科技档案保密工作

内容摘要本文从高校科技档案保工作的重要 性出发，结合高校科技档案工作现状，分析科技档案泄 的原因和方式，提出做好档案保工作的方法和对策。

科技档案,是指一个科研项目从立项开始 到成果开发、推广、应用所形成的具有保存和利用价值 的文件、材料，是科技成果的直接体现,是档案馆中 最核心的内容，具有凭证价值、参考价值和情报价值,在 社会各领域中发挥着重要作用。高等学校科技人才云 集，学科门类齐全,拥有中心实验室和国家级重点实验 室等先进仪器和设备，直接参与国家国家重点基础研究 发展规划（973）,国家高技术研究发展计划（863）,国家 自然科学基金等重大科研项目，这些条件决定高校必将 成为科技成果主要发源地。在科学技术成为第一生 产力的今天,高校科技档案就不可避免成为他人觊觎的 对象，窃、失的事件时有发生,保工作显得至关重 要。如何处理科技档案的利用与保工作的关系？ 如何解决科技档案保管理中存在的问题，使档案随时 处于受控范围内，是值得我们研究和探讨的一个重要课 题。

一、科技档案保管理存在的问题

（一） 思想麻痹。有的同志保观念淡薄，认为在当 前高科技发展的时代有难保，科学技术无国界，应该 “造福全人类”，发表论文时，毫不保留论述科技成果关 键技术内容;出席国际会议时毫不保留的奉献高科技成 果;接待外单位参观者时，毫不保留将其高新成果的技 术档案资料供他人阅览。有的同志说起来清楚，但做起 来就糊涂，认为科技档案已经立卷归档，进了档案 保管室，就如同进了保险柜，可以高枕无忧;有的同志图 省事,不经过机要途径办理邮寄档案材料或在他人 借阅时不仔细查阅相关手续、对象;此外，随意下载、复 印档案材料的现象也时有发生，严重影响高校的保 工作开展。

（二） 随意定。定工作是科技档案保工作的基 础，《保法》第十一条规定:“各级国家机关、单位对所 产生的国家秘事项，应当按照国家秘及其级范围 的规定定。”这意味着我国的任何单位或组织，均有 权行使“定”自主权。尽管这个定自主性一定程度上

”对国家秘的管理起到积极的作用，但与此同时，我们 也要看到：目前一些保规定范围偏宽,在具体适用过 程中容易出现凭感觉定，从而导致不能准确确定 级、保期限，或是有不定偏差。有的高校为了“高度” 保险，私自扩大定范围，把不属于国家秘的科技档 案也定为秘级或把应当定为“秘”又高定为“机”； 有的单位图省事，对本该定的不定,生怕万一遗失 后承担失责任。

（三） 立卷归档形式与保的要求不相适应。在实际工作中，一般采取传统的立卷归档“四分法”，其缺陷在于没有把级与非级科技档案资料区分出来,两种归 档材料统一混合装在一个案卷里面，有时甚至连案卷卷 皮上都没有标上级标识,无形中就给档案的利用带来 一些麻烦。如査询档案时，同一卷中的档案材料也 暴露无遗;或是一卷档案中即使只有一项内容，却把 整卷按档案管理，致使其利用范围受到限制，降低利 用率。虽然，立卷归档新办法实施以来，采取单份文件资 料作为一个案卷并标注相应的卷号，这种方式有一定的 优越性，但是仍然无法从根本上解决“”与“非”档案 资料的归档问题。

（四） 科技档案材料缺少核心内容。科技档案的 收集一般是在项目验收之后，在收集、归档过程中极其 容易出现私自截留、遗漏重要文件的现象。往往某项科 研项目完成后，其档案材料却所剩无几、不翼而飞。追究 主要原因不外在于:一是科技档案管理与科技工作严重 脱节,科技档案收集工作在项目完成之后,科技工作者 上交多少资料相应的就存多少档案。二是部分科研人员 对科技成果所有权归属问题认识模糊，出于一些利益驱 动私心，有意将职务发明技术成果据为己有，并私自转 让、开发、牟取私利或以此作为职称和职位晋升的交换 条件。三是部分科研人员缺乏科技成果技术归档意识或 工作责任心不强，置国家规定不顾,不重视科研实验原 始记录，以复印件搪塞档案管理部门，导致科技档案归 档材料复印件过多,给后续工作留下隐患，更严重的则 造成无价值档案。

