三册《安全档案》

　　(1)企业资质、安全生产许可证、安全施工组织设计(方案)、专项施工方案、安全技术措施、施工企业应急救援预案;

　　(2)安全文明施工监理实施细则(含监理机构及施工企业主要负责人、项目经理、安全生产管理人员、特种作业人员和普工持证上岗制度);

　　(3)对重大危险源施工方案的专家评审意见表(重大危险源包括基坑支护与降水工程、土方开挖工程、模板工程、起重设备安装、爆破及拆除作业、高空作业等);

　　(4)安全监理指令文件(监理工程师通知单、工程暂停令……);

　　(5)安全专题及会议纪要;

　　(6)安全检查记录;

　　(7)安全周、月报;

　　(8)安全监理总结;

　　(9)安全三级教育汇总表(进行一级安全教育，项目部进行二级安全教育，现场施工员及班组长进行三级安全教育);

　　(10)安全交底签认汇总表;

　　(11)架体、塔吊拆除报告;

　　(12)安全交底报告;

　　(13)机械设备审批表、施工机械及各种设施的'验收手续(含建筑起重机械特种设备制造许可证、产品合格证、制造监督检验证明、备案证明等文件;建筑起重机械安装单位、使用单位的资质证书、安全生产许可证和特种作业人员的特种作业操作资格证书;建筑起重机械安装、拆卸工程专项施工方案);

　　(14)特种作业人员资格(含建筑电工、建筑架子工、建筑起重信号司索工、建筑起重机械司机、建筑起重机械安装拆卸工、高处作业吊篮安装拆卸工，以及经省级以上人民政府建设主管部门认定的其他特种作业工，如电焊工、气焊工等。);

　　(15)被列为重大危险源的分部、分项工程的专项档案。

　　4.第四册《质量控制档案》

　　(1)施工测量放线报审表JL-A005(报审后排列测量放线成果表及附图、所用仪器的计量检定证明书、测量人员资质证书);

　　(2)建筑材料报审表JL-A006(报审表后排列复检报告、见证取送样单、出厂合格证);

　　(3)主要工程设备选型报审表JL-A007;

　　(4)工程构配件报审表JL-A008(报审表后排列复检试验报告、见证取送样单、出厂合格证);

　　(5)工程质量问题(事故)报告单JL-A015、JS-006、SG-001;

　　(6)工程质量问题(事故)处理方案报审表JL-A016;

　　(7)隐蔽、检验批验收记录SG-013、SG-T×××;

　　(8)质量保证档案检查表(含主要原材料及构配件出厂证明、试验单目录SG-010;混凝土(弯、拉)强度合格评定SG-029;单位工程混凝土试验强度汇总表SG-031;单位工程质量控制档案核查记录SG-019;单位工程安全和功能检验档案核查及主要功能抽查记录SG-020;地基与基础工程质量文件汇总表SG-T028);

　　(9)单位工程质量评估报告JL-C005(含地基与基础分部工程质量评估报告;主体结构分部工程质量评估报告;子分部工程质量评估报告;节能工程质量评估报告;装饰、屋面、设备安装各分部工程质量评估报告;单位工程质量评估意见)及专题报告;

　　(10)混凝土浇筑许可证;

　　(11)设备报验(按检验批分别报验);

　　(12)单位工程验收报告(必须为原件;含分项工程质量验收记录SG-024;地基与基础分部工程质量验收报告SG-T027;分部工程质量验收记录SG-023;子分部工程质量验收记录SG-022;单位工程验观感质量检查记录SG-021;单位工程质量竣工验收记录SG-018;四川省房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收报告TS-004等)。

　　5.第五册《进度、投资控制档案》

　　(1)工程进度计划(调整计划)报审表JL-A004(附进度计划);

　　(2)工程临时延期申请表JL-A012;

　　(3)工程最终延期审批表JL-B006;

　　(4)工程变更费用申请表JL-A010;

　　(5)()月完成工程量报审表JL-A017;

　　(6)()月付款报审表JL-A018。

　　6.第六册《合同管理档案》

　　(1)分包单位资格报审表JL-A003(分包单位包括合同约定的分包施工单位、建筑起重机械租赁商、商品砼供应商、预拌砂浆供应商、检测试验单位、防水施工单位、门窗供应商预制桩供货商等，表内附件应完整);

　　(2)费用索赔申请表JL-A011;

　　(3)技术核定单SG-004;

　　(4)()工程变更单JS-007;

　　(5)费用索赔审批表JL-B008。

　　五.监理档案的移交与归档

　　1.在工程监理中，与工程质量有关的隐蔽工程验收档案、质量控制档案、材料设备的试验检测及进度控制、造价控制档案，项目监理机构均已随监理工作进度提交给建设单位，故施工阶段监理工作结束时，项目监理机构只向建设单位提交监理工作总结(合同另有约定的，从其约定)。

　　2.工程竣工后30日内，总监理工程师应组织项目监理机构有关人员，对监理档案按归档要求进行整理，并按向监理档案室完整移交。

　　附注：按照《建设工程文件归档整理规范》要求，建设单位应向档案部门提交以下监理档案归档：

　　(1).监理规划;

　　(2).监理实施细则;

　　(3).监理月报中的有关质量问题;

　　(4).监理会议纪要中的有关质量问题;

　　(5).工程开工审批表;

　　(6).工程复工审批表;

　　(7).工程暂停令;

　　(8).不合格分项工程通知;

　　(9).工程质量问题(事故)报告单;

　　(10).工程质量问题(事故)处理方案报审表;

　　(11).工程竣工决算审核意见书;

　　(12).延长工期申请表;

　　(13).工程最终延期审批表;

　　(14).合同争议、违约报告及处理意见;

　　(15).合同变更材料;

　　(16).质量评价意见报告;

　　(17).计算机管理(信息管理)。