档案整理著录

　　档案整理著录是指对档案文件进行详细、准确、全面的描述和标识，以便于档案的管理、利用和保管。档案著录是档案管理中的重要环节，也是档案管理规范化的基础。

　　档案整理著录是档案室编制档案检索工具时，对每份文件、每个案卷的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

　　档案整理著录的内容通常包括以下几个方面：

　　1、档案文件的标题：档案文件的标题应该简明扼要地表述文件的内容和特点。

　　2、档案文件的日期：档案文件的日期应该准确地反映文件的起草时间、签发时间或者生效时间等。档案文件的起草人：档案文件的起草人是指文件的主要起草者或者主要负责人，应该准确标识。

　　3、档案文件的类型：档案文件的类型通常包括公文、函件、报告、备忘录、合同、协议等。

　　4、档案文件的机构：档案文件的机构是指文件所属的具体部门、单位或者组织，应该准确标识。

　　5、档案文件的编号：档案文件的编号应该按照规定的标准进行编制，以便于档案的管理和查找。

　　6、档案文件的密级：档案文件的密级应该根据文件的内容、性质和保密等级进行划分和标识，以便于档案的保密和管理。

　　档案整理著录是档案管理的一部分，它有一定的规则。

　　下面是档案整理著录的原则和要求：

　　1、层级性：根据档案整理结果,从文件级到全宗级分级著录档案信息,以反映部分与整体的层次结构；

　　2、相称性：仅记录著录单元所在层级的相关信息。例如,当著录单元为全宗时,不提供案卷的详细内容信息;当著录单元为文件时,仅著录文件信息;当著录单元的责任者是某个单位的分支机构或下属机构时,不提供该单位的组织机构沿革信息。

　　3、关联性：标识著录条目的著录层级,将其与上一级著录单元相连接,以明确著录单元在著录层级结构中的位置,揭示各层级之间的有机联系。可采用相应著录层级的档号或其他方式进行连接。

　　4、动态性：著录项目的内容发生变化时,应重新著录。根据实际需要,保留原著录内容或重新赋值。例如,著录单元的开放审核意见发生变化时,开放标识项重新赋值;著录单元的密级发生变更时,密级项在保留原著录内容的基础上,补充变更情况。

　　档案整理著录可以有效提高文件管理的效率和准确性，确保文件的安全和易于访问。通过一个高效的档案信息整理管理系统，组织和机构可以更好地组织和管理文件，减少工作负担，并提高工作效率。

　　下面是档案整理著录的好处：

　　1、进行文件分类是该信息系统的基础。通过分类，文件可以更好地组织和管理，使其更容易找到和使用。这个过程涉及到将文件按照一定的标准和规则进行分组。例如，可以按照需要整理的文件的按照主题、日期、作者等进行分类。分类可以基于数字化系统，通过添加标签或使用元数据来实现。

　　2、整理文件是下一个关键步骤。这个过程要对文件进行排序和排列，以便更容易寻找和浏览。对于需要整理的纸质档案，可以使用文件夹和文件柜来存储文件，并使用标签和索引来标识和定位文件。而对于数字档案，可以使用文件夹和子文件夹来组织文件，并使用系统提供的搜索和过滤功能来快速找到所需要的文件。

　　3、进行归档是该信息整理系统中的另一个重要任务。它涉及到将文件从活动目录或工作区移动到归档存储区，以便节省空间并保留档案历史记录。这个过程中考虑到文件的保密性和可用性，确保只有授权人员能够访问存档文件，并使用适当的加密和身份验证措施来保护文件的安全。

　　4、进行检索是该系统的一个核心功能。它以快速和准确地找到所需文件为目标。在检索数字档案的时候，可以使用关键字搜索和元数据过滤等功能来找到特定的文件。对于纸质档案，可以使用索引和目录等工具来帮助定位文件。检索功能的有效性直接影响到用户的工作效率和满意度。

　　著录是档案管理中重要的环节，是为了记录和描述档案的基本信息和特征而进行的工作。著录的目的是为了方便档案的检索和利用，确保档案的管理和保管工作能够顺利进行。

　　以下是档案著录的相关内容：

　　1、著录单元：著录单元是著录工作的基本单位，可以是一份文件或一个文件集合。档案馆通常将档案按照一定的分类标准进行著录，例如从文件、案卷、类别到全宗的多级著录方法。这种多级著录的方式可以使得档案的层次结构清晰明了，方便后续的管理和利用。

　　2、多级著录：从文件、案卷、类别到全宗分层级实施著录的方法。

　　3、著录层级：著录层级是指著录单元在全宗内所处的位置。不同层级的著录单元具有不同的著录项目，用于准确地描述档案的内容和特征。著录项目可以包括档案的题名、责任者、日期、形态特征、关键词等信息，以便用户能够快速地搜索和定位所需的档案。

　　4、著录项目：揭示档案内容、结构、背景或管理活动的记录事项。

　　5、著录条目：著录条目是指一个著录单元所包含的所有著录项目的组合。通过著录条目，人们可以全面了解档案的内容和特征，从而确定其在档案馆内的位置和分类。著录条目的准确和完整性对于档案的检索和利用至关重要。

　　6、著录主体：对著录工作负有责任的机构或部门。

　　总的来说，档案整理著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析，选择及记录的过程，所谓内容特征，就是指对档案主题的揭示，表现为档案的分类号，主题词提要等记录项。