（五） 科技档案级一“定”终身。目前，大多数高校 档案馆,对其所保管的科技档案,只标明级而没有相 应的保时限，更不用说定期解，多数都是超期“服 役”，例如,50年代的绝级科技档案绝大部分都需要 按照《保法》中保期限届满自行解的要求解，但 基于历史的原因，至今仍然标签着沉重的“绝"贴条， 影响了档案的开放利用。

（六） 计算机信息处理系统保工作是我们面临的 新课题。随着计算机存储技术和网络技术的普遍运用， 在信息利用便捷的同时,也无形中加大了保难度。大、 量的科技档案信息存储在光、磁介质上，传输在网络上， 稍有不慎，就会造成失、泄，介质的安全保防范形势 逼人,防范技术要求更高。

，二、做好科技档案保工作的对策

科技档案实际上是科研工作的延伸和拓展，科技档 案除了被销毁部分以外，在保期限内,大部分时间是 依靠档案保室来落实保防范措施的。档案工作归纳 起来主要包括“收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、检 索、编研”八个环节,因此保工作必须贯穿于档案工作 万方数据

的每个环节中，从加强管理入手，“扎牢篱笆”。

（一） 加强科技档案保管过程的保工作

1.从源头抓起，实行“超前控制”。即档案收集工作 一开始予以规范，在科研计划下达同时,下达相关的归 档计划，切实履行“五落实”，即落实归档单位、项目、建 档负责人、文件材料、时间。在项目完成后，档案部门应 主动与科技管理部门联系，直接参加项目验收、检査归 档计划落实情况。凡不达要求的，不予验收。实行“超前 控制”使科研项目的材料从开始之0起就纳入正常归档 轨道，有效防止“先天不足”,保证科技档案齐全,避免了 应归档材料失控而导致失、泄的情况。为提髙科技档 案质量打下良好基础。

2.档案库房管理。科技档案室是科技秘的储 藏重地,是保要害部位，应设置专门库房，配备专职档 案工作人员，实行全方位封闭式管理。从保的角度考 虑，科技档案库房的设置不宜设在底层,库房与阅览室 应分开,库房的门窗配备“三铁”、闭路监控系统、防盗报 警器等相应技术防范设施,做到专人负责、专柜保存、专 门管理。

3.科技档案应单独编制档案目录，单独检索， 建立科技档案统计台帐和存放地点索引，彻底解决 与非科技档案混装问题。同时还应按规定在卷内目 录上登记卷内文件的级及保期限，并在案卷封面上 注明所划定的级,在划定级时要本着“案卷的级 宜高不宜低”原则，以防由于级不明确而泄的现象 发生，并能对今后的解提供方便。

4.对到期档案的销毁工作不能大意。要严格审批手 续，登记造册,按规定监销,避免档案在最后一个工作环 节中失、泄。 '

综上几点，从保管程序上保证档案形成到销毁的各 工作环节都处于严的监督、控制下，把保要素渗透 到档案保管的各个环节。

（二） 科技档案利用过程的保工作

档案工作收集是前提.整理是手段,提供利用是最 终目的。然而档案的提供利用过程也正是最不容易控 制,最容易发生失、泄的过程。因此档案保工作的重 心必须放在提供利用环节上，确保利用对象与利用范围 的有效控制，不发生人为的泄事件。

1.正确处理科技档案保与利用的关系

科技档案是档案馆中最核心的材料，无论是保 还是利用，都与国家利益息息相关,须予以高度重视。 科技档案保的目的是为了更好地利用，只有通过利 用,才能体现科技成果价值;片面地强调保,那么就会 失去保工作的意义，档案管理工作也就失去了生命力 和活力。科技档案的利用,首先必须是保基础上的利

用，无限制的利用最终会给党与国家的利益、安全造成 危害。保与利用二者是对立统一的辩证关系,只有正 确处理保守国家秘与科技成果档案利用的关系，积极 寻求两者之间的最佳结合点，才能做到既充分发挥科技 档案的作用，又能做好保工作，维护档案保安全，确 保党和国家利益不受损害，使档案随时处于受控范围 内。 .

2.做好科技档案利用的监督工作.

