监理档案管理风险

　　监理档案管理风险

　　监理档案管理的风险主要有：

　　1.档案管理不规范：由于监理档案管理的规范性较差，容易导致档案保管不当、档案丢失或被窃取等问题。

　　2.档案保管不当：由于监理档案管理的不当，容易导致档案不完整、档案混乱、档案遗失或被盗等问题。

　　3.档案信息泄露：由于档案管理不规范，容易导致档案信息泄露，给公司和客户带来巨大风险。

　　4.档案管理成本增加：由于监理档案管理的不当，容易导致档案管理成本增加，影响公司的运营效率。

　　建筑工程档案管理不当会引发哪些法律问题

　　《城市建设档案管理规定（2001修正）》第二条第二款将城市建设档案（简称“城建档案”）定义为：“在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料”。其具体内容涵盖：

　　（1）城市建设勘测、建设规划档案；

　　（2）城市建筑工程档案：含民用建筑工程、市政公用工程、交通运输工程、水利工程、城市战备工程；

　　（3）城市建筑系统科研、设计档案。

　　工程档案的归集由建设单位负责，其应在主合同中明确档案编写归集的相关的要求；档案中具体文件内容由施工单位编写，之后交由建设单位。如为总承包模式，由总承包单位负责搜集齐全各个分包单位的工程文件后再交由建设单位。建设单位的技术负责人和法人代表在已组卷成册的工程文件上签字盖章，再向城建档案馆提出档案验收申请及卷宗移交申请。

　　工程档案的外部表现形式有纸质档案、声像档案（如照片、录像）、电子档案（如CAD图纸、与纸质档案一致的扫描件等）。通过卷宗内的卷内备考表能够初步知晓档案涵盖的文件类型、具体数量，以便于查询利用的快速实现。

　　1、政府部门行政管理中有明确的要求

　　《建设工程质量管理条例》第十七条规定，建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。

　　具体程序为：核发建设工程规划许可证时，建设单位到工程所在地规划分局或者行政许可中心填写工程档案登记表、领取档案报送责任书。对符合条件、需要列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前30日，提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。

　　建设单位在取得工程档案认可文件后，方可组织工程竣工验收。工程竣工验收后3个月内，向城建档案馆提交工程档案。

　　上述程序为建设主管部门的行政管理要求，如违反上述规定，行政机关有权责令改正，并处以罚款。

　　2、发生争议后客观反映证据线索的材料

　　对符合城建档案馆接受范围的档案材料，经过审查、验收环节保证了材料外观上的整洁、完备、规范；如作为证据使用，也基本能够满足证据真实性、合法性、关联性的要求；因此可以得出结论，除非有相反证据证明与事实不符外，该工程档案在裁判中有较高的证据力，应作为律师关注和举证的重点。例如：

　　1、依据档案资料证明分包资格等；

　　2、是否属于勘察错误，工程档案可以提供判断标准；

　　3、质量、工期、造价纠纷的解决均需依据建设工程档案资料；

　　面对存在相反主张的争议双方，法院经常引入鉴定单位来解决专门的技术问题，如果双方当事人提交的过程性文件不全或者无法体现双方真实意思，那么鉴定单位可能会由于没有充分的文件、技术资料作为鉴定基础，最终无法给出鉴定结论，导致案件迟迟不能裁判。所以，齐备的工程档案为纠纷解决、司法鉴定及法院裁判提供了客观依据。

　　建设监理档案暂行管理办法

　　为了系统完整地的保存和科学地管理我所的建设监理档案，根据本所《监理工作管理规定》和国家《建设工程文件归档整理规范》、《建设工程监理规范》的有关规定，结合本所的具体情况，制定本办法。

　　第一条建设监理档案，是指我所在对受托建设项目实施监理的过程中形成的各种文字材料、图纸、图表、照片、音像记录等技术文件的总称。是我所全体工程技术人员和管理人员的.劳动成果和智慧结晶，也是我所对监理的建设项目实施专业化管理和科学控制的真实记录。它对我所的业务拓展和进一步发展具有极其重要的意义。

　　第二条建设工程文件的归档包括两方面含义：一是项目监理机构将监理过程中形成的文件向本所监理部移交；二是项目监理机构将监理过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。

　　第三条监理档案的形成、收集、整理责任人是项目总监理工程师。项目总监理工程师应在项目竣工验收后的一个月内，将根据本办法整理的监理文件完整地移交给监理部，由监理部进一步编目、组卷、装订并保存。只有合格地完成了归档工作，项目的监理工作才算告一段落。

　　第四条为便于监理档案的编制和查阅，监理文件的分类和编码统一规定如下：每一份监理文件均采用一组九位代码来表示，例如：

　　D J 2 0 1 0 2 0 1

　　第1位：D含义是“档案”类，以区别于“图书”“资料”；

　　第2位：填写字母J或S。J含义是“建筑安装工程”；S含义是“市政基础设施工程”；

　　第3位：表示文件的大类，以数字来表示。“1”代表工程准备阶段文件；“2”代表监理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工图；“5”代表竣工验收文件；

　　第4、5位：表示文件的小类，以阿拉伯数字编码。编制人按照《建设工程文件归档整理规范》中的附录A《建设工程文件归档范围和保管期限表》（以下简称附录A）的顺序编号；如“立项文件”为1、“建设用地、征地、拆迁文件”为2等等。

　　第6、7位：表示文件属类，是小类项下的分项，依照附录A中“○”的数字编写，如不划分属类时可分别填写“0”、“0”。

　　第8、9位：为文件流水号。

　　本例代码含义为：建筑安装工程挡案—监理文件—监理规划—监理实施细则一份。

　　第五条一切依法监理的证明文件和监理质量的证明文件及作为监理成果的结论性文件，均应属于归档范围。具体内容如下：

　　1工程项目监理机构及负责人名单；

　　2施工合同文件及委托监理合同；

　　3勘测设计文件；

　　4施工许可证和安全许可证；

　　5监理规划、监理实施细则；

　　6分包单位资格报审表；

　　7设计交底及图纸会审会议纪要；

　　8施工组织设计（方案）、专项施工方案、安全施工组织设计报审表；

　　9工程开工/复工报审表、工程开工/工程暂停令；

　　10测量核验资料；

　　11工程进度计划及控制资料；

　　12工程材料、购配件、设备的质量证明文件及检查、试验资料；

　　13施工试验资料；

　　14设计变更和工程变更资料；

　　15隐蔽工程验收记录；

　　16工程计量单和工程支付证书；

　　17监理工程师通知单、监理工作联系单、会议纪要、往来函件；

　　18各种报验申请表；

　　19监理日记、监理月报；

　　20质量缺陷和质量事故的处理文件；

　　21检验批、分项（子分项）、分部（子分部）、单位工程的验收资料；

　　22索赔文件资料；

　　23竣工结算审核意见书；

　　24工程项目施工质量评估报告等专题报告；

　　25监理工作总结；

　　26鉴于每个项目具体情况不同，归档资料不一定都如上所列齐全，但绝不能少于附录A中规定监理单位应保存的文件内容。

　　第六条归档的工程文件应为原件，其幅面尺寸为A4幅面。

　　第七条监理档案的保存期限和密级从《建设工程文件归档整理规范》的规定。

　　第八条监理档案应有专人保管；监理档案的到期销毁必须经所主管领导批准并登记造册，由指定人员见证销毁。

　　第九条外单位来所查阅或复印档案资料，须持单位介绍信，并经所主管领导批准。有密级的档案一般不外借。如工作需要确需借阅时，须经所主管领导批准。