任何一项管理工作，一旦失去了有效的责任监控， 就难免会出现这样那样的问题。科技档案利用过程中的 监督程序,是保工作的一项重要措施，它能有效地发 现、制止并纠正档案利用过程中对档案保不利的情形 发生,以保证档案的完整与安全。档案利用监督可 从以下几个方面实施：

(1)制度监督

档案部门和保部门的责任取向不一致，档案部门 注重科技成果档案的利用和管理,而保部门注重的是 科技档案在保期限内是否确保绝对安全以及、不发生 失、泄。档案利用的规章制度一般包括:阅览制度、借 阅审批制度、外借制度、复制制度等一系列工作规范。科 技档案保制度应依照档案工作程序来安排保工作 的程序，制定一个既能突出档案工作的特点，又能与档 案管理保工作相衔接的档案保制度,如在借阅审批 制度中可针对不同层次的利用人员确定相应的利用范 围,规定相应的审批手续等等。只有切实做到制度化规 范借阅等利用行为,并努力杜绝档案保工作中的主观 随意性，利用工作才能真正走向正轨。

(2)人员监督

首先，运用目标管理岗位责任制形式，实行工作责 任的具体细化和分解，坚持“谁主管，谁负责;谁操作,谁 负责;谁出问题，谁负责。”原则，保证级级相紧扣、层层 担责任、事事抓落实。高校除校保委员会外，在科技处 应设立专门保办，负责日常保工作。

•其次，提供利用首先要将利用对象与利用范围控制 在一定的时间、范畴内,利用对象应该是科技项目 的直接参与人员。档案管理人员应明确告知:利用者必 须承担保义务，对违反规定的利用者,依法追究其责 任。在利用过程中，要根据不同利用对象的不同目的, 掌握其思想动机，加强利用过程中的监督，在利用者离 去之前，应仔细检査、翻阅被利用过的案卷及文件，发 现问题必须及时査处，并在利用登记簿上备注说明。

再次,对重点人员建立档案。这是对当事人事 前的一种责任约束，也是寻求法律保护最有力的证据。 笔者认为对每个参加科研项目科技人员建立档案， 其内容应包括以下几个方面：一是建立情况登记 万方数据 表，包括人员承担项目的分工以及相关完成情况、 成果归属、利用档案、撰写科技论著等情况;二是与 科技人员签订保协议，修订职称评定和考核办法，建 立论文发表责任制。凡是涉及发表论文公开泄露保信 息，不仅不能作为职称评定的依据，还要依法追究其责 任。三是对离职人员情况进行审核。认真核对和清 退离职人员保存或使用的科技成果档案资料，同时对其 从事的科研情况进行评估,存入人员档案备 査。

第四，校保委员会应定期或不定期地对科技档案 利用情况进行检査,包括利用范围、目的、效果等，及时 堵搴失、泄的漏潟,防患于未然。一旦发现存在秘载 体丢失、被窃等情况时，应立即报告，采取相关的补救措 施，努力将损失降到最低。

⑶借阅监督

首先，任何单位和个人査阅科技档案必须出具 有效的行政介绍信并说明査阅的理由。科技档案原 则上不得借出，必须在档案室内阅览。这种方式既快捷、 方便,又能有效地提高利用率，减少繁琐的审批手续同 时也有利于保护科技档案，便于档案的周转，保证科技 档案的齐全完整,又可以维护科技档案的安全。

其次,做好档案利用登记工作。登记本上对借阅人、 借阅目的、所査档案的卷次、借阅数量等进行详细记录; 归还所借件时，必须当面清点、注销。

再次,凡的科技成果档案不准擅自复制，必须 报请有关领导批准，填写利用申请单，并由科技成果档 案管理工作者亲自在定点复制，并登记造册，严格控制 复制份数，用毕收回，复印件应视同原件一样保管。

第四，对科技新成果档案利用过程实行动态管理, 有条件的档案馆还可以安装摄像监视器。在利用者离开 之前,应仔细检査被利用过的案卷内的有关材料，及时 发现偷拍、涂改、撤换、抽取、损毁等违章情况。

(三)做好科技档案的定和解工作

首先,科技档案应依据《保法》、《科学技术保 规定》等法规，结合本单位实际，划分“绝”、“机 ”、“秘”三级，明确规定使用范围。的科技成果 档案都应在卷皮和卷背上加盖级标记,以便与一般档 案区别，列入控制使用的范围。此外档案工作人员可根 据不同的级釆取相应的管理措施，最大限度地提供利 用档案。

其次，科技档案的级不是一成不变的，一旦 秘保管期限届满或是随着时间的推移与科学技术的 发展，科技档案中所蕴含的技术进入陈旧阶段，失去了它 的保价值时，相应的级范围也应随之发生变化，管 理人员应及时鉴定清理，减少不必要的库存和工作